Mit dem Add-on „Profilanhänge“ können Sie und Ihre Mitarbeiter Dokumente an Mitarbeiter-, Familien- und Studentenprofile anhängen, und Kunden können Dokumente an ihre eigenen Profile anhängen.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Verwenden Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Profilanhänge“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Nach der Aktivierung wird ein Abschnitt „Anhänge“ in den Profilen von Mitarbeitern, Familienangehörigen und Studenten angezeigt.
Einstellungen
Clientberechtigungen – Wenn diese Einstellung auf „Ein“ gesetzt ist, können Ihre Kunden neue Dateien an ihre eigenen Profile anhängen.
Mitarbeiterberechtigungen - Sie können Berechtigungen für Lehrer und Mitarbeiter im Abschnitt "Benutzerzugriff & Berechtigungen" über das Feld "Dateien hochladen" in den einzelnen Mitarbeiterprofilen festlegen.
HINWEIS: Die Berechtigung für Clients, Dateien zu bearbeiten, die von anderen Benutzern ihrem Profil hinzugefügt wurden, wird für einzelne Dateien beim Hinzufügen der Dateien festgelegt.
Hinweis: Wenn Sie die Berechtigung „Dateien verwalten“ in einem Mitarbeiterprofil aktivieren, können Mitarbeiter Dateien im Profil eines Schülers einsehen, die für sie als „Ausgeblendet“ gekennzeichnet sind. Ist diese Berechtigung deaktiviert, können Mitarbeiter keine ausgeblendeten Dateien einsehen.
Dateien an Profile anhängen
Sie können die folgenden Schritte befolgen, um eine Datei an ein Schüler-, Familien- oder Mitarbeiterprofil anzuhängen:
Familien-/Schülerprofil
Klicken Sie auf „Schüler“ und dann auf „Schüler“ oder „Familien“.
Klicken Sie auf den Vornamen oder Nachnamen des Schülers oder der Familie, der/dem Sie die Datei zuordnen möchten.
Klicken Sie auf den Reiter „Kommunikation“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Dateien“.
Klicken Sie auf den Link „Hinzufügen“ neben der Überschrift „Dateien“.
Füllen Sie das Formular aus, um die Datei hinzuzufügen.
Mitarbeiterprofil
Klicken Sie auf „Mitarbeiter“ und anschließend auf „Mitarbeiterliste“.
Klicken Sie auf den Vornamen oder Nachnamen des Mitarbeiters, dem Sie die Datei zuordnen möchten.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Dateien“.
Klicken Sie auf den Link „Hinzufügen“.
Füllen Sie das Formular aus, um die Datei hinzuzufügen.
Dateizugriff
Beim Hinzufügen von Dateien zu einem Profil können Sie den Zugriff für Mitarbeiter, Kunden (Familien und unabhängige Schüler) und/oder Schüler festlegen, die sich auf diese Datei beziehen. Dateien können ausgeblendet, sichtbar oder bearbeitbar sein.
HINWEIS: Dokumente oder Dateien, die in Profile hochgeladen werden, müssen nicht vollständig ausgefüllt werden.
Profilanhänge anzeigen
Nachdem ein Anhang zu einem Profil hinzugefügt wurde, wird die Datei im Bereich „Dateien“ angezeigt. Sie können dann auf den Link zur Datei klicken, um die angehängte Datei anzuzeigen.
Sichere Verbindungen
Die Dateien werden auf Amazon S3 gespeichert und verfügen über sichere Links, die nach 10 Minuten ablaufen. Sollten die Dateilinks abgelaufen sein, wird im Dateibereich eine entsprechende Meldung angezeigt. Um neue sichere Links zu den Dateien zu generieren, können Sie die Profilseite aktualisieren.