Mit Teachworks können Sie Kunden per E-Mail benachrichtigen, wenn eine Rechnung überfällig ist. Diese Zahlungserinnerungen werden am Fälligkeitstag der Rechnung versendet.
HINWEIS: Zahlungserinnerungen werden innerhalb der ersten 6 Stunden des Tages versendet.
Anforderungen
Damit Zahlungserinnerungen automatisch versendet werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Kunde hat eine E-Mail-Adresse in seinem Profil hinterlegt.
Der Status der Rechnung lautet „Genehmigt/Zahlung ausstehend“.
Es wurde noch keine Zahlungserinnerung per E-Mail versendet.
Das Rechnungsdatum ist nicht identisch mit dem Fälligkeitsdatum.
Der Rechnungsbetrag ist größer als null.
Aktivierung von Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Kontoeinstellungen“.
Klicken Sie auf den Reiter „Finanzen & Betrieb“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Systemautomatisierung & E-Mails“.
Schalten Sie den Schalter „Zahlungserinnerung“ auf „Ein“.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Einstellungen
Die Zahlungserinnerung kann durch Befolgen der folgenden Schritte angepasst werden:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Benachrichtigungsvorlagen“.
Klicken Sie unter dem Abschnitt „Rechnungsbenachrichtigungen“ neben der Option „Rechnungserinnerung“ auf „Bearbeiten“.
Passen Sie die Vorlage an.
Senden Sie das Formular ab, um Ihre Änderungen zu speichern.
Eine detaillierte Anleitung zum Anpassen von Benachrichtigungsvorlagen finden Sie hier: Anpassen von Benachrichtigungsvorlagen.
HINWEIS: Mahnungen wegen überfälliger Rechnungen werden nicht versendet, wenn Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum auf dasselbe Datum eingestellt sind.
Manuelles Versenden von Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen
Sie können überfällige Rechnungserinnerungen manuell versenden, falls Sie diese erneut an Ihre Kunden senden möchten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Rechnungen“.
Wählen Sie mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite die Rechnungen aus, für die Sie Zahlungserinnerungen senden möchten.
Wählen Sie im Menü, das oben in der Tabelle „Rechnungen“ erscheint, die Option „Rechnungserinnerung senden“.
Klicken Sie auf „Absenden“, um die Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen zu versenden.