Mit diesem Add-on können Sie nicht zugeordnete Zahlungen und Gutschriften eines Kunden automatisch einer Rechnung zuordnen , sobald die Rechnung genehmigt ist.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Verwenden Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Automatische Zuordnung“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Sie werden zur Einstellungsseite weitergeleitet, wo Sie das "Startdatum" bestätigen oder ändern können.
HINWEIS: Das „Startdatum“ ist standardmäßig auf das Datum der Aktivierung des Add-ons eingestellt. Sie müssen unbedingt ein Startdatum festlegen, da dieses bestimmt, welche Zahlungen und Gutschriften automatisch zugeordnet werden.
Einstellungen
Startdatum – Verwenden Sie dieses Feld, um das Startdatum festzulegen. Bei Festlegung des Startdatums werden nur Zahlungen und Gutschriften mit einem Datum ab diesem Datum automatisch den Kundenrechnungen zugeordnet. Sie können das Feld „Startdatum“ leer lassen, um Zahlungen und Gutschriften mit beliebigen Daten zuzuordnen.
Auslösemethode – Sie können die Art der Methode festlegen, die für die automatische Zuweisung verwendet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Automatisch - Bei dieser Methode werden nicht zugeordnete Gutschriften und Zahlungen automatisch zugeordnet, wenn eine Rechnung mit dem Status "genehmigt" erstellt wird (oder wenn der Status auf "genehmigt" aktualisiert wird).
Manuell – Bei dieser Methode werden nicht zugeordnete Gutschriften und Zahlungen automatisch zugewiesen, wenn Sie den Vorgang manuell auslösen. Dies ist hilfreich, wenn Sie Zahlungen oder Gutschriften bereits genehmigten Rechnungen zuordnen müssen.
Beides – Bei Auswahl dieser Option wird die automatische Methode verwendet und zusätzlich die manuelle Methode unterstützt.
HINWEIS: Sie können das Feld „Startdatum“ jederzeit ändern, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Verwenden Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Automatische Zuordnung“ ein.
Klicken Sie unter dem Add-on „Automatische Zuweisung“ auf „Einstellungen“.
Verwendung
Bei der Erstellung einer Rechnung mit der Auslösemethode „Automatisch“ erfolgt die automatische Zuordnung, sobald der Rechnungsstatus auf „Genehmigt“ gesetzt wird. Dies umfasst die folgenden Rechnungserstellungsmethoden:
Eine Rechnung, die erstellt und mit dem Status „Gespeichert“ versehen wurde, erhält erst dann automatisch Zahlungen oder Gutschriften, wenn der Status auf „Genehmigt“ geändert wird. Wenn Sie eine Rechnung im Status „Gespeichert“ erstellen, können Sie sie mit einer der folgenden Methoden auf „Genehmigt“ setzen:
Rechnung bearbeiten und Status auf „Genehmigt“ setzen: Rechnungen bearbeiten .
Rechnungen massenhaft genehmigen: Mehrere Rechnungen gleichzeitig genehmigen und per E-Mail versenden .
Nicht zugeordnete Zahlungen und/oder Gutschriften werden automatisch zugeordnet, sobald Sie diese mit einer der beiden oben genannten Methoden genehmigen.
Hinweis: Die automatische Zuordnung erfolgt vor dem Versand der Rechnung per E-Mail an den Kunden. Der Rechnungsbetrag, den der Kunde erhält, entspricht der Gesamtsumme nach Abzug aller Zahlungen oder Gutschriften.
Automatische Zuweisung manuell auslösen
Bei Verwendung der Auslösemethoden „Manuell“ oder „Beide“ wird in der Seitenleiste auf der rechten Seite der Rechnungs- und Zahlungstabellen die Option „Automatische Zuordnung“ angezeigt.
Nach dem Anklicken gelangen Sie zu einem Formular, in dem Sie das Startdatum festlegen können. Nur Zahlungen und Gutschriften mit einem Datum ab dem Startdatum werden berücksichtigt. Sie können das Feld auch leer lassen, um die Zuordnung ab einem beliebigen Datum vorzunehmen.
Sie können eine manuelle automatische Zuweisung starten, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Rechnungen“ oder „Zahlungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mehr“ auf der rechten Seite.
Klicken Sie auf „Automatische Zuordnung“.
Wählen Sie im Feld „Startdatum“ ein Datum aus oder lassen Sie es leer, um die Zuweisung ab einem beliebigen Datum vorzunehmen.
Klicken Sie auf „Zuordnen“, um die Zuweisungen zu starten.
HINWEIS: Bei der manuellen Zuordnung werden die Rechnungen in der Reihenfolge ihrer Erstellung zugeordnet.