Mit dem E-Mail-Add-on können Sie Informations-E-Mails an aktive Mitarbeiter, Familienangehörige und Studenten senden.
HINWEIS: Das E-Mail-Add-on erfordert, dass Unternehmen ihre E-Mail-Adresse bei Postmark verifizieren, um Massen-E-Mails versenden zu können. Die Anleitung zur Verifizierung einer E-Mail-Adresse finden Sie hier: Verifizierung von E-Mail-Adressen für den Versand .
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „E-Mails“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Einstellungen
Sobald das Add-on aktiviert ist, können Sie auf den Link „Einstellungen“ klicken, um die folgende Einstellung zu aktivieren:
E-Mail an eine Klasse – Wenn diese Einstellung aktiviert ist, können Sie eine E-Mail an eine ganze Klasse auf einmal senden, indem Sie nach dem Anklicken einer Lektion im Kalender die Option „E-Mail“ im Pop-up-Fenster verwenden.
Verwendung
Sie können Informations-E-Mails an Ihre aktiven Mitarbeiter, deren Familien und Ihre Schüler senden, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „E-Mail“ und anschließend auf „E-Mail senden“.
Wählen Sie aus: Mitarbeiter, Studenten, Familien oder Familienkontakte.
Einzelne E-Mail - Wählen Sie einen Empfänger aus einem oder mehreren Kontotypen aus.
Massenversand – Wählen Sie mehrere Empfänger aus oder klicken Sie auf „Alle auswählen“, um alle Benutzer eines bestimmten Kontotyps zu benachrichtigen.
Filter - Klicken Sie auf den Link "Filter", um Benutzer anhand bestimmter Kriterien auszuwählen (Einzelheiten finden Sie in der Filtertabelle unten).
Entfernen – Klicken Sie auf das „X“ neben einem Namen oder verwenden Sie die Option „Alle abwählen“.
Geben Sie im Feld „Nachricht“ einen „Betreff“ und eine Nachricht ein, um Ihre E-Mail zu verfassen.
Um Zeit zu sparen, wählen Sie eine vorgefertigte Option aus dem Dropdown-Menü „Vorlage“.
Um Ihre aktuelle Nachricht für die spätere Verwendung zu speichern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Vorlage speichern“.
Setzen Sie ein Häkchen, um zu bestätigen, dass die E-Mail nicht kommerzieller Natur ist und den Anti-Spam-Bestimmungen entspricht.
Senden Sie das Formular ab, um die E-Mail an die ausgewählten Empfänger zu senden.
Sie können Ihre E-Mail-Ergebnisse im „Benachrichtigungsprotokoll“ einsehen, indem Sie auf die Schaltfläche „E-Mail-Protokolle“ klicken.
Filter
Sie können die Liste der verfügbaren Filter für jeden Benutzer anzeigen, indem Sie unter dem Feld „Empfängertyp“ auf den Link „Filter“ klicken.
Benutzertyp | Filter |
Lehrer | Unterrichtsstunden am Datum - Wählen Sie alle Lehrer aus, die am ausgewählten Datum eine Unterrichtsstunde haben. Typ – Wählen Sie zwischen „Lehrkräften“ oder „Verwaltungspersonal“. |
Studenten | Unterrichtsstunden am Datum - Wählen Sie alle Schüler aus, die am ausgewählten Datum eine Unterrichtsstunde haben. Typ - Wählen Sie zwischen dem Versenden von E-Mails an "Child"- oder "Independent"-Schüler. Jahrgangsstufe - Wählen Sie Schüler aus, die sich in der angegebenen Jahrgangsstufe befinden. Schule - Wählen Sie Schüler der angegebenen Schule aus. Studentengruppe - Wählen Sie Studenten aus der ausgewählten Studentengruppe aus, die über das Add-on „Studentengruppen“ erstellt wurde. |
Familien | Unterrichtsstunden am Datum - Wählen Sie alle Familien aus, deren Schüler am ausgewählten Datum eine Unterrichtsstunde haben. Jahrgangsstufe - Wählen Sie Familien aus, deren Schüler die angegebene Jahrgangsstufe besuchen. Schule - Wählen Sie Familien aus, deren Kinder die angegebene Schule besuchen. Schülergruppe - Wählen Sie Familien aus, die Schüler aus der ausgewählten Schülergruppe haben. |
Familienkontakte | Unterrichtsstunden am Datum - Wählen Sie alle Familienkontakte aus, deren Schüler am ausgewählten Datum eine Unterrichtsstunde haben. Jahrgangsstufe - Wählen Sie Familienkontakte aus, deren Schüler sich in der angegebenen Jahrgangsstufe befinden. Schule - Wählen Sie Familienkontakte aus, die Schüler der angegebenen Schule haben. Schülergruppe - Wählen Sie Familienkontakte aus, die Schüler aus der ausgewählten Schülergruppe haben. |
HINWEIS: Der Filter „Unterrichtsstunden am Datum“ umfasst alle Unterrichtsstatus außer „Abgesagt“. Schüler in abgesagten Unterrichtsstunden werden ausgeschlossen.
Vorlagen verwalten
Sie können gespeicherte Vorlagen anzeigen, bearbeiten oder löschen, indem Sie in der Seitenleiste der E-Mail-Seite auf die Schaltfläche „Vorlagen verwalten“ klicken. Beispielsweise können Sie eine Vorlage erstellen, wenn Sie Werbematerial wie kostenlose Kurse anbieten.
E-Mail an eine Klasse
Sie können eine E-Mail an die Teilnehmer einer Unterrichtsstunde oder eines Kurses erstellen, indem Sie im Kalender auf die entsprechende Unterrichtsstunde klicken. Nach dem Klick öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit der Option „E-Mail“. Sie werden dann zur E-Mail-Seite weitergeleitet, auf der die Empfängerdaten für Schüler, Familie und Tutor bereits vorausgefüllt sind.
E-Mail-Versand nach Unterrichtsdatum
Sie können mithilfe des Filters „Unterricht am Datum“ eine E-Mail an die Lehrer und Schüler (sowie deren Familien und/oder Familienkontakte) senden, die an einem bestimmten Datum Unterricht haben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie für jeden Kontotyp unter einem oder mehreren Feldern auf den Link „Filter“.
Wählen Sie die Option „Unterricht am Datum“.
Wählen Sie im zweiten Feld ein Datum aus und klicken Sie dann auf „Los“.
Alle Empfänger, die am ausgewählten Datum Unterricht haben, werden automatisch in die Empfängerfelder eingetragen.
HINWEIS: Wenn Sie Kunden, die Unterricht in einem bestimmten Zeitraum haben, eine E-Mail senden möchten, können Sie das Add-on „Terminbestätigung“ verwenden.