Wenn Sie Kunden im Voraus abrechnen, führen zusätzliche Kalenderänderungen, wie z. B. die Änderung der Unterrichtsdauer, der Kosten oder die vollständige Löschung eines Unterrichts, zu einer Diskrepanz zwischen Ihrem Stundenplan und den bereits in Rechnung gestellten Leistungen. Um Sie auf diese Abweichung aufmerksam zu machen, zeigt Teachworks automatisch ein rotes Flaggensymbol neben der Rechnungsnummer in Ihrer Rechnungsübersicht an.
Die Änderungen ansehen
Wenn Sie eine markierte Rechnung ansehen, sehen Sie Kennzeichnungen, die geänderte oder gelöschte Unterrichtseinheiten anzeigen. Über dem Feld „Gesamt“ der Rechnung sehen Sie außerdem eine Kennzeichnung, die die Änderung des Rechnungsbetrags und deren Berechnung erläutert.
Berücksichtigung der Änderungen
Je nach Status der Rechnung können zwei verschiedene Arten von Änderungen vorgenommen werden:
Rechnung noch nicht bezahlt : Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt und als „Genehmigt“ markiert ist, werden Sie aufgefordert, sie mit den aktuellen Kursdetails und Kosten zu aktualisieren. Klicken Sie dazu auf den Link im entsprechenden Feld. Dadurch öffnet sich das Formular „Rechnung bearbeiten“ und die Kursdaten werden aktualisiert.
Rechnung bereits bezahlt : Wenn der Rechnungsstatus „Bezahlt“ lautet und sich der Rechnungsbetrag verringert hat, werden Sie aufgefordert, eine Gutschrift auszustellen. Durch Klicken auf den entsprechenden Link öffnet sich das Formular zur Erstellung einer Gutschrift. Dabei wird automatisch eine Position mit dem korrekten Betrag hinzugefügt.
Wenn sich der Rechnungsbetrag erhöht hat, werden Sie aufgefordert, eine neue Rechnung für die zusätzlichen Kosten zu erstellen. Über den im Tag enthaltenen Link öffnen Sie das Formular „Rechnung erstellen“ mit einer Position für die erforderliche Anpassung.
HINWEIS: Es empfiehlt sich, markierte Rechnungen einmalig am Ende eines Abrechnungszeitraums zu bearbeiten, damit alle Änderungen gleichzeitig verarbeitet werden können, bevor die Markierungen für die Rechnung ausgeblendet werden. Wenn Sie eine markierte Rechnung anpassen und die Markierungen vor Ende des Abrechnungszeitraums ausblenden und anschließend weitere Lektionen auf dieser Rechnung im Kalender geändert werden, wird die Rechnung aufgrund dieser Änderungen nicht erneut markiert, da die Markierungen für diese Rechnung bereits ausgeblendet wurden.
Flaggen verstecken
Die Kennzeichnungen können entweder durch Befolgen der Anweisungen für „Bezahlte“ Rechnungen oder durch manuelles Ausblenden der Kennzeichnungen entfernt werden. Es gibt zwei Methoden zum Ausblenden von Kennzeichnungen:
Wenn eine als „Bezahlt“ gekennzeichnete Rechnung markiert wurde und Sie in der Eingabeaufforderung auf den Link „Gutschrift ausstellen & Markierungen ausblenden“ oder „Rechnung erstellen & Markierungen ausblenden“ klicken (siehe Abbildung unten), dann werden die Markierungen für die Rechnung zukünftig ausgeblendet.
Wenn eine Rechnung markiert wurde, verwenden Sie das Menü „Rechnungsoptionen“ auf der Rechnung, um die Option „Markierung ausblenden“ manuell anzuwenden (siehe Abbildung unten). Dadurch werden Markierungen für zukünftige Rechnungen ausgeblendet.
Versteckte Flaggen anzeigen
Beim Betrachten der Rechnungstabelle werden alle Rechnungen mit ausgeblendeten Rechnungsmarkierungen durch ein graues Flaggensymbol neben der Rechnungsnummer angezeigt:
Wenn Sie die als "Ausgeblendet" markierten Flaggen anzeigen möchten, können Sie die folgenden Schritte befolgen:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Ansicht“ neben der Rechnung, bei der Sie die Markierungen anzeigen möchten.
Klicken Sie auf das Menü „Rechnungsoptionen“ und anschließend auf „Flaggen anzeigen“.
