Mit dem Add-on „Notiz- und Kommunikationsprotokolle“ können Sie Notizen und Kommunikationen direkt im Profil eines Schülers oder einer Familie protokollieren.
Nutzen Sie diese Funktion für alle historischen Bezüge, die nicht mit einer bestimmten Unterrichtsstunde verknüpft sind. Für Standardnotizen zu Unterrichtsstunden verwenden Sie bitte das Formular „Unterrichtsstunde abschließen“.
HINWEIS: Protokolle zu Notizen und Kommunikation sind nur für den internen Gebrauch bestimmt und für Schüler und Familien nicht einsehbar.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Notizen & Kommunikationsprotokolle“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Nach der Aktivierung wird ein Abschnitt „Notizen & Kommunikation“ auf den Profilen von Familien und Schülern sichtbar sein.
Verwendung
Hinzufügen eines Eintrags
Sie können die folgenden Schritte befolgen, um einen Eintrag zum Profil eines Schülers oder einer Familie hinzuzufügen:
Student
Klicken Sie auf „Students“ und dann erneut auf „Students“.
Das Profil des Schülers/der Schülerin kann durch Klicken auf die Spalte „Vorname“ oder „Nachname“ aufgerufen werden.
Klicken Sie auf den Reiter „Kommunikation“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Notizen & Mitteilungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Notiz hinzufügen“ neben der Abschnittsüberschrift.
Geben Sie die Notiz in das Textfeld ein.
Wählen Sie aus, ob der Datensatz für „Nur Büro“ bestimmt ist, sodass nur der Firmenadministrator und die Mitarbeiter den Datensatz einsehen können, oder für „Büro & Lehrer“, sodass auch Lehrer den Datensatz einsehen können.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Familie
Klicken Sie auf „Schüler“ und anschließend auf „Familien“.
Das Familienprofil können Sie durch Klicken auf die Spalte „Vorname“ oder „Nachname“ aufrufen.
Klicken Sie auf den Reiter „Kommunikation“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Notizen & Mitteilungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Notiz hinzufügen“ neben der Abschnittsüberschrift.
Geben Sie die Notiz in das Textfeld ein.
Wählen Sie aus, ob der Datensatz für „Nur Büro“ bestimmt ist, sodass nur der Firmenadministrator und die Mitarbeiter den Datensatz einsehen können, oder für „Büro & Lehrer“, sodass auch Lehrer den Datensatz einsehen können.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Der Eintrag wird nun im Profil unter „Notizen & Kommunikation“ hinzugefügt. Nutzer mit der Berechtigung zur Notizverwaltung können Notizen über die Links in der Notizzeile bearbeiten oder löschen.
Verwaltung von Notizen und Kommunikation
Bearbeiten eines Datensatzes
Um einen bestehenden Eintrag zu aktualisieren, klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben dem entsprechenden Eintrag, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie.
Löschen eines Datensatzes
Um einen Eintrag endgültig zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol neben dem Protokolleintrag und bestätigen Sie die Löschung im Popup-Fenster.
Hinweis: Während der Firmenadministrator und autorisierte Mitarbeiter alle Protokolle bearbeiten können, können Lehrkräfte nur die von ihnen selbst erstellten Einträge bearbeiten oder löschen. Sie haben keine Berechtigung, von anderen Mitarbeitern erstellte Protokolle zu ändern oder zu löschen.
Profilnotizen anzeigen
Sie können alle Profilnotizen, die Sie Ihren Familien- oder Schülerprofilen hinzugefügt haben, mit einer der folgenden Methoden anzeigen:
Studententisch
Klicken Sie auf „Studenten“ und anschließend auf „Studentenliste“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Mehr“.
Klicken Sie auf „Profilnotizen“.
Sie können das Suchfeld auf der rechten Seite verwenden, um Notizen für einen bestimmten Schüler zu filtern.
Familientisch
Klicken Sie auf „Schüler“ und anschließend auf „Familien“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Mehr“.
Klicken Sie auf „Profilnotizen“.
Sie können das Suchfeld auf der rechten Seite verwenden, um Notizen für einen bestimmten Schüler zu filtern.
Armaturenbrett
Klicken Sie auf „Dashboard“.
Klicken Sie auf „Dashboard-Einstellungen“.
Aktivieren Sie das Widget „Profilnotizen“, indem Sie den Schalter auf „Ein“ stellen.
HINWEIS: Wenn eine Profilnotiz im Dashboard-Widget als „Gelesen“ markiert wird, wird die Notiz nur für Ihr Konto aus dem Widget entfernt. Andere Nutzer mit Zugriff auf das Dashboard-Widget „Profilnotizen“ sehen die Profilnotiz weiterhin, bis sie diese selbst als „Gelesen“ markieren.