Rückerstattung einer vollständigen oder teilweisen Zahlung
Um eine ordnungsgemäße Buchhaltungsdokumentation zu gewährleisten, dürfen die Originalrechnung oder -zahlung bei der Erstattung einer zugeordneten Zahlung weder geändert noch gelöscht werden. Die Originalbelege müssen unverändert bleiben. Verwenden Sie dazu den folgenden zweistufigen Arbeitsablauf:
Gutschrift ausstellen: Erstellen Sie eine Gutschrift in Höhe des spezifischen Betrags, den Sie erstatten möchten.
Gutschrift erstatten: Die Rückerstattung wird auf der entsprechenden Gutschrift verbucht, um das Kundenkonto auszugleichen.
Schritt 1 – Erstellung der Gutschrift
Der Vorgang zur Erstellung einer Gutschrift ist sowohl für vollständige als auch für teilweise Rückerstattungen identisch.
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Gutschrift ausstellen“.
Wählen Sie den Kunden im Feld „Kunde“ aus.
Wählen Sie den Artikeltyp anhand des Rückerstattungsgrundes aus:
Für Unterrichtsstunden oder allgemeine Gutschriften: Verwenden Sie die Option „Gebühr hinzufügen“, geben Sie den Gutschriftsbetrag ein und tragen Sie den Rückerstattungsgrund in das Beschreibungsfeld ein.
Bei Paketen: Verwenden Sie die Option „Gebühr hinzufügen“, um den fälligen Betrag zu reduzieren, ohne die im Voraus bezahlten Paketstunden des Kunden zu verändern. Verwenden Sie die Option „Paket hinzufügen“, wenn Sie die tatsächliche Anzahl der verbleibenden Stunden im Paketguthaben des Kunden zusätzlich zur finanziellen Rückerstattung reduzieren möchten.
Schritt 2 – Rückerstattung der Gutschrift
Sobald die Gutschrift erstellt wurde, müssen Sie diese erstatten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Geben Sie die Gutschriftsnummer in das Feld „Suchen“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“, um die Gutschrift einzusehen.
Scrollen Sie nach unten zum Formular „Rückerstattung beantragen“ am Ende der Gutschrift.
Geben Sie die Rückerstattungsdetails ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Rückerstattung erfassen“.
Stornierung und Rückerstattung einer Zahlung
Falls versehentlich eine Rechnung erstellt wurde oder Sie eine zugeordnete Zahlung erstatten, die Rechnung aber später noch bezahlt werden muss, sollten Sie die Zuordnung der Zahlung aufheben, eine Rückerstattung verbuchen (und falls die Rechnung später nicht mehr bezahlt wird, die Rechnung stornieren).
Schritt 1 – Aufhebung der Zahlungszuordnung
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die Rechnung, die Sie erstatten und stornieren möchten, einzusehen.
Die Zuordnung der Rechnung kann durch Anklicken des „X“-Symbols neben der/den Zahlung(en) auf der Rechnung aufgehoben werden.
Schritt 2 – Rückerstattung der Zahlung
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und anschließend auf „Zahlungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die Zahlung(en) anzuzeigen, die Sie zurückerstatten müssen.
Klicken Sie oben rechts auf „Mehr“ und wählen Sie die Option „Rückerstattung“.
HINWEIS: Die Option „Rückerstattung“ steht erst zur Verfügung, nachdem die Zahlung der Rechnung storniert wurde.
Schritt 3 – Stornierung der Rechnung
Falls die Rechnung zukünftig nicht mehr bezahlt werden muss, können Sie sie wie folgt stornieren:
Klicken Sie auf „Abrechnung“ und dann auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf das Symbol „Anzeigen“, um die zu erstattende Rechnung einzusehen.
Klicken Sie auf „Rechnungsoptionen“ und wählen Sie „Stornieren“.