Mit dem Add-on „Zukünftige Rechnungsgebühren“ können Sie Kundengebühren ohne Rechnung erstellen. Beim späteren Erstellen von Rechnungen können Sie diese Gebühren für einen ausgewählten Zeitraum in die Rechnungen übernehmen.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf den Tab „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Verwenden Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Zukünftige Rechnungsbeträge“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Verwendung
Erfassung zukünftiger Rechnungsbeträge
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Zukünftige Rechnungsbeträge hinzufügen“.
Benutzer hinzufügen nach „Kunde“ oder „Schüler“ (Wenn eine Familie 3 Kinder hat und Sie für jeden Schüler separat eine Gebühr hinzufügen möchten, können Sie die Option „Schüler“ wählen, um 3 Gebühren zu erstellen – eine für jeden Schüler).
Geben Sie einen Titel, ein Datum, einen Betrag und eine Beschreibung ein (diese Angaben erscheinen später auf den Rechnungen).
Klicken Sie auf „Speichern“ oder auf „Speichern & Weitere hinzufügen“, um mehrere Gebühren hinzuzufügen.
Gebühren zu Rechnungen hinzufügen
Das Add-on „Zukünftige Rechnungsgebühren“ kann für einzelne Rechnungen, mehrere Rechnungen oder Rechnungen, die über das Add-on „Rechnungs-Autopilot“ erstellt wurden, verwendet werden.
Einzelrechnungen : Wählen Sie die Option „Gebühren nach Datum“ und anschließend den entsprechenden Datumsbereich, um die Gebühren in die Rechnung aufzunehmen.
Mehrere Rechnungen : Wählen Sie die Option „Gebühren nach Datum“ oder die Option „Gebühren & Unterrichtsstunden nach Datum“, um Gebühren (und Unterrichtsstunden) in Rechnungen aufzunehmen.
Add-on „Rechnungs-Autopilot“ : Wenn Sie das Add-on „Rechnungs-Autopilot“ verwenden, können Sie die Option „Nicht fakturierte Gebühren zu Rechnungen hinzufügen“ auswählen, um zukünftige Gebühren automatisch zu Rechnungen hinzuzufügen.
Gebühren bearbeiten oder löschen
Wenn Sie Gebühren bearbeiten oder löschen möchten, können Sie folgende Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Gebühren“ (oder klicken Sie auf den Link „Rechnungsgebühren“ in der Seitenleiste auf der Seite „Rechnungen“).
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um eine Gebühr zu bearbeiten, oder auf das „x“-Symbol, um eine Gebühr zu löschen.
Wenn die Option zum Bearbeiten oder Löschen einer Gebühr nicht angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Gebühr bereits einer Rechnung zugeordnet ist. In diesem Fall wird in der Spalte „Rechnungsnummer“ die entsprechende Rechnung angezeigt.
Bereits in Rechnung gestellte Gebühren können nur auf der Rechnung bearbeitet oder gelöscht werden, zu der sie gehören.
Wenn Sie eine Rechnung mit zukünftigen Rechnungsbeträgen löschen oder stornieren, bleiben diese Beträge erhalten und können weiterhin einer neuen Rechnung hinzugefügt werden. Falls die Beträge gelöscht werden müssen, können Sie dies in der Gebührentabelle tun, indem Sie nach dem Löschen oder Stornieren der Rechnung auf das Symbol „Löschen“ klicken.
Entfernen einer zukünftigen Gebühr von einer Rechnung
Beim Bearbeiten einer Rechnung können Gebühren entfernt werden. Wichtig ist, dass es zwei Arten von Gebühren gibt, die Rechnungen hinzugefügt werden können: Regelmäßige Gebühren und Gebühren für zukünftige Rechnungen.
Regelmäßige Gebühren können beim Erstellen von Rechnungen einzeln hinzugefügt werden. Wenn Sie diese Gebührenart aus einer Rechnung entfernen, wird die Gebühr sowohl aus der Rechnung als auch aus Teachworks gelöscht.
Zukünftige Rechnungsbeträge hingegen sind von der Rechnung getrennt, können aber dennoch einer anderen Rechnung hinzugefügt werden.