Mit dem Add-on „Rechnungs-AutoPay“ können Sie Rechnungen automatisch zur Zahlung über Stripe in die Warteschlange stellen, sobald eine Rechnung genehmigt wurde.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Rechnungs-Autopay“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Einstellungen
Sobald das Add-on aktiviert ist, können Sie auf die Option „Einstellungen“ klicken, um die folgenden Einstellungen anzupassen:
Zahlungsversuche - Mit dieser Einstellung können Sie die Anzahl der Versuche zur Zahlung festlegen.
Versuchsintervall – Mit dieser Einstellung können Sie die Anzahl der Tage zwischen den einzelnen Zahlungsversuchen festlegen.
Aktivierungsmethode – Mit dieser Einstellung können Sie auswählen, wie Sie AutoPay aktivieren möchten. Sie haben folgende Optionen zur Auswahl:
Für alle Kunden aktivieren – Dies ist die Standardoption für die Einstellung „Aktivierungsmethode“ und wendet AutoPay auf alle Ihre Kunden an, die eine Kreditkarte in ihrem Profil gespeichert haben.
Aktivierung im Kundenprofil – Diese Option fügt den Profilen Ihrer Kunden ein Kontrollkästchen „Aktivieren“ hinzu und ermöglicht es Ihnen, die automatische Zahlung für bestimmte Kunden zu aktivieren.
Standardmäßig aktivieren – Diese Einstellung wird angezeigt, wenn die „Aktivierungsmethode“ auf „Im Kundenprofil aktivieren“ eingestellt ist. Ist diese Einstellung aktiviert, wird AutoPay automatisch für alle bestehenden und neuen Kunden mit einer Stripe-ID aktiviert. Ist die Option deaktiviert, ist AutoPay standardmäßig deaktiviert und muss im Kundenprofil aktiviert werden.
HINWEIS: Eine zusätzliche Einstellung namens „Zahlungsmethodenbestellung“ wird sichtbar, wenn ein in den USA ansässiges Unternehmen die Stripe ACH-Zahlungsfunktion aktiviert hat.
Verarbeitung automatischer Zahlungen
Automatische Zahlungen werden für Rechnungen ausgelöst, sobald der Status mithilfe der folgenden Funktionen auf „Genehmigt“ gesetzt wird:
Genehmigung einer einzelnen Rechnung
Aktualisierung des Rechnungsstatus in großen Mengen
Anforderungen
Damit Ihre Rechnungen für die automatische Zahlungsabwicklung in die Warteschlange gestellt werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Status der Rechnung ist auf „Genehmigt“ gesetzt.
Der Kunde verfügt über eine Stripe-ID, die mit seinem Teachworks-Profil verknüpft ist.
Der Rechnungsbetrag muss über 0,50 $ liegen.
Verwendung
Sind die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, wird die Rechnung zur automatischen Zahlung vorgemerkt. Die Reihenfolge der Rechnungsbearbeitung richtet sich nach der Reihenfolge der Rechnungsfreigabe.
Teachworks stellt anschließend mithilfe der Stripe-ID des Kunden eine Verbindung zu Stripe her, um die Zahlung über die im Kundenprofil gespeicherten Kreditkarten abzuwickeln. Zuerst wird die Standardkarte des Kunden belastet. Wird diese Karte abgelehnt und der Kunde hat eine weitere Kreditkarte gespeichert, wird die Belastung wiederholt, bis die Zahlung erfolgreich ist oder keine weiteren Kreditkarten mehr gespeichert sind.
Wenn die Zahlung erfolgreich ist, wird die Rechnung als „Bezahlt“ markiert. Schlägt die Zahlung fehl und ist die Einstellung „Zahlungsversuche“ auf der Einstellungsseite des Add-ons auf mehr als 1 festgelegt, wird der nächste Versuch geplant.
Sie können Rechnungen mit ausstehender automatischer Zahlung in der Rechnungstabelle einsehen. Neben der Rechnungsnummer wird ein Uhrensymbol angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber, um den Zeitpunkt des nächsten Zahlungsversuchs anzuzeigen.
Ergebnisse von Zahlungsversuchen anzeigen
In der Tabelle „Zahlungsversuche“ können Sie alle Zahlungsversuche einsehen, einschließlich erfolgreicher und fehlgeschlagener Zahlungen sowie der Gründe für das Fehlschlagen. Sie können auf diese Tabelle wie folgt zugreifen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf „Mehr“.
Klicken Sie auf „Zahlungsversuche“.
Dashboard-Widget für abgelehnte automatische Zahlungsversuche
Sie können auch das Widget „Abgelehnte automatische Zahlungsversuche“ für Ihr Dashboard aktivieren, das abgelehnte Zahlungsversuche anzeigt, indem Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Dashboard“ und anschließend auf „Dashboard-Einstellungen“.
Aktivieren Sie das Widget, indem Sie den Schalter „Abgelehnte automatische Zahlungsversuche“ auf „Ein“ stellen.
Automatische Rechnungszahlungen deaktivieren
Auf einer Rechnung
Wenn Sie die automatische Zahlung einer einzelnen Rechnung verhindern möchten, können Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“ neben der genehmigten Rechnung, für die Sie die automatischen Zahlungen deaktivieren möchten.
Klicken Sie oben auf der Rechnung auf das Menü „Rechnungsoptionen“.
Klicken Sie auf die Option „Automatische Zahlung abbrechen“.
Deaktivierung des Add-ons für die automatische Rechnungszahlung
Wenn Sie das Add-on „Automatische Rechnungszahlung“ deaktivieren, werden alle ausstehenden Zahlungen storniert.