Wenn Sie in einem Gebiet tätig sind, in dem Lehrer als unabhängige Auftragnehmer gelten und verpflichtet sind, Ihrem Unternehmen Rechnungen zu stellen, können Sie das Add-on „Lehrerrechnungen“ aktivieren.
Aktivierung von Lehrerrechnungen
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Geben Sie im Suchfeld oben „Lehrerrechnungen“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Einstellungen
Sie können verschiedene Einstellungen für Lehrerrechnungen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dazu gehören folgende:
Rechnungstitel - Der Inhalt dieses Feldes wird oben auf der Lehrerrechnung angezeigt.
Adressdaten des Lehrers - Mit Hilfe von Platzhaltern steuert dieses Feld, wie die Adressdaten des Lehrers auf der Rechnung angezeigt werden.
Firmenadresse – Mit Hilfe von Platzhaltern steuert dieses Feld, wie die Adressdaten Ihres Unternehmens auf der Rechnung angezeigt werden.
Standardanweisungen – Diese Anweisungen werden standardmäßig auf dem Lehrerrechnungsformular angezeigt. Die Anweisungen können für einzelne Rechnungen im Formular bearbeitet werden.
Unterrichtsstatus – Geben Sie die Unterrichtsstatus an, die auf den Lehrerrechnungen aufgeführt werden sollen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, werden Unterrichtsstunden mit jedem Status berücksichtigt.
Lektionsbeschreibung – Verwenden Sie die Platzhalter, um die Beschreibung für die Lektionszeilen festzulegen.
Veranstaltungen außerhalb des Unterrichts – Verwenden Sie die Platzhalter, um die Beschreibung für Einträge außerhalb des Unterrichts festzulegen. Hinweis: Das Datum wird standardmäßig in jeder Eintragszeile angezeigt.
Umsatzsteuer aktivieren – Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie einen Standardumsatzsteuersatz festlegen, der auf die Zwischensumme der Rechnung berechnet und dieser hinzugefügt wird.
Standard-Umsatzsteuersatz – Legt den Standard-Umsatzsteuersatz fest, der im Formular „Lehrerrechnung erstellen“ verwendet wird. Dieser kann beim Erstellen einer Lehrerrechnung geändert werden.
Standardbezeichnung für die Umsatzsteuer – Bezeichnung für die Umsatzsteuerzeile, falls ein Umsatzsteuersatz angegeben ist. Die Bezeichnung kann im Formular für einzelne Rechnungen bearbeitet werden.
Benachrichtigung des Unternehmens über neue Rechnungen – Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine E-Mail an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse gesendet, sobald ein Lehrer eine neue Rechnung erstellt.
Bezahlte Datensätze ausschließen – Wenn diese Option aktiviert ist, werden Lektionen, denen bereits eine Zahlung zugeordnet wurde, nicht in die Rechnung aufgenommen.
Lehrkräfte können Rechnungen erstellen – Aktivieren Sie diese Einstellung, damit Lehrkräfte ihre Rechnungen selbst erstellen können. Standardmäßig können nur Administratoren Rechnungen im Namen der Lehrkräfte erstellen.
HINWEIS : Das Datum wird standardmäßig in jede Positionszeile aufgenommen.
Erstellung einer Lehrerrechnung
Klicken Sie auf „Mitarbeiter“ und anschließend auf „Lehrerrechnungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu hinzufügen“.
Wählen Sie den Lehrer aus, dessen Rechnung Sie erstellen möchten, und klicken Sie auf „Weiter“.
Datum der Lehrerrechnung festlegen.
Geben Sie eine Rechnungsnummer an.
Wählen Sie das Startdatum und das Enddatum des Abrechnungszeitraums aus (dadurch werden alle Unterrichtsstunden und die Stunden für „Sonstige Arbeiten“ innerhalb des von Ihnen gewählten Zeitraums in die Rechnung aufgenommen).
Geben Sie im Feld „Details/Anweisungen“ alle relevanten Details oder Anweisungen ein.
Legen Sie eine Umsatzsteuerbezeichnung und den Umsatzsteuersatz fest (falls Sie die Umsatzsteuer in den Einstellungen aktiviert haben).
Klicken Sie auf „Rechnungsvorschau“, um zu sehen, wie die Rechnung aussehen wird.
Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu genehmigen.
Erstellen einer Lehrerrechnung im Lehrerkonto
Klicken Sie auf den Reiter „Rechnungen“.
Klicken Sie im Menü auf der rechten Seite auf „Rechnung erstellen“.
Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Adressdaten im Feld „Lehreradresse“ korrekt sind.
Datum der Lehrerrechnung festlegen.
Geben Sie eine Rechnungsnummer an.
Wählen Sie das Startdatum und das Enddatum des Abrechnungszeitraums aus (dadurch werden alle Unterrichtsstunden und die Stunden für „Sonstige Arbeiten“ innerhalb des von Ihnen gewählten Zeitraums in die Rechnung aufgenommen).
Geben Sie im Feld „Details/Anweisungen“ alle relevanten Details oder Anweisungen ein.
Legen Sie eine Umsatzsteuerbezeichnung und den Umsatzsteuersatz fest (sofern die Umsatzsteuer in den Einstellungen aktiviert wurde).
Klicken Sie auf „Rechnungsvorschau“, um zu sehen, wie die Rechnung aussehen wird.
Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“, wenn Sie bereit sind, die Rechnung zu genehmigen.
HINWEIS: Die Start- und Enddaten werden immer in der Zeitzone des Unternehmens angegeben, auch wenn sich der Lehrer in einer anderen Zeitzone befindet. Dies liegt daran, dass das Unternehmen der Kunde ist und die Überprüfung der Unterrichtsstunden auf der Rechnung erfordert, dass alles in der Zeitzone des Unternehmens angegeben ist.
Erfassung einer Rechnungszahlung
Wenn eine Rechnung einen Wert über Null aufweist, erscheint am Ende der Rechnung ein Zahlungsformular über den Rechnungsbetrag. Sie können das Datum anpassen, eine Beschreibung hinzufügen und dem Lehrer eine Zahlungsbestätigung per E-Mail zusenden. Um die Zahlung zu erfassen, senden Sie das Zahlungsformular ab.
Wenn Sie dieses Formular zur Erfassung einer Zahlung verwenden, werden die Unterrichtsstunden und andere Transaktionen, die auf der Lehrerrechnung erscheinen, auch auf der Seite „Stunden & Verdienst“ des Lehrers als „Bezahlt“ markiert.