Belasten Sie Kreditkarten im Namen Ihrer Kunden ? Mit der Funktion „Massenrechnungszahlungen“ können Sie diesen Prozess jetzt optimieren.
Aktivierung des Add-ons
Sie können die Funktion „Massenrechnungszahlungen“ innerhalb der Stripe-Integration aktivieren.
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Stripe“ ein.
Klicken Sie auf den Link „Einstellungen“ unterhalb der Stripe-Integration.
Stellen Sie sicher, dass die Option „Karten im Namen von Kunden verwalten und belasten“ aktiviert ist.
Schalten Sie den Schalter „Sammelrechnungszahlungen“ auf „Ein“.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
HINWEIS: Die Einstellung „Massenzahlung von Rechnungen“ ist nur verfügbar, wenn das Add-on „Automatische Rechnungszahlung“ deaktiviert ist.
Verwendung
Sobald diese Funktion aktiviert ist, können Sie Zahlungen für die Rechnungen Ihrer Kunden gesammelt verarbeiten. Sie können die Rechnungen, für die Sie Zahlungen verarbeiten möchten, anhand der folgenden Schritte auswählen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Mehr“.
Klicken Sie auf „Sammelrechnungszahlungen“.
Die Tabelle „Zahlung von Sammelrechnungen“ zeigt Rechnungen an, die folgende Bedingungen erfüllen:
Der Rechnungsstatus lautet „Genehmigt“.
Der Kunde, dem die Rechnung gehört, hat eine Stripe-ID, die mit seinem Profil verknüpft ist.
Der Rechnungsbetrag ist höher als 0,50 $.
HINWEIS: Die Funktion „Massenrechnungszahlungen“ funktioniert für alle Zahlungsmethoden in Teachworks.
Filter
Sie können einen Datumsbereich mithilfe der Datumsfilterfelder oben in der Tabelle festlegen. Wenn Sie die Tabelle „Zahlungen für Sammelrechnungen“ öffnen, sind diese Filter standardmäßig auf den aktuellen Monatsbeginn und das Monatsende eingestellt.
Über das Feld „Suchen“ in der Seitenleiste auf der rechten Seite können Sie innerhalb des ausgewählten Datumsbereichs nach einem Kunden oder einer Rechnung suchen.
Rechnungen zur Zahlung auswählen
Sie können die Rechnungen, für die Sie Zahlungen verarbeiten möchten, anhand der folgenden Schritte auswählen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Rechnungen“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Mehr“.
Klicken Sie auf „Sammelrechnungszahlungen“.
Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite der Tabelle die Rechnungen aus, die zur Zahlung verarbeitet werden sollen.
Über die Schaltfläche „Pfeil“ oben links in der Tabelle öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem Sie zwischen folgenden Optionen wählen können:
Sichtbare auswählen – Dadurch werden alle Rechnungen auf der aktuellen Seite ausgewählt.
Alle auswählen – Dadurch werden alle Rechnungen auf allen Seiten ausgewählt, die Ihrem Datums- und Suchfilter entsprechen.
Auswahl löschen – Dadurch werden die Auswahlen aller aktuell ausgewählten Rechnungen entfernt.
Einreichen von Rechnungen zur Zahlung
Nach der Auswahl erscheint über der Kontrollkästchenspalte ein grüner Button „Ausgewählte Rechnungen bezahlen“. Klicken Sie auf den Button, um die Rechnungen zur Zahlung einzureichen.
Verarbeitung von Rechnungszahlungen
Rechnungen werden in aufsteigender Reihenfolge ihrer Nummer bearbeitet. Wenn ein Kunde also mehrere Rechnungen hat, wird die Rechnung mit der niedrigeren Nummer vor der mit der höheren Nummer bearbeitet und bezahlt.
Unmittelbar vor der Zahlungsabwicklung prüft Teachworks, ob der Rechnungsstatus genehmigt ist und der Saldo über 0,50 US-Dollar liegt.
Teachworks verbindet sich anschließend mit Stripe mithilfe der Stripe-ID des Kunden und ruft dessen Kreditkarte(n) ab. Die Standardkarte des Kunden wird belastet. Falls diese Karte abgelehnt wird und der Kunde weitere Kreditkarten gespeichert hat, wird die Belastung über diese zusätzlichen Kreditkarten versucht, bis eine Zahlung erfolgreich ist oder keine weiteren Kreditkarten mehr gespeichert sind.
Wenn eine Zahlung erfolgreich ist, geschieht Folgendes automatisch:
Die Zahlung wurde in Ihrem Teachworks-Konto für den Kunden verbucht.
Die Zahlung wurde der bezahlten Rechnung zugeordnet.
Die Rechnung ist als „Bezahlt“ gekennzeichnet.
Ergebnisse von Zahlungsversuchen anzeigen
In der Tabelle „Zahlungsversuche“ können Sie alle Zahlungsversuche einsehen, einschließlich erfolgreicher und fehlgeschlagener Zahlungen sowie der jeweiligen Fehlergründe. Sie können diese Tabelle wie folgt aufrufen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Mehr“.
Klicken Sie auf „Sammelrechnungszahlungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Versuche“ auf der rechten Seite.
HINWEIS: Die Ergebnisse von Zahlungsversuchen werden für die letzten 12 Monate gespeichert. Ältere Zahlungsversuche können Sie in Ihrem Stripe-Konto einsehen.
Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Zahlungen
Bei einer fehlgeschlagenen Zahlung erhält der Kunde keine Benachrichtigung. Dasselbe gilt für die Belastung einer einzelnen Karte im Namen eines Kunden. Wenn ein Kunde die Rechnung bezahlt und die Zahlung abgelehnt wird, wird dies auf der Rechnung vermerkt.