Nachdem Sie die Verbindung zu QuickBooks hergestellt haben, müssen Sie einige Einstellungen vornehmen, um festzulegen, welche Konten für die Erfassung verschiedener Transaktionsarten verwendet werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter QuickBooks-Integration auf „Einstellungen“.
Wählen Sie im Feld „Verkaufskonto“ das Verkaufskonto aus, dem die Rechnungsverkäufe zugeordnet werden sollen. Typische Auswahlmöglichkeiten wären „Verkauf“ oder „Dienstleistungen“.
Aktivieren Sie die Option „Aktualisierung des Verkaufskontos für Dienstleistungen überspringen“, wenn Sie in QuickBooks ein anderes Verkaufskonto für Ihre Dienstleistungen angegeben haben. Dadurch bleiben diese Datensätze bei der Aktualisierung von Dienstleistungen in Teachworks unverändert.
Wählen Sie im Feld „Rabattkonto“ das Konto aus, dem die Rabatte gutgeschrieben werden sollen. Falls noch kein Konto namens „Rabatte“ in Ihrem QuickBooks-Konto existiert, können Sie dieses anlegen. Wenn Sie keine Auswahl treffen, werden die Rabatte dem Konto aus dem Feld „Verkaufskonto“ gutgeschrieben.
Wählen Sie den „Steuercode“ aus, der für die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen verwendet werden soll. Sie müssen mindestens ein Umsatzsteuerkonto einrichten, bevor Sie diese Auswahl treffen können.
Wählen Sie im Feld „Einzahlungskonto“ das Konto aus, auf das die Zahlungen eingezahlt werden sollen. Wenn dieses Feld leer bleibt, werden Einzahlungen auf dem QuickBooks-Konto „Nicht eingezahlte Gelder“ verbucht.
Das Feld „Startdatum“ ermöglicht es Ihnen, nur Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen ab dem eingegebenen Datum zu synchronisieren. Dies ist hilfreich, wenn Rechnungen aus Ihrem Teachworks-Konto bereits manuell in QuickBooks erfasst wurden. Beim Festlegen eines Startdatums synchronisiert die Software inaktive Kunden nur dann mit QuickBooks, wenn diese Kunden nach dem Startdatum Rechnungen oder Zahlungen erhalten haben.
Standardmäßig werden Kunden mit Rechnungen oder Zahlungen mit QuickBooks synchronisiert. Sie können jedoch die Option „Alle aktiven Kunden synchronisieren“ aktivieren, wenn Sie aktive Kunden auch dann synchronisieren möchten, wenn diese in Teachworks keine Rechnungen oder Zahlungen haben.
Optionen für die Rechnungszahlung: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Rechnungen direkt aus QuickBooks an Ihre Kunden senden und Online-Zahlungen über die QuickBooks-Online-Zahlungsfunktion abwickeln. Weitere Informationen zu QuickBooks-Online-Zahlungen finden Sie hier: QuickBooks-Zahlungen.
Wenn Sie Zahlungen nicht synchronisieren möchten, schalten Sie den Schalter „Zahlungen ausschließen“ auf „Ein“.
Wenn Sie auch die in Ihren Teachworks-Rechnungen enthaltene Beschreibung synchronisieren möchten, schalten Sie den Schalter „Rechnungsanweisungen“ auf „Ein“.
Wenn Sie Ihre Rechnungen zuletzt synchronisieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Aktivieren“ im Abschnitt „Rechnungen zuletzt synchronisieren“. Diese Einstellung ist hilfreich, wenn Sie in QuickBooks die Option „Gutschriften automatisch anwenden“ aktiviert haben, da in diesem Fall Rechnungen erst nach Zahlungen und Gutschriften synchronisiert werden müssen.
HINWEIS: Teachworks sucht in Ihrem Konto nach einem Artikel mit der Bezeichnung „Rabatt“ und verwendet diesen für Rabatte auf Rechnungen. Andernfalls wird ein Artikel mit diesem Namen erstellt und dem oben genannten „Rabattkonto“ zugeordnet. Falls Sie ein Kategoriekonto mit dem Namen „Rabatt“ besitzen, wird ein Artikel mit dem Namen „Rabatt*“ erstellt, um Konflikte mit der Kategorie zu vermeiden. Sie können diesen Artikel nach der Synchronisierung bei Bedarf umbenennen.
HINWEIS: Wenn Sie in Schritt 6 kein Steuerkonto auswählen, werden Rechnungen mit Umsatzsteuer ohne Umsatzsteuer synchronisiert.
Globale Benutzer : Wenn Sie die globale Version von QuickBooks verwenden (d. h. alle Benutzer außerhalb der USA), müssen Sie in QuickBooks einen Umsatzsteuersatz hinzufügen und diesen dann im Feld „Steuercode“ in Teachworks auswählen, um Rechnungen mit Umsatzsteuer zu synchronisieren.
HINWEIS: Bei Verwendung der Einstellung „Rechnungen zuletzt synchronisieren“ ist es erforderlich, dass Sie die Synchronisierung mit QuickBooks Online erst nach der Zahlungsabwicklung durchführen. Wenn Sie Rechnungen erstellen, Ihre Datensätze synchronisieren und die Zahlungen erst später synchronisieren, sind die Rechnungen bereits vorhanden und die automatische Zuordnung greift nicht.
Sobald Sie die oben genannten Schritte abgeschlossen haben, können Sie Ihr Teachworks-Konto mit QuickBooks synchronisieren.