Wenn Ihr Unternehmen das Add-on „Bi-Wege-Synchronisierung für Google Kalender“ aktiviert hat, können Mitarbeiter ihren Google Kalender mit ihrem Teachworks-Konto verbinden und Termine in beide Richtungen synchronisieren.
Verbindung zu Ihrem Google Kalender herstellen
Lehrer und Verwaltungsangestellte können ihr Teachworks-Konto mit ihrem Google Kalender verbinden, indem sie die folgenden Schritte befolgen:
Den Hauptkalender rufen Sie auf, indem Sie im Navigationsmenü auf „Kalender“ und anschließend auf „Hauptkalender“ klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Google Kalender verbinden“ auf der rechten Seite des Kalenders.
Melden Sie sich bei der E-Mail-Adresse an, die mit dem Google Kalender verknüpft ist, den Sie verbinden möchten.
Klicken Sie auf „Weiter“, um Google Kalender mit Ihrem Teachworks-Konto zu verbinden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit Teachworks auf die Ereignisse in all Ihren Kalendern zugreifen kann, und bestätigen Sie anschließend den Zugriff auf Ihren Google Kalender.
Sie werden nun zurück zu Teachworks weitergeleitet. Sie können überprüfen, ob Sie mit Google Kalender verbunden sind, da oben rechts im Kalender ein grünes Symbol mit der Aufschrift „Google Kalender verbunden“ angezeigt wird.
An die E-Mail-Adresse, die Sie für die Verbindung von Teachworks und Google Kalender verwendet haben, wird eine E-Mail mit dem Betreff „Nehmen Sie Ihre Einladung zum gemeinsamen Kalender an: „Teachworks – Mitarbeitername““ gesendet.
Klicken Sie auf den Link „Gemeinsamen Kalender beitreten“ in dieser E-Mail, um Ihre Teachworks-Veranstaltungen in Ihrem Google Kalender anzuzeigen.
Ihr Teachworks-Konto und Ihr Google Kalender sind nun miteinander verbunden und werden in Echtzeit synchronisiert.
Verwendung
Sobald Ihr Teachworks-Konto und Ihr Google Kalender miteinander verbunden sind, werden alle Lektionen aus Teachworks in Google Kalender angezeigt und alle Ereignisse aus Google Kalender werden in Teachworks angezeigt.
HINWEIS: Google-Event-Details sind für den Unternehmensadministrator und die Verwaltung beim Aufrufen des Mitarbeiterkalenders nicht sichtbar. Ihnen wird lediglich ein allgemeiner Event-Name wie „Nicht verfügbar“ angezeigt. Die E-Mail-Adresse des verknüpften Kalenders ist für den Administrator ebenfalls nicht einsehbar.
HINWEIS: Die Farbe der Google-Ereignisse in Ihrem Teachworks-Kalender wird vom Unternehmensadministrator gesteuert.
Hinzufügen neuer Lektionen und Ereignisse
Wenn Sie eine neue Unterrichtsstunde in Ihrem Teachworks-Kalender planen, wird diese sofort in Google Kalender mit allen Details angezeigt, einschließlich aller hinzugefügten Standortlinks.
HINWEIS: Wiederkehrende Ereignisse, die in Google Kalender geplant sind, werden in Teachworks bis zu einem Jahr im Voraus auf einer rollierenden 12-Monats-Ebene synchronisiert.
Wenn Sie in Google Kalender ein neues Ereignis planen, wird es sofort Ihrem Teachworks-Konto hinzugefügt.
HINWEIS: Um die neuen Google-Ereignisse in Ihrem Teachworks-Kalender anzuzeigen, müssen Sie Ihren Browser aktualisieren (oder die Kalenderseite verlassen und wieder aufrufen).
Bearbeitungskurse und Veranstaltungen
Die in Ihrem Teachworks-Kalender aufgeführten Lektionen und die in Ihrem Google-Kalender gespeicherten Ereignisse, die im Kalender des anderen Systems angezeigt werden, sind schreibgeschützt und können nicht direkt geändert werden.
Das bedeutet, dass Sie zum Bearbeiten eines Ereignisses die Änderung im ursprünglichen Kalender vornehmen müssen.
Teachworks-Lektionen in Teachworks bearbeiten oder vervollständigen.
Bearbeiten Sie Google Kalender-Ereignisse im Google Kalender.
HINWEIS: Lektionen aus Teachworks können nicht in Google Kalender bearbeitet werden und Google-Ereignisse können nicht in Teachworks bearbeitet werden.
Benachrichtigungen
Teachworks versendet keine separate Benachrichtigung für synchronisierte Ereignisse. Um Erinnerungen für Ihre Teachworks-Lektionen in Google Kalender zu erhalten, müssen Sie in den Einstellungen Ihres Google Kalenders „Standard-Ereigniserinnerungen“ einrichten.
Durch die Konfiguration Ihrer Standarderinnerungen in Google Kalender werden alle neu hinzugefügten Termine (einschließlich der von Teachworks synchronisierten) automatisch mit Ihren bevorzugten Erinnerungseinstellungen (z. B. „Benachrichtigung 15 Minuten vorher“) versehen. So werden Sie über anstehende Termine informiert, ohne manuell Erinnerungen hinzufügen zu müssen.
Mitarbeiterverfügbarkeit
Alle aus Google Kalender synchronisierten Ereignisse blockieren automatisch die entsprechende Verfügbarkeit in Teachworks.
Verbindung zu Google Kalender trennen
Wenn Sie Ihren Google Kalender von Ihrem Teachworks-Konto trennen möchten, können Sie die folgenden Schritte befolgen:
Melden Sie sich in Ihrem Teachworks-Konto an.
Klicken Sie im Navigationsmenü auf „Profil“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Verbundener Kalender“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Trennen“.
