Teachworks unterstützt verschiedene Abrechnungsmethoden . Dieser Artikel erläutert unsere Paketabrechnungsmethode genauer.
Wann sollte man die Paketabrechnung nutzen?
Diese Abrechnungsmethode würden Sie im Allgemeinen dann anwenden, wenn Sie Ihren Kunden im Voraus ein Paket von Unterrichtsstunden oder Stunden in Rechnung stellen möchten, die sie über einen unbestimmten Zeitraum nutzen können.
So funktioniert die Paketabrechnung
Bei der Paketabrechnungsmethode bezahlen Kunden im Voraus für eine bestimmte Anzahl von Unterrichtsstunden oder Stunden einer bestimmten Dienstleistung. Sobald Unterrichtsstunden geplant und absolviert wurden, erfasst das System automatisch den vorausbezahlten Betrag und reduziert ihn entsprechend.
Der Lebenszyklus eines Pakets
Kauf: Dem Kunden wird ein bestimmtes Leistungspaket in Rechnung gestellt (z. B. 10 Stunden Nachhilfe in Mathematik ). Sobald die Rechnung erstellt ist, werden diese Stunden der Tabelle „Leistungspakete“ hinzugefügt.
Terminplanung: Die Unterrichtsstunden werden im Kalender unter dem jeweiligen Service terminiert.
Abzug: Der Paketwert eines Kunden entspricht der Gesamtzahl der von ihm erworbenen Unterrichtsstunden einer bestimmten Leistungsart abzüglich der bereits gebuchten oder wahrgenommenen Unterrichtsstunden derselben Leistungsart. Sobald der Status einer Unterrichtsstunde auf „Wahrgenommen“ geändert wird, reduziert sich der Paketwert des Kunden automatisch.
Warum werden Paketlektionen im Kalender mit 0,00 € angezeigt?
Ein häufiger Grund für Verwirrung ist, warum bei Paketkursen im Kalender ein Preis von 0,00 $ angezeigt wird.
Verhindert Doppelabrechnung: Da der Kunde die Stunden bereits im Rahmen des Paketkaufs im Voraus bezahlt hat, berechnet Teachworks keine Einzelstunden. Wäre die Stunde dennoch kostenpflichtig, müssten Sie dem Kunden die Kosten ein zweites Mal in Rechnung stellen.
HINWEIS: Die Pakete basieren ausschließlich auf der Zuordnung der Leistungen. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Guthaben für Nachhilfe in Mathematik hat, Sie aber eine Stunde Nachhilfe in Naturwissenschaften buchen, wird das Guthaben nicht vom Kundenkonto abgezogen.
Wie den Kunden die Gebühren berechnet werden
Ihren Kunden wird ein Paket in Rechnung gestellt, wenn Sie eine Paketrechnung über die Option „Paket hinzufügen“ erstellen. Dadurch wird der Rechnung ein Paket hinzugefügt.
Achten Sie besonders auf die auf der Rechnung ausgewählte Leistung, da diese mit der Leistung übereinstimmen muss, die Sie bei der Planung der Unterrichtsstunden für den Schüler auswählen.
HINWEIS: Weitere Informationen zum Erstellen von Paketrechnungen finden Sie im folgenden Tutorial: Pakete erstellen .
Bei Verwendung der Paketabrechnungsmethode wird generell empfohlen, die „Abrechnungsmethode“ in den Profilen Ihrer Paketstudenten auf „Paket“ einzustellen.
Dadurch werden die Kosten für die Unterrichtsstunden automatisch auf null gesetzt (da Sie ihnen das Unterrichtspaket bereits in Rechnung gestellt haben). Durch die Festlegung der Kosten auf null wird sichergestellt, dass dem Kunden nicht versehentlich doppelt berechnet wird.
Paketeinstellungen
In Teachworks gibt es zahlreiche Einstellungen, die Sie für Pakete anpassen können. Sie können die folgenden Einstellungen ändern:
Paketeinheiten - Pakete nach Lektion oder Stunde verfolgen.
Als „Versäumt“ markierte Lektionen als genutzt zählen - Wählen Sie diese Option, um als „Versäumt“ markierte Lektionen als genutzte Paketlektionen zu zählen.
Pakete verfolgen nach - Pakete können nach Schüler oder Familie verfolgt werden.
Pakete verfügbar, sobald die Rechnung genehmigt oder bezahlt ist - Sie können festlegen, ob Pakete verfügbar sind, sobald eine Rechnung mit einem Paket entweder genehmigt oder bezahlt wurde.
Sie können die oben genannten Einstellungen anpassen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Kontoeinstellungen“.
Klicken Sie auf den Reiter „Finanzen & Betrieb“.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Paketeinstellungen“.
Erstellung von Dienstleistungen für Pakete
Wenn Sie in Ihrer Serviceliste Dienste haben, die sowohl für Pakete als auch für Einzelstunden verwendet werden, ist es im Allgemeinen am besten, einen separaten Dienst speziell für Pakete zu erstellen.
Wenn Sie beispielsweise einen Service namens „Englisch-Nachhilfe“ anbieten, der sowohl für Pakete als auch für Einzelstunden genutzt wird, sollten Sie einen separaten Service namens „Englisch-Nachhilfe - Paket“ erstellen, der speziell für Pakete verwendet wird.
Der Workflow der Paketabrechnungsmethode
Wenn Sie die Paketabrechnungsmethode verwenden möchten, können Sie diese mithilfe des folgenden Workflows einrichten:
Beginnen Sie damit, den Abschnitt „Paketeinstellungen“ auf der Seite „Kontoeinstellungen“ an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Als Nächstes stellen Sie im Profil des Schülers das Feld „Abrechnungsmethode“ auf „Paket“ ein.
Erstellen Sie eine Rechnung für den Kunden und verwenden Sie die Option „Paket hinzufügen“ im Abschnitt „Rechnungspositionen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Los“.
Wählen Sie die Details des Pakets aus, einschließlich der Leistung, der Menge und des Einzelpreises für das Paket.
Genehmigen Sie die Rechnung. Je nach Ihren Einstellungen muss die Rechnung möglicherweise auch bezahlt werden, bevor das Paket dem Kunden zur Verfügung steht.
Planen Sie Unterrichtsstunden für den Schüler. Wenn Sie im Formular „Unterrichtsstunde hinzufügen“ im Feld „Schüler“ den Namen des Schülers auswählen, wird die Liste der verfügbaren Leistungen aktualisiert und zeigt alle für den Schüler verfügbaren Stundenpakete an. Wählen Sie die passende Leistung aus und planen Sie die Unterrichtsstunde.
HINWEIS: Wenn Sie die Paketabrechnung mit einer anderen Software verwendet haben, können Sie die Startguthaben für Ihre Kunden wie folgt einrichten: Einrichten der Startguthaben.
Guthaben der Pakete anzeigen
Sie können die Paketguthaben Ihrer Kunden einsehen, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“.
Klicken Sie auf „Paketguthaben“.
Abrechnung von Paketen und Einzelstunden mit Kunden
Wenn Sie Schüler haben, deren Abrechnung hauptsächlich über die Paketabrechnungsmethode erfolgt, die aber auch Unterrichtsstunden belegen, die nicht Teil eines Pakets sind, sollten Sie die Abrechnungsmethode des Schülers trotzdem auf „Paket“ einstellen.
Wenn Sie Einzelstunden planen, die nicht Teil eines Pakets für den Schüler sind, können Sie die Funktion „Kostenüberschreibung“ nutzen. Damit können Sie den einzelnen Stunden Kosten zuweisen, wann immer Sie dem Kunden eine Rechnung stellen müssen.
Um die Paketguthaben genau zu erfassen und sicherzustellen, dass die einzeln abgerechneten Unterrichtsstunden nicht von den Paketen der Kunden abgezogen werden, müssen Sie separate Dienste nutzen, wie oben beschrieben.
Sie können beispielsweise Dienstleistungen mit den Namen „Englisch-Nachhilfe“ und „Englisch-Nachhilfe – Paket“ erstellen. Wenn Sie eine Einzelstunde abrechnen möchten, wählen Sie einfach die Dienstleistung „Englisch-Nachhilfe“ aus, klicken Sie auf die Option „Abrechnungsmethode überschreiben“ und wählen Sie anschließend die gewünschte Abrechnungsmethode aus.
Archivierungspakete
Die Archivierung legt ein Stichtagsdatum für die Berechnung des Pakets eines Kunden fest. Sie trennt die aktuelle Paketnutzung von der bisherigen Unterrichtshistorie unter demselben Servicetyp.
Warum Archivierung nutzen?
Berechnungskontrolle: Unterrichtsstunden, die bis zum gewählten Archivierungsdatum geplant waren, werden von der Berechnung des aktuellen Paketguthabens ausgeschlossen. Dies ist besonders wichtig beim Wechsel eines Kunden von der Abrechnung nach Stundensätzen zur Abrechnung nach Paketen, um sicherzustellen, dass vergangene Unterrichtsstunden nicht rückwirkend das neue Guthaben aufbrauchen.
Dashboard-Bereinigung: Entfernt ältere, vor der Paketierung durchgeführte Aktivitäten aus dem aktiven Dashboard.
ANMERKUNGEN
Durch das Archivieren werden keine Lektionen gelöscht.
Es löscht keine historischen Daten.
Es betrifft nur das, was in die Berechnung des Paketguthabens einbezogen wird.
Es kann zur Verbesserung der Übersichtlichkeit verwendet werden, seine Hauptfunktion besteht jedoch in der Kontrolle der Berechnungsgrenzen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Festlegen eines Stichtags für ein Kundenprofil finden Sie in unserem Leitfaden: Archivpakete .
Weiterführende Literatur
Nachfolgend finden Sie weitere Artikel mit Informationen zum Paket, die für Sie nützlich sein könnten:
Benötigen Sie weitere Hilfe? Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie Sie Pakete für Ihre Kunden erstellen.
Sie sind sich noch unsicher, welche Abrechnungsmethode Sie für Ihr Lehrunternehmen wählen sollen? Werfen Sie einen Blick auf unsere Übersicht: Teachworks Abrechnungsmethoden und Übersicht