Sie können Zahlungen, die Sie außerhalb von Teachworks erhalten (Bargeld, Scheck, Zelle), erfassen, um genaue Kundensalden zu führen und offene Rechnungen zu begleichen.
Es gibt mehrere Methoden, mit denen Sie eine Zahlung erfassen können. Diese werden im Folgenden detailliert beschrieben:
Methode 1 – Erfassung einer Rechnungszahlung
Um eine Zahlung direkt auf einer Rechnung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die Rechnung auszuwählen, für die Sie eine Zahlung erfassen möchten.
Scrollen Sie zum Abschnitt „Zahlung erfassen“ am Ende der Rechnung.
Geben Sie die Zahlungsdetails ein. Falls die Zahlung höher ist als der Rechnungsbetrag, wird eine Überzahlung für den Differenzbetrag erstellt, die dann mit anderen Rechnungen verrechnet werden kann.
Wenn Sie dem Kunden eine E-Mail senden möchten, um ihn über den Zahlungseingang zu informieren, schalten Sie den Schalter „Zahlungsbeleg senden“ auf „Ein“.
Senden Sie das Formular ab.
HINWEIS: Falls dieser Abschnitt nicht angezeigt wird, überprüfen Sie bitte den Rechnungsstatus. Die Rechnung muss den Status „Genehmigt“ haben, damit eine Zahlung erfasst werden kann.
Hinweis: Wenn Sie Zahlungen für mehrere Rechnungen verarbeiten, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche „Zahlung speichern“ und anschließend auf „Belasten & Nächste offene Rechnung anzeigen“. Dadurch gelangen Sie nach Abschluss der Belastung zur nächsten offenen Rechnung.
Methode 2 – Erfassung einer Zahlung vor der Rechnungsstellung
Falls Sie eine Zahlung erfassen müssen, bevor Sie dem Kunden eine Rechnung gestellt haben, können Sie folgende Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Zahlungen“.
Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Schaltfläche „Neu“.
Geben Sie die Zahlungsdetails ein.
Um weitere Zahlungen zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern & Neu hinzufügen“. Klicken Sie andernfalls auf die Schaltfläche „Speichern“.
Nachdem die Zahlung erstellt wurde, können Sie beim nächsten Erstellen einer Rechnung für den Kunden die Zahlung der Rechnung zuordnen .
Senden/Erneutes Senden einer Zahlungseingangsbestätigung
Während Sie in Teachworks eine Zahlung erfassen, haben Sie die Möglichkeit, dem Kunden eine Zahlungsbestätigung zu senden. Falls Sie das Kontrollkästchen „Bestätigung senden“ nicht von Anfang an aktiviert haben oder die Bestätigung erneut senden möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Zahlungen“.
Suchen Sie die Zahlung, für die Sie die Quittung senden möchten, und klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die Zahlung anzuzeigen.
Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Schaltfläche „Quittung senden“.
Stripe-Integration
Wenn Sie unsere Stripe-Integration zur Abwicklung von Kreditkartenzahlungen nutzen, werden Zahlungen automatisch erfasst. Weitere Informationen zu unserer Stripe-Integration finden Sie hier: Stripe-Integration .
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