In Teachworks bestehen Rechnungs- und Gutschriftsnummern aus zwei verschiedenen Teilen:
Ein Präfix
Eine Rechnungsnummer
Teil 1 – Das Präfix
Ein Rechnungspräfix ist eine kurze Buchstaben- oder Zahlenfolge, die an den Anfang Ihrer Rechnungsnummern angehängt wird.
Die Verwendung des Standardpräfixes „INV-“ führt beispielsweise zu Rechnungsnummern wie INV-1001. Das Standardpräfix für Gutschriften lautet „CN-“. Um diese Präfixe anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Kontoeinstellungen“.
Wechseln Sie zum Reiter „Finanzen & Betrieb“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rechnungsnummerierung & -identifizierung“.
Geben Sie in den Feldern „Rechnungspräfix“ und „Gutschriftspräfix“ das gewünschte Präfix ein.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Sie kein Rechnungspräfix verwenden möchten, können Sie einfach Nummern verwenden, indem Sie das Feld „Rechnungspräfix“ leer lassen. Wir empfehlen jedoch generell, zumindest für Ihre Gutschriften ein Präfix zu verwenden, da dies die Unterscheidung zwischen Rechnungen und Gutschriften in der Tabelle „Rechnungen“ erleichtert.
Das Präfix wird beim Anzeigen einer Rechnung angezeigt und nicht mit dem Rechnungsdatensatz gespeichert. Das bedeutet: Wenn Sie Rechnungen erstellen und das Präfix auf „INV-“ setzen und es später in „INVOICE“ ändern, wird beim nächsten Anzeigen der Rechnungen das aktuelle Präfix „INVOICE“ an den Anfang der Rechnungsnummer aller Rechnungen angehängt, auch derjenigen, die vor der Änderung erstellt wurden.
HINWEIS: Bei Unternehmen mit langen Rechnungs- oder Gutschriftspräfixen (d. h. 8 Zeichen oder mehr) wird das Präfix in den Rechnungsformularen standardmäßig ausgeblendet, sodass die Rechnungsnummer sichtbar ist. Sie können mit dem Mauszeiger über den Präfixbereich fahren, um das Präfix anzuzeigen.
Teil 2 – Rechnungsnummer
Rechnungsnummern sind eindeutige numerische Werte, die jeder von Ihnen erstellten Rechnung oder Gutschrift zugewiesen werden.
Beim Erstellen von Rechnungen oder Gutschriften werden die Rechnungsnummern automatisch hochgezählt. Sie können die Rechnungsnummern jedoch auch während der Rechnungserstellung im Feld „Nummer“ des Formulars „Rechnung erstellen“ auf einen höheren Wert festlegen.
Rechnungsnummern werden rechtsbündig auf 4 Stellen ausgerichtet. Eine Rechnung mit der Nummer „1“ wird also als „0001“ angezeigt, eine Rechnung mit der Nummer „25“ als „0025“. Ist die Rechnungsnummer 4-stellig oder länger, werden keine führenden Nullen hinzugefügt.