Mit diesem Add-on können Sie mehrere E-Mail-Vorlagen für Rechnungen speichern und verwalten, die Sie beim Versenden von Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden verwenden können.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Benutzerdefinierte Rechnungs-E-Mails“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Erstellung einer E-Mail-Rechnungsvorlage
Sobald Sie das Add-on „Benutzerdefinierte Rechnungs-E-Mails“ aktiviert haben, können Sie mit der Erstellung benutzerdefinierter Rechnungs-E-Mail-Vorlagen beginnen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie im Abschnitt „Benutzerdefinierte Rechnungs-E-Mails“ auf „Neu“.
Fügen Sie im Feld „Vorlagentitel“ einen Titel für Ihre Vorlage hinzu.
Geben Sie im Feld „Betreff“ einen Betreff für die E-Mails ein.
Personalisieren Sie im Feld „Nachricht“ die Nachricht und fügen Sie wichtige Informationen hinzu, indem Sie einen der Platzhalter aus der Liste „Platzhalter“ auf der rechten Seite der Vorlage verwenden.
Senden Sie das Formular ab, um die individuelle E-Mail-Vorlage für die Rechnung zu erstellen.
Verwendung
Beim Erstellen, Genehmigen oder erneuten Versenden von Rechnungen können Sie mit Teachworks eine individuelle E-Mail-Vorlage auswählen, um Ihre Kommunikation an den Kunden anzupassen. Dies ist sowohl für einzelne Rechnungen als auch für eine Sammelrechnung möglich.
Einzelrechnungen (Erstellung & Genehmigung)
Sie können bei jeder Erstellung einer neuen Rechnung oder beim Genehmigen einer einzelnen, noch offenen Rechnung manuell eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage auswählen. Das Dropdown-Menü zur Vorlagenauswahl ist direkt im Bildschirm zur Rechnungserstellung/-prüfung verfügbar.
Massengenehmigung und -versand
So wenden Sie eine bestimmte Vorlage gleichzeitig auf mehrere Rechnungen an:
Navigieren Sie zur Tabelle „Rechnungen“.
Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie per E-Mail versenden möchten, indem Sie die Kästchen ganz links in den Zeilen markieren.
Suchen Sie das Menü „E-Mail-Typ festlegen“, das dynamisch oben in der Tabelle erscheint.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte benutzerdefinierte Vorlage aus, um sie auf alle markierten Datensätze anzuwenden.
Klicken Sie auf „Absenden“, um die E-Mails zu genehmigen und zu versenden.
Erneutes Senden oder Versenden gespeicherter Rechnungen
Falls Sie eine zuvor gespeicherte Rechnung per E-Mail versenden oder eine aktualisierte Version einer bearbeiteten Rechnung senden möchten:
Öffnen Sie die Detailseite der jeweiligen Rechnung.
Schauen Sie in die obere rechte Ecke des Dokuments.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „E-Mail:“, um Ihre Vorlage auszuwählen und die E-Mail zu senden.