Um Online-Zahlungen von Ihren Kunden zu akzeptieren, können Sie ein neues oder bestehendes Stripe-Konto direkt mit Ihrem Teachworks-Konto verknüpfen. Diese Integration ermöglicht die sichere Zahlungsabwicklung per Kreditkarte, Debitkarte und ACH-Banküberweisung (nur für Unternehmen mit Sitz in den USA verfügbar).
Wichtigste Vorteile der Nutzung von Stripe
Stripe fungiert als Ihr Zahlungsabwickler und bietet gegenüber traditionellen Zahlungsdienstleistern mehrere entscheidende Vorteile:
Keine Einrichtungs- oder monatlichen Gebühren: Es wird lediglich ein geringer Prozentsatz pro abgewickelter Transaktion berechnet.
Keine Gebühren für abgelehnte Transaktionen: Ihnen entstehen keine finanziellen Nachteile, wenn eine Zahlung eines Kunden fehlschlägt.
Kein Händlerkonto erforderlich: Überspringen Sie den herkömmlichen, langwierigen Genehmigungsprozess der Bank.
Sofortige Aktivierung: Sie können direkt nach dem Ausfüllen des Anmeldeformulars Kundenzahlungen entgegennehmen.
Stripe aktivieren
Falls Sie noch kein Stripe-Konto besitzen, können Sie sich unter www.stripe.com registrieren oder dies während des Prozesses der Verknüpfung Ihres Teachworks-Kontos mit Stripe gemäß dem unten beschriebenen Verfahren tun:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie im Abschnitt Stripe auf den Link „Einstellungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Mit Stripe verbinden“.
Erlauben Sie Teachworks, eine Verbindung zu Ihrem Stripe-Konto herzustellen.
Wenn Sie bereits ein Stripe-Konto besitzen, können Sie sich einfach einloggen, andernfalls können Sie das Stripe-Anmeldeformular ausfüllen.
Nach Abschluss des Vorgangs werden Sie zurück zu Ihrem Teachworks-Konto geleitet und sollten dort die Optionen für die Stripe-Integration sehen.
Wenn Kunden nun ihre Rechnungen einsehen, wird auf der Rechnung ein „Online bezahlen“-Button angezeigt, über den sie per Kreditkarte bezahlen können. Die Zahlungen werden anschließend automatisch der entsprechenden Rechnung in Teachworks zugeordnet, was eine reibungslose Buchhaltung gewährleistet.
Verbindung zu Stripe trennen
Falls Sie die Annahme von Online-Zahlungen Ihrer Kunden einstellen möchten, können Sie folgende Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter Stripe-Integration auf „Einstellungen“.
Klicken Sie unten rechts im Formular auf den Link „Von Stripe trennen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbindung zu Stripe trennen“, um die Trennung zu bestätigen.
Kartenverwaltung und -belastung im Auftrag von Kunden
Standardmäßig können Kunden Rechnungen selbst mit Kreditkarten verwalten und bezahlen. Wenn Sie Kreditkarten im Namen Ihrer Kunden über Administrator- oder Mitarbeiterkonten verwalten und belasten möchten, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter Stripe-Integration auf „Einstellungen“.
Aktivieren Sie die Option „Karten im Namen von Kunden verwalten und belasten“.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Hinzufügen von Kreditkarten zu Kundenprofilen
Nach der Aktivierung wird in den Kundenprofilen unter dem Abschnitt „Zahlungsdetails“ ein Feld „Kreditkarten“ hinzugefügt, das über einen Link „Anzeigen & Verwalten“ verfügt. Mit diesem Link können Sie die Kreditkarten des Kunden hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Schüler“ und dann auf „Schüler“ (für unabhängige Schüler) oder „Familien“.
Klicken Sie auf die Spalten „Vorname“ oder „Nachname“, um das Profil des Kunden anzuzeigen.
Klicken Sie auf den Reiter „Abrechnung“.
Klicken Sie im Abschnitt „Zahlungsdetails“ auf den Link „Anzeigen & Verwalten“.
Klicken Sie auf den Link „Karte hinzufügen“, um eine Kreditkarte hinzuzufügen.
Füllen Sie das Formular mit ihren Kreditkartendaten aus.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Kunden in Rechnung stellen
Wenn Sie die Rechnung eines Kunden über Ihr Administrator- oder Mitarbeiterkonto aufrufen und der Kunde eine Kreditkarte gespeichert hat, wird Ihnen im Zahlungsformular am Ende der unbezahlten Rechnung die Option angezeigt, den Rechnungsbetrag einer der gespeicherten Kreditkarten des Kunden zu belasten.
HINWEIS: Damit Mitarbeiter Kreditkarten verwalten und belasten können, müssen in ihren Profilen sowohl die Berechtigungseinstellungen „Schüler & Familien“ als auch „Buchhaltung“ auf „Verwalten“ eingestellt sein.
HINWEIS: Wenn Sie die Optionen „Online-Zahlungsbutton für Kunden ausblenden“ und „Speichern der Kartendaten auf externen Rechnungen anzeigen“ gleichzeitig aktivieren, hat die Option „Online-Zahlungsbutton für Kunden ausblenden“ Vorrang vor der Option „Speichern der Kartendaten auf externen Rechnungen anzeigen“. Dies bedeutet, dass Ihre Kunden ihre Kartendaten beim Bezahlvorgang nicht speichern können.
Kundenbenutzerkonten
Kunden mit aktivierten Benutzerkonten können sich anmelden und die folgenden Schritte befolgen, um die Standardkreditkarte in ihrem Teachworks-Konto hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu entfernen oder festzulegen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“.
Klicken Sie auf „Zahlungsmethoden“.
Hinweis: Wenn die Einstellung „Kreditkarten im Namen von Kunden verwalten und belasten“ aktiviert ist, können Kunden die Standardkreditkarte nicht aus ihrem Konto entfernen. Dies ist nur dem Administrator möglich.
Zustimmung zur Gebühr
Wenn Sie Kreditkarten im Namen Ihrer Kunden verwalten und belasten, können Sie im Feld „Einwilligung zur Abbuchung“ die Transaktionsarten angeben, für die Ihre Kunden die Abbuchung von ihrer Kreditkarte genehmigen. Diese Angaben werden dort angezeigt, wo Ihre Kunden ihre Kreditkartendaten für zukünftige Transaktionen speichern.
Rückerstattung ausstellen
Wenn Sie eine Rückerstattung in Teachworks erfassen, wird diese zwar protokolliert, das Geld wird aber nicht tatsächlich auf die Kreditkarte Ihres Kunden zurückgebucht. Um eine Kreditkartenzahlung zu erstatten, müssen Sie sich bei Stripe anmelden und die Option „Rückerstattung“ auswählen.
Je nach Bank sollte Ihr Kunde die Rückerstattung etwa 5 bis 10 Werktage später als Gutschrift sehen.
Währungen & Globale Unterstützung
Stripe unterstützt über 135 Währungen . Ihre Zahlungen werden in der Währung verarbeitet, die Sie in Ihrem Teachworks-Konto konfiguriert haben.
Internationale Merkmale:
Globale Zahlungsmethoden: Zusätzlich zu Kreditkarten können Sie regionale Zahlungen wie ACH (USA) und SCA-konforme Transaktionen für europäische Kunden akzeptieren.
Automatische Zeitzonenanpassung: Rechnungsdatum und Zahlungszeitpunkt werden basierend auf den lokalisierten Einstellungen Ihres Kontos angezeigt, um die Verständlichkeit für internationale Kunden zu gewährleisten.
Lokalisierte Steuereinstellungen: Sie können Ihre Steuerbezeichnungen (MwSt., GST, IVA usw.) in Ihren Rechnungseinstellungen anpassen, um die Einhaltung der lokalen Vorschriften zu gewährleisten.
HINWEIS: Um sicherzustellen, dass Zahlungen verarbeitet werden, überprüfen Sie bitte, ob Ihre Teachworks-Währung mit einer der von Stripe unterstützten Währungen übereinstimmt.
Stripe ACH
ACH-Zahlungen werden für Unternehmen mit Sitz in den USA unterstützt. Bei ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) wird ein Bankkonto direkt belastet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel: Stripe ACH-Zahlungen.
Zahlungseingangsbenachrichtigung
Sie können Ihre Kunden automatisch benachrichtigen, sobald eine Zahlung erfolgreich verarbeitet wurde, indem Sie automatische Bestätigungs-E-Mails aktivieren.
So aktivieren Sie Empfangsbestätigungen per E-Mail
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Kontoeinstellungen“.
Klicken Sie auf den Reiter „Finanzen & Betrieb“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Systemautomatisierung & E-Mails“.
Schalten Sie den Schalter „E-Mail-Benachrichtigung bei Zahlungseingang“ auf „Ein“.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Stripe-Gebühren
Um Ihre Stripe-Gebühren einzusehen, müssen Sie auf Ihr Stripe-Konto zugreifen. Weitere Informationen zu Stripe-Gebühren und zum Abrufen eines Berichts finden Sie hier: Stripe-Abrechnungsberichte
Die
Starke Kundenauthentifizierung (SCA)
Wenn Sie ein europäisches Unternehmen mit europäischen Kunden sind, müssen Ihre Kunden die starke Kundenauthentifizierung (SCA) nutzen, um Zahlungen zu bestätigen oder Kreditkartendaten zu speichern. Die Stripe-Integration fordert Kunden automatisch während des Zahlungsvorgangs zu diesem Schritt auf, sofern dies von ihrer Bank verlangt wird.
Wenn Sie die Kreditkarten Ihrer Kunden in deren Namen belasten, kann es vorkommen, dass Banken eine erneute Authentifizierung der Zahlung mit der gespeicherten Kreditkarte verlangen. In diesem Fall können Sie den Kunden während der Sitzung hinzuziehen, um die Zahlung abzuschließen und zu bestätigen. Sie können dem Kunden die Rechnung per E-Mail zusenden, und er kann die Transaktion über den Button „Online bezahlen“ bestätigen und abschließen.
HINWEIS: Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Stripe-Integrationseinstellungen in Teachworks die Option „Schaltfläche „Online bezahlen“ für Kunden ausblenden“ nicht aktiviert haben, damit die Zahlungsschaltfläche für den Kunden sichtbar ist.