Mit diesem Add-on können Sie Zahlungen mithilfe einer Excel-Vorlage in großen Mengen importieren.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Zahlungen importieren“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Sobald das Add-on aktiviert ist, wird auf der rechten Seite der Zahlungstabelle die Option „Zahlungen importieren“ angezeigt.
Verwendung
Sie können die folgenden Schritte befolgen, um Zahlungsdatensätze zu importieren:
Laden Sie die Zahlungsimportvorlage herunter, indem Sie auf „Mehr“ und anschließend in der Zahlungstabelle auf die Option „Zahlungen importieren“ klicken.
Die erste Zeile enthält Überschriften zur Kennzeichnung der einzelnen Spalten. Diese Zeile darf nicht verändert werden, da der Upload sonst nicht funktioniert.
Nachdem Sie die Vorlage ausgefüllt haben, wählen Sie die Vorlagendatei auf der Seite „Zahlungen hochladen“ aus und senden Sie das Formular ab.
Spalte | Datentyp |
Vorname | Geben Sie den Vornamen des Kunden ein. |
Nachname | Geben Sie den Nachnamen des Kunden ein. |
Datum | Geben Sie das Datum des Zahlungseingangs an (muss im Format JJJJ-MM-TT erfolgen). |
Menge | Geben Sie den Zahlungsbetrag ein. |
Verfahren | Geben Sie die verwendete Zahlungsmethode an (Bargeld, Scheck, Kreditkarte, Debitkarte, Lastschrift, ACH, Banküberweisung, E-Transfer, PayPal, Venmo, Square, Sonstige). |
Beschreibung | (Optional) Geben Sie eine Beschreibung der Zahlung ein. |
Überprüfung hochgeladener Zahlungen
Nachdem die Vorlagendatei eingereicht wurde, müssen Sie jede der hochgeladenen Zahlungen in der Tabelle „Datensätze validieren & importieren“ anhand der folgenden Schritte überprüfen und bestätigen:
Prüfen Sie die Informationen zu jedem Zahlungsdatensatz, wie in der Abbildung unten dargestellt:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zahlungen importieren“, um den Zahlungsdatensatz zu importieren.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle hochgeladenen Zahlungsdatensätze.
HINWEIS: Bei Angabe eines ungültigen Kundennamens oder einer ungültigen Zahlungsmethode bleiben die entsprechenden Felder leer. Sie müssen dann Kunde und Zahlungsmethode über das jeweilige Dropdown-Menü auswählen. Nur vollständig ausgefüllte Datensätze werden hinzugefügt. Fehlt ein Feld, wird die Zahlung nicht importiert.
Sie können alle nicht importierten Zahlungen löschen, indem Sie auf die Schaltfläche „Nicht importierte Zahlungen löschen“ auf der rechten Seite der Tabelle klicken.
Massenhafte Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen
Sie können die soeben importierten Zahlungen Ihren Rechnungen zuordnen. Dies lässt sich mithilfe unseres Add-ons für die automatische Zuordnung automatisiert in großen Mengen durchführen.
Bei Verwendung des Add-ons „Automatische Zuordnung“ zur Zuordnung importierter Zahlungen empfiehlt es sich, die „Auslösemethode“ auf „Manuell“ einzustellen, da dadurch nicht zugeordnete Zahlungen zugeordnet werden, wenn Sie den Vorgang manuell auslösen.
Dies ist nützlich, wenn Sie Zahlungen oder Gutschriften Rechnungen zuordnen müssen, die bereits genehmigt wurden.