Mit dem Add-on „Terminbestätigung“ können Sie Ihren Kunden eine personalisierte E-Mail senden, die eine Übersicht aller ihrer geplanten Unterrichtsstunden für einen ausgewählten Zeitraum enthält.
E-Mails werden nur an Empfänger gesendet, die innerhalb des angegebenen Zeitraums Einträge haben. Empfänger, die im ausgewählten Zeitraum keine Unterrichtsstunden absolviert haben, werden also automatisch ausgeschlossen.
HINWEIS: Damit eine Terminbestätigung versendet werden kann, muss das Profil des Schülers auf „Aktiv“ stehen und der Unterrichtsstatus auf „Geplant“ oder „Teilgenommen“ eingestellt sein.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Terminbestätigung“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Einstellungen
Sobald das Add-on aktiviert ist, können Sie auf „Einstellungen“ klicken, um die folgenden Einstellungen anzupassen:
Standard-Bestätigungszeitraum : Mit dieser Einstellung können Sie den Standardzeitraum für Ihre E-Mail-Vorlage auswählen. Sie können diesen Zeitraum beim Erstellen der Bestätigungs-E-Mail anpassen.
Lektionsdetails : In diesem Abschnitt können Sie die anzuzeigenden Lektionsdetails für jede in der Stundenplanbestätigung aufgeführte Lektion auswählen.
Verwendung
Wenn Sie Ihren Kunden eine Terminbestätigungs-E-Mail senden möchten, können Sie dies wie folgt tun:
Klicken Sie auf „E-Mail“ und anschließend auf „Terminbestätigung“.
Wählen Sie die Empfänger aus, an die Sie die Terminbestätigungen senden möchten. Sie können alle Empfänger eines Kontotyps auswählen, indem Sie auf den Link „Alle auswählen“ klicken. Alternativ können Sie einzelne Empfänger auswählen, indem Sie auf das entsprechende Feld klicken. Folgende Empfängertypen stehen zur Auswahl:
Familien
Familienkontakte
Unabhängige Studenten
Schüler
Geben Sie im Feld „Nachricht“ einen Betreff und eine Nachricht ein. Falls Sie zuvor Vorlagen gespeichert haben, können Sie im Feld „Vorlage“ eine Vorlage auswählen. Die Felder „Betreff“ und „Nachricht“ werden dann automatisch mit dem Inhalt der Vorlage ausgefüllt.
Nachdem Sie Betreff und Nachricht eingegeben haben, können Sie den Nachrichteninhalt für die spätere Verwendung speichern, indem Sie das Kontrollkästchen „Vorlage speichern“ aktivieren.
Setzen Sie ein Häkchen, um zu bestätigen, dass die E-Mail nicht kommerzieller Natur ist und den Anti-Spam-Bestimmungen entspricht.
Senden Sie das Formular ab, um die E-Mail an die ausgewählten Empfänger zu senden.
Bestätigungs- und Benachrichtigungsprotokoll
Auf der Seite „Bestätigung senden“ finden Sie im Menü auf der rechten Seite folgende Optionen:
Vorlagen verwalten – Mit dieser Option können Sie alle Ihre gespeicherten Vorlagen anzeigen und bearbeiten oder löschen.
Bestätigungen - Diese Option zeigt eine Liste aller erstellten Bestätigungen an.
Benachrichtigungsprotokoll – Diese Option zeigt detaillierte Informationen zur gesendeten geplanten Benachrichtigung an, einschließlich des Status der E-Mail (Zugestellt, verworfen, fehlgeschlagen).