In Teachworks stehen Ihnen verschiedene Methoden zur Verfügung, um Ihren Kunden eine Rechnung per E-Mail zu senden. Für jede dieser Methoden gelten einige Regeln:
Die Rechnung muss den Status „Genehmigt“ oder „Bezahlt“ haben, um versendet werden zu können. Rechnungen mit dem Status „Gespeichert“ werden nicht versendet.
Der auf der Rechnung aufgeführte Kunde muss in seinem Profil eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
Methode 1 – Versenden einer Rechnung bei deren Erstellung
Wenn Sie während der Rechnungserstellung eine einzelne Rechnung versenden möchten, können Sie das Kontrollkästchen „Rechnungs-E-Mail senden“ aktivieren und anschließend auf die Schaltfläche „Genehmigen“ klicken.
Methode 2 – Senden einer „gespeicherten“ Rechnung
Wenn Sie eine Rechnung im Status „Gespeichert“ erstellt, ohne sie zu genehmigen, können Sie die Rechnung dem Kunden per E-Mail senden, indem Sie eine der folgenden Optionen verwenden:
Bearbeiten Sie die Rechnung, indem Sie das Kontrollkästchen „Rechnungs-E-Mail senden“ aktivieren und anschließend auf die Schaltfläche „Genehmigen“ klicken.
Filtern Sie die Tabelle „Rechnungen“, um die Rechnungen mit dem Status „Wartet auf Genehmigung“ anzuzeigen. Wählen Sie anschließend mithilfe der Kontrollkästchen auf der linken Seite der Tabelle die Rechnungen aus, die Sie genehmigen und per E-Mail versenden möchten. Wählen Sie im Menü, das oben in der Tabelle erscheint, die Option „Genehmigen & Senden“ und klicken Sie dann auf „Absenden“.
Methode 3 – Versenden einer „genehmigten“ Rechnung
Wenn Sie eine Rechnung bereits genehmigt haben und diese an Ihren Kunden senden oder erneut senden möchten, können Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die Rechnung anzuzeigen, die Sie versenden möchten.
Klicken Sie auf den Button „E-Mail“ oben auf der Rechnung.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Empfänger, Betreff und Nachricht bearbeiten können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Absenden“, um die E-Mail zu versenden.
Methode 4 – Versenden mehrerer Rechnungen
Sie können eine oder mehrere Rechnungen gleichzeitig versenden, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Verwenden Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite, um die Rechnungen auszuwählen, die Sie versenden möchten.
Am oberen Rand der Rechnungstabelle erscheint ein Menü. Wählen Sie darüber die gewünschte E-Mail-Vorlage aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Absenden“, um die Rechnungs-E-Mails an die ausgewählten Kunden zu senden.