Ακολουθεί μια επισκόπηση των τύπων εγγραφών που συγχρονίζονται από το Teachworks στο QuickBooks:
Πελάτες
Νέες εγγραφές - Εάν μια εγγραφή δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα αναζητήσει στον λογαριασμό σας στο QuickBooks έναν υπάρχοντα πελάτη με το ίδιο όνομα και επώνυμο. Εάν βρεθεί μια αντίστοιχη εγγραφή, θα ενημερωθεί με τα στοιχεία επικοινωνίας στον λογαριασμό σας στο Teachworks, διαφορετικά θα δημιουργηθεί ένας νέος πελάτης.
Ενημέρωση Εγγραφών - Εάν μια εγγραφή έχει ήδη συγχρονιστεί με το QuickBooks, θα ενημερωθεί με τυχόν αλλαγές που έγιναν στο προφίλ του πελάτη στο Teachworks.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η αλλαγή της κατάστασης ενός πελάτη στο Teachworks σε Ανενεργός δεν θα αλλάξει την κατάσταση του πελάτη στο QBO.
Διαγραφή - Εάν ένας πελάτης που έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks διαγραφεί αργότερα στο Teachworks, αυτή η εγγραφή θα οριστεί ως ανενεργή στο QuickBooks.
Τα ονόματα πρέπει να έχουν τουλάχιστον έναν χαρακτήρα και δεν μπορούν να περιλαμβάνουν στηλοθέτες, νέες γραμμές ή ':'
Το Teachworks συγχρονίζει οποιονδήποτε πελάτη με κατάσταση "Ενεργός" ή πελάτες με κατάσταση διαφορετική από "Ενεργός", εάν αυτός ο πελάτης έχει μη συγχρονισμένα τιμολόγια.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν συνδέετε πολλούς λογαριασμούς Teachworks σε έναν μόνο λογαριασμό QuickBooks online, η λογική και οι κανόνες που εφαρμόζονται στον συγχρονισμό εγγραφών διαφέρουν από ό,τι αν συγχρονίζατε με έναν μόνο λογαριασμό Teachwork. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο: Συγχρονισμός πολλαπλών λογαριασμών Teachworks σε έναν λογαριασμό QuickBooks .
Υπηρεσίες
Οι υπηρεσίες προστίθενται στον λογαριασμό σας QuickBooks ως στοιχεία υπηρεσιών.
Νέες εγγραφές - Εάν μια εγγραφή δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα ελέγξει πρώτα εάν υπάρχει κάποιο στοιχείο στο QuickBooks με το ίδιο όνομα και θα το ενημερώσει εάν βρεθεί κάποιο. Διαφορετικά, θα δημιουργηθεί ένα νέο στοιχείο υπηρεσίας στο QuickBooks.
Ενημέρωση εγγραφών - Εάν μια εγγραφή έχει ήδη συγχρονιστεί με το QuickBooks, τυχόν αλλαγές στο όνομα στο Teachworks θα ενημερωθούν στο QuickBooks.
Διαγραφή - Οι υπηρεσίες που διαγράφονται στο Teachworks δεν θα διαγραφούν στο QuickBooks. Εάν θέλετε να τις διαγράψετε στο QuickBooks, πρέπει να το κάνετε αυτό χειροκίνητα.
Οι τίτλοι υπηρεσιών πρέπει να έχουν μήκος 100 χαρακτήρες ή λιγότερους, να έχουν τουλάχιστον έναν χαρακτήρα και δεν μπορούν να περιλαμβάνουν στηλοθέτες, νέες γραμμές ή ':'.
Τα μαθήματα που περιλαμβάνονται στα τιμολόγια που συγχρονίζετε με το QuickBooks σχετίζονται με την υπηρεσία που καθορίζεται για το μάθημα.
Ο Λογαριασμός Πωλήσεων για τις Υπηρεσίες στο QuickBooks ορίζεται στον Λογαριασμό Πωλήσεων που καθορίζετε στη σελίδα Ρυθμίσεις Συγχρονισμού στο Teachworks.
Τιμολόγια
Μόνο τα τιμολόγια με κατάσταση "Εγκρίθηκε" ή "Πληρώθηκε" συγχρονίζονται.
Νέες εγγραφές - Εάν μια εγγραφή δεν έχει συγχρονιστεί με το QuickBooks, το Teachworks θα ελέγξει πρώτα εάν υπάρχει τιμολόγιο με τον ίδιο αριθμό στο QuickBooks που δημιουργήθηκε μετά το τιμολόγιο στο Teachworks . Εάν βρεθεί τιμολόγιο, θα ενημερώσει αυτήν την εγγραφή με τις λεπτομέρειες του τιμολογίου στο QuickBooks. Εάν κανένα τιμολόγιο δεν έχει τον ίδιο αριθμό, θα δημιουργηθεί ένα νέο τιμολόγιο.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Ορίστε τους αριθμούς των τιμολογίων σας στο Teachworks ώστε να ξεκινούν με τον αριθμό μετά το τελευταίο τιμολόγιο που έχετε δημιουργήσει στο QuickBooks.
Ενημέρωση Εγγραφών - Εάν ένα τιμολόγιο αλλάξει στο Teachworks, το αντίστοιχο τιμολόγιο στο QuickBooks θα ενημερωθεί με τις αλλαγές μετά τον συγχρονισμό.
Διαγραμμένα & Ακυρωμένα Τιμολόγια - Τα τιμολόγια που διαγράφονται ή ακυρώνονται στο Teachworks πρέπει να ακυρώνονται χειροκίνητα στο QuickBooks.
Σημαντικές σημειώσεις σχετικά με τον φόρο πωλήσεων στα τιμολόγια:
Πιστωτικά Σημειώματα
Οι κανόνες για τα τιμολόγια που αναφέρονται παραπάνω ισχύουν και για τα Πιστωτικά Σημειώματα.
Τα πιστωτικά σημειώματα δημιουργούνται στο QuickBooks ως πιστωτικά σημειώματα.
Τα πιστωτικά σημειώματα που έχουν εκχωρηθεί στα Τιμολόγια δεν εκχωρούνται αυτόματα όταν συγχρονίζονται με το QuickBooks -- η εκχώρηση πρέπει να γίνει στο QuickBooks.
Πληρωμές
Μια νέα πληρωμή που δημιουργείται στο Teachworks θα δημιουργήσει μια νέα πληρωμή στο QuickBooks με αντίστοιχες λεπτομέρειες
Οι πληρωμές δεν κατανέμονται σε τιμολόγια όταν συγχρονίζονται με το QuickBooks - η κατανομή πρέπει να γίνεται στο QuickBooks.
Οι πληρωμές που διαγράφονται στο Teachworks μετά τον συγχρονισμό τους με το QuickBooks πρέπει να διαγράφονται χειροκίνητα στο QuickBooks.