Mit dem Add-on „Rechnungs-Autopilot“ können Sie einen Zeitplan einrichten, der Rechnungen automatisch generiert.
Aktivierung des Add-ons „Rechnungsautomatisierung“.
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Geben Sie im Suchfeld oben „Rechnungs-Autopilot“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Erstellen eines Rechnungsautomatisierungsplans
Sie können die folgenden Schritte befolgen, um einen automatisierten Rechnungsstellungsplan zu erstellen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Rechnungsplan hinzufügen“.
Führen Sie die Schritte „Zeitplaneinstellungen“ und „Rechnungseinstellungen“ anhand der unten stehenden Angaben durch.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Wie bereits in Schritt 2 erwähnt, sind beim Einrichten eines neuen Kontos zwei Schritte erforderlich.
Rechnungsautomatisierungsplan:
Schritt 1: Zeitplaneinstellungen
In diesem Schritt können Sie festlegen, wann und wie oft Rechnungen erstellt werden. Sie können folgende Einstellungen anpassen:
Titel – Geben Sie einen Titel ein, der Ihnen hilft, den Zeitplan wiederzuerkennen, falls Sie Änderungen vornehmen müssen.
Start/Ende – Geben Sie das Start- und Enddatum für den Zeitraum ein, in dem die Rechnungen erstellt werden sollen. Das Startdatum ist der Beginn des ersten Rechnungszeitraums, und das Enddatum sollte das Ende des Rechnungszeitraums der letzten Rechnungen umfassen, die Sie im Rahmen des Zeitplans erstellen möchten.
Häufigkeit – Wählen Sie, wie häufig Rechnungen generiert werden sollen. Sie können tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholungen sowie verschiedene Variationen für jeden dieser Zeiträume einstellen.
Zeitpunkt - Sie können wählen, ob die Rechnungen zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums erstellt werden sollen, wenn Sie Ihren Kunden im Voraus eine Rechnung stellen, oder am Ende jedes Zeitraums, wenn Sie Ihren Kunden nach ihren Unterrichtsstunden eine Rechnung stellen.
Verschiebung – Sie können wählen, ob Rechnungen eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Rechnungsdatum erstellt werden sollen:
Rechnungsdatum festlegen auf – Diese Option wird angezeigt, wenn der „Offset“ nicht auf Null gesetzt ist. Sie haben zwei Möglichkeiten, das Rechnungsdatum festzulegen:
Erstellungsdatum – Verwenden Sie diese Option, wenn Sie das Rechnungsdatum auf das Datum festlegen möchten, an dem die Rechnung generiert und erstellt wird.
Periodendatum – Dadurch wird das Rechnungsdatum als Periodenbeginndatum festgelegt, wenn die Rechnung zu Beginn der Periode erstellt wird, und als Periodenendedatum, wenn sie am Ende der Periode erstellt wird.
Schritt 2: Rechnungseinstellungen
Dieser Schritt ähnelt dem Erstellen einer Rechnung, aber es ist wichtig zu beachten, dass Sie keine Rechnung erstellen, sondern Einstellungen festlegen. Diese Einstellungen werden zukünftig zur automatischen Rechnungserstellung verwendet. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
Fälligkeitsdatum-Verschiebung – Sie können das Fälligkeitsdatum relativ zum Rechnungsdatum festlegen.
Rechnungsnummer - Die Rechnungsnummern werden automatisch vergeben und setzen die Nummer der vorherigen Rechnung fort.
Unterrichtsstunden einbeziehen - Um alle Unterrichtsstunden hinzuzufügen, die während des Rechnungszeitraums geplant sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Unterrichtsstunden einbeziehen".
Nicht fakturierte Unterrichtsstunden aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum einbeziehen – Wenn Sie Ihrem Kalender Unterrichtsstunden hinzufügen, nachdem eine Rechnung erstellt wurde, aktivieren Sie diese Einstellung, damit die nächste Rechnung die neuen Unterrichtsstunden aus dem vorherigen Abrechnungszeitraum berücksichtigt.
Rechnungsanweisungen – Das Feld „Anweisungen“ wird nicht aktualisiert, wenn Sie das Feld „Standard-Rechnungsanweisungen“ in den Kontoeinstellungen ändern. Dieses Feld ist spezifisch für den automatischen Rechnungsversand und muss manuell aktualisiert werden, wenn Sie die Anweisungen ändern möchten.
Überspringen, falls Summe Null - Wenn Sie nur die Unterrichtsstunden in die Rechnung aufnehmen, ist es ratsam, das Kästchen anzukreuzen, um leere Rechnungen zu überspringen, falls ein Kunde für keinen der Abrechnungszeiträume Unterrichtsstunden gebucht hat.
Status – Wenn Sie Rechnungen prüfen möchten, bevor sie Ihren Kunden zur Verfügung stehen, können Sie den Status auf „Gespeichert“ setzen. Nach der Prüfung können Sie den Status auf „Genehmigt“ ändern.
Rechnungs-E-Mails versenden – Wenn Sie den Status auf „Genehmigt“ setzen, können Sie die Rechnungen sofort versenden lassen, indem Sie dieses Kästchen aktivieren.
Wichtig zu beachten ist, dass nach einem geplanten Termin angesetzte Unterrichtsstunden nicht automatisch erfasst werden. Wenn beispielsweise in einem Tagesplan Unterrichtsstunden für vorherige Tage nachträglich hinzugefügt werden, müssen diese manuell abgerechnet werden.
HINWEIS: Damit die Einstellung „Nicht fakturierte Unterrichtsstunden aus dem vorherigen Zeitraum einbeziehen“ im Formular „Rechnungseinstellungen“ angezeigt wird, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Einstellung „Rechnungen wiederholen“ muss entweder auf „Wöchentlich“ oder „Monatlich“ eingestellt werden.
Der "Zeitpunkt" ist auf den "Beginn" des Rechnungszeitraums eingestellt.
Im Schritt „Rechnungseinstellungen“ müssen Sie das Kontrollkästchen „Unterrichtsstunden einbeziehen“ aktivieren.
Schritt 3: Überprüfung der Rechnungsdaten
Nachdem Sie die Termin- und Rechnungseinstellungen konfiguriert haben, sollten Sie die Erstellungsdaten der Rechnungen überprüfen. So stellen Sie sicher, dass die Rechnungen zu den von Ihrem Unternehmen erwarteten Terminen erstellt werden.
Die Rechnungsdaten können Sie einsehen, indem Sie den Rechnungsautomatisierungsplan aufrufen und zum Abschnitt „Anstehende Rechnungsdaten“ scrollen.
Rechnungserstellung
Der Code zur Verarbeitung der Rechnungsautomatisierungspläne wird alle 6 Stunden ausgeführt. Rechnungen werden in der Regel in den ersten sechs Stunden des Tages generiert, abhängig von Ihrer Zeitzone.
Wenn Sie Rechnungen erst nach Ablauf eines Arbeitstages erstellen möchten, sollten Sie in den „Zeitplaneinstellungen“ den Wert für „Offset“ auf 1 Tag nach dem Rechnungsdatum festlegen. Dadurch wird die Rechnung für den Vortag in den ersten 6 Stunden des Folgetages erstellt.
Geplante Rechnungen anzeigen
Um die geplanten Rechnungsstellungstermine einzusehen, klicken Sie in der Tabelle „Rechnungspläne“ neben dem erstellten Zeitplan auf das Symbol „Anzeigen“ und rufen Sie den Abschnitt „Anstehende Rechnungstermine“ auf. Dort können Sie überprüfen, ob die geplanten Rechnungstermine mit Ihren gewünschten Terminen übereinstimmen.
Sie können auch Rechnungen einsehen, die bereits vom Rechnungs-Autopiloten in der Rechnungstabelle erstellt wurden, indem Sie die jeweilige Rechnung aufrufen. Dort wird der Name des Rechnungs-Autopilot-Zeitplans angezeigt, der die Rechnung erstellt hat.
Kunden zu einem Zeitplan hinzufügen
Sie können weitere Kunden zu einem Terminplan hinzufügen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Automatische Rechnungsstellungspläne“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnungseinstellungen“ bei dem Kalender, dem Sie Kunden hinzufügen möchten.
Fügen Sie im Feld „Kunden“ die Kunden hinzu.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Sie können Kunden auch direkt über deren Teachworks-Profil zu einem Rechnungsplan hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Schüler“ und dann auf „Familien“ oder „Schüler“ (für unabhängige Schüler).
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um deren Profil zu bearbeiten.
Klicken Sie auf den Reiter „Abrechnung“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Rechnungsstellung“.
Klicken Sie auf das Feld „Rechnungs-Autopilot-Zeitpläne“, um einen bereits vorhandenen Zeitplan auszuwählen.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
HINWEIS: Wenn Sie den Profilstatus eines Kunden auf „Inaktiv“ ändern und anschließend die „Rechnungseinstellungen“ eines Rechnungsautomatisierungsplans bearbeiten, dem der Kunde hinzugefügt wurde, wird der Kunde automatisch aus dem Rechnungsautomatisierungsplan entfernt, und dies wird in seinem Profil angezeigt.
Beispiel für die Erstellung eines Rechnungsautomatisierungsplans
Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für die Erstellung eines Rechnungs-Autopilot-Zeitplans, der monatlich, jeweils zu Beginn des Monats, Rechnungen für die anstehenden Einzelstunden generiert.
Schritt 1: Zeitplaneinstellungen
Zeitplantitel : Verwenden Sie einen Titel, der es Ihnen ermöglicht, spätere Anpassungen leicht wiederzuerkennen.
Beginn/Ende des Zeitplans : Wählen Sie den Zeitraum aus, für den dieser Zeitplan gelten soll. Dieser kann weit in die Zukunft reichen, ist aber standardmäßig auf ein Jahr eingestellt.
Rechnungsstellung : Monatlich, jeweils am ersten Tag des Monats.
Zeitpunkt : Rechnungen zu Beginn des Abrechnungszeitraums erstellen (so können Sie anstehende Unterrichtsstunden hinzufügen und im Voraus abrechnen).
Schritt 2: Rechnungseinstellungen auswählen
Kunden : Fügen Sie hier alle Kunden hinzu, die Sie in den Zeitplan aufnehmen möchten. Wenn Sie alle Kunden auswählen möchten, klicken Sie auf die Option „Alle auswählen“.
Fälligkeitsdatum (Offset ): Nach Bedarf festlegen.
Wählen Sie die Option „Lektionen hinzufügen“ : Dadurch können Sie einzelne Lektionen in die Rechnung aufnehmen. Da dieser automatische Zeitplan Rechnungen für zukünftige Termine generiert, wählen Sie die Option, alle Lektionsstatus einzubeziehen (Lektionen werden erst nach ihrer Durchführung als besucht markiert).
Überspringen, wenn Gesamtbetrag Null : Wählen Sie diese Option, um sicherzustellen, dass keine Lektionen mit einem Rechnungsbetrag von 0 erstellt werden.
Rechnungsstatus : Wenn Sie Rechnungen vor dem Versand an Ihre Kunden prüfen möchten, setzen Sie den Status auf „Gespeichert“. Wenn Sie die Rechnungen nicht prüfen müssen, wählen Sie die Option „Genehmigt“.
Rechnungs-E-Mails senden : Diese Option wird angezeigt, wenn Sie die Option „Genehmigt“ auswählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie Rechnungen direkt nach deren Erstellung per E-Mail an Ihre Kunden senden möchten.
HINWEIS: Wenn Sie weitere Kunden zu Teachworks hinzufügen, denken Sie daran, diese anschließend auch dem Stundenplan hinzuzufügen.
Schritt 3: Zeitplan überprüfen
Sobald Sie Ihren Rechnungsautomatisierungsplan erstellt haben, können Sie die Termine einsehen, an denen Rechnungen erstellt und versendet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Automatische Rechnungsstellungspläne“.
Klicken Sie auf das Symbol „Ansicht“ neben dem Zeitplan, den Sie überprüfen möchten.
Daraufhin wird eine Seite angezeigt, die eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen sowie Folgendes enthält:
Rechnungsdatum : Das Datum, das auf der Rechnung angezeigt wird.
Erstellungsdatum : Das Datum, an dem die Rechnungen erstellt werden.
Rechnungszeitraum : Der Datumsbereich, aus dem die Lektionen aus dem Kalender auf die einzelnen Rechnungen übertragen werden.
Status : Sobald Rechnungen erstellt wurden, ändert sich der Status automatisch zu „Abgeschlossen“.