Mit unserem Add-on „Benutzerdefinierte Formulareinladungen“ können Sie Einladungen an Kunden oder Mitarbeiter senden, um deren Daten mithilfe von benutzerdefinierten Formularen zu aktualisieren.
Unterschied zwischen benutzerdefinierten Formularen und benutzerdefinierten Einladungen
Benutzerdefinierte Formulare erstellen neue Profile in Teachworks und dienen der Einschreibung neuer Studierender oder Mitarbeiter. Benutzerdefinierte Formulareinladungen hingegen werden verwendet, um bestehende Profile zu aktualisieren. Individuell gestaltete Einladungsformulare sind nützlich, wenn Sie Folgendes möchten:
Sammeln Sie zusätzliche Informationen von Kunden und Mitarbeitern.
Familien können zusätzliche Kinder als Schüler anmelden.
Erfassen oder aktualisieren Sie Kreditkartendaten (wenn Sie unsere Stripe-Integration nutzen).
Ermöglichen Sie es Kunden, ihre Profilinformationen zu aktualisieren, ohne ein Benutzerkonto aktivieren zu müssen.
Sie können Einladungen an Kunden und Mitarbeiter senden, um deren Daten über Ihre bestehenden benutzerdefinierten Anmeldeformulare zu aktualisieren; in manchen Fällen möchten Sie jedoch möglicherweise separate benutzerdefinierte Formulare speziell für die Aktualisierung bestimmter Teile bestehender Profile erstellen.
Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nicht sofort Kreditkarteninformationen von potenziellen Kunden erfassen – in diesem Fall können Sie ein separates Formular erstellen, das Sie dem Kunden zu einem späteren Zeitpunkt zusenden.
Aktivierung des Add-ons
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Nutzen Sie das Suchfeld oben und geben Sie „Benutzerdefinierte Formulareinladungen“ ein.
Schalten Sie den Schalter auf „Ein“, um das Add-on zu aktivieren.
Einstellungen
E-Mail-Benachrichtigung – Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie bei jedem Ausfüllen eines benutzerdefinierten Formulars eine E-Mail an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse erhalten möchten.
Verwendung
Versenden von personalisierten Einladungsformularen
Klicken Sie auf „Konto“ und anschließend auf „Integrationen & Add-ons“.
Klicken Sie unter dem Add-on „Benutzerdefinierte Formulareinladungen“ auf „Einladungen“.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Neu“.
Wählen Sie das passende Formular aus dem Dropdown-Menü „Formulartyp“ aus.
Wählen Sie die entsprechenden Empfänger aus.
Geben Sie an, wann die Links ablaufen sollen (3, 5, 7 oder 10 Tage).
Senden Sie das Formular ab, indem Sie auf „Einladungen senden“ klicken.
Sobald Sie das Formular abgeschickt haben, werden Sie zur Tabelle „Benutzerdefinierte Formulareinladungen“ weitergeleitet, wo Sie die versendeten Einladungen während ihrer Bearbeitung einsehen können.
HINWEIS: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Formulareinladung mit den Stripe-Kreditkartenfeldern versenden und der Kunde bereits eine Kreditkarte hinterlegt hat, werden ihm zwei Optionen angezeigt:
Keine Änderung – Dadurch können sie das Formular absenden, ohne ihre Kreditkartendaten aktualisieren zu müssen.
Kreditkarte aktualisieren – Dadurch können sie ihre Kreditkarte durch eine neue Kreditkarte ersetzen.
Tabelle für individuelle Einladungen
Die Tabelle „Benutzerdefinierte Einladungsformulare“ zeigt folgende Informationen an:
Empfänger – An wen die Einladung gesendet wurde.
Formularname – Welches Formular wurde ihnen zugesandt?
Ablaufdatum - Wann die Einladung abläuft.
Formularlink – Ein direkter Link zum Formular.
Status – Der Status der Einladung.
Zuletzt gesendet am - Wann wurde die Einladung zuletzt versendet?
Sie können auf das Briefumschlagsymbol klicken, um das benutzerdefinierte Formular erneut zu senden.
Überprüfung des Status einer Einladung
In den Benachrichtigungsprotokollen Ihres Teachworks-Kontos können Sie überprüfen, ob Einladungen versendet wurden. Der E-Mail-Typ wird je nach Empfänger als „Kundeneinladung“ oder „Mitarbeitereinladung“ aufgeführt.
Den Zustellstatus einer Einladung können Sie in der Spalte „Status“ des Formulars „Benutzerdefinierte Einladungen“ überprüfen.
Gesendet : Dies bedeutet, dass die Einladung an den Kunden/Mitarbeiter gesendet wurde.
Nicht gesendet – Keine E-Mail-Adresse : Dies bedeutet, dass im Profil des Kunden/Mitarbeiters keine E-Mail-Adresse erfasst wurde, weshalb die Einladung nicht versendet werden konnte.
Abgeschlossen : Der Kunde hat die Einladung erhalten und das Formular zur Aktualisierung seines Profils ausgefüllt.
Eine Einladung löschen
Falls Sie versehentlich eine Einladung an den falschen Kunden oder Mitarbeiter gesendet oder das falsche Formular ausgewählt haben, können Sie die Einladung löschen, indem Sie in der Tabelle „Benutzerdefinierte Formulareinladungen“ auf das Papierkorbsymbol klicken. Kunden oder Mitarbeiter können dann nicht mehr auf das Formular zugreifen.
Anpassen der E-Mail-Vorlage für benutzerdefinierte Formulareinladungen
Sie können die E-Mail-Vorlage sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter bearbeiten, indem Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen: Anpassen von Benachrichtigungsvorlagen .
HINWEIS: Wenn Sie einem Mitarbeiter eine benutzerdefinierte Formulareinladung senden und das benutzerdefinierte Formular ein Feld „Anhang“ enthält, wird dieses Feld ausgelassen.