Στο Teachworks, οι αριθμοί τιμολογίων και πιστωτικών σημειωμάτων αποτελούνται από δύο διαφορετικά μέρη:
Ένα πρόθεμα
Αριθμός Τιμολογίου
Μέρος 1 - Το Πρόθεμα
Ένα πρόθεμα τιμολογίου είναι μια σύντομη ακολουθία γραμμάτων ή αριθμών που προστίθενται στην αρχή των αριθμών του τιμολογίου σας.
Για παράδειγμα, η χρήση του προεπιλεγμένου προθέματος "INV-" θα έχει ως αποτέλεσμα αριθμούς τιμολογίων όπως INV-1001. Ομοίως, το προεπιλεγμένο πρόθεμα για τα πιστωτικά σημειώματα είναι "CN-". Για να προσαρμόσετε αυτά τα προθέματα, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Κάντε κλικ στο "Λογαριασμός" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις λογαριασμού".
Μεταβείτε στην καρτέλα "Οικονομικά & Λειτουργίες".
Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Αριθμολόγηση και αναγνώριση τιμολογίου".
Ορίστε το πρόθεμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στα πεδία "Πρόθεμα τιμολογίου" και "Πρόθεμα πιστωτικού σημειώματος".
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Αν δεν θέλετε να έχετε Πρόθεμα Τιμολογίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απλώς αριθμούς αφήνοντας κενό το πεδίο "Πρόθεμα Τιμολογίου". Ωστόσο, γενικά συνιστούμε να χρησιμοποιείτε τουλάχιστον ένα πρόθεμα για τα πιστωτικά σας σημειώματα, καθώς αυτό θα διευκολύνει τη διάκριση μεταξύ των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειωμάτων στον πίνακα "Τιμολόγια".
Το πρόθεμα αποδίδεται όταν προβάλλετε ένα τιμολόγιο, δεν αποθηκεύεται με την εγγραφή τιμολογίου. Αυτό σημαίνει ότι εάν δημιουργήσετε ορισμένα τιμολόγια και το πρόθεμα έχει οριστεί σε "INV-" και αργότερα αλλάξετε το πρόθεμα σε "INVOICE", την επόμενη φορά που θα προβάλετε τα τιμολόγια, το τρέχον πρόθεμα "INVOICE" θα προστεθεί στην αρχή του αριθμού για όλα τα τιμολόγια, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δημιουργήθηκαν πριν από την αλλαγή.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι εταιρείες που έχουν μεγάλα προθέματα τιμολογίων ή πιστωτικών σημειωμάτων (δηλαδή, 8 χαρακτήρες ή περισσότερους) θα έχουν το πρόθεμα κρυμμένο από προεπιλογή στις φόρμες τιμολογίου, ώστε να είναι ορατός ο Αριθμός Τιμολογίου. Μπορείτε να τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από την ενότητα προθέματος για να δείτε το πρόθεμα.
Μέρος 2 - Αριθμός Τιμολογίου
Οι αριθμοί τιμολογίων είναι μια μοναδική αριθμητική τιμή που αντιστοιχίζεται σε κάθε τιμολόγιο ή πιστωτικό σημείωμα που δημιουργείτε.
Όταν δημιουργείτε τιμολόγια ή πιστωτικά σημειώματα, οι αριθμοί τιμολογίων θα αυξάνονται αυτόματα. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να ορίσετε τους αριθμούς τιμολογίων σε υψηλότερη τιμή κατά τη δημιουργία ενός τιμολογίου χρησιμοποιώντας το πεδίο "Αριθμός" στη φόρμα "Δημιουργία τιμολογίου".
Οι αριθμοί τιμολογίων στοιχίζονται δεξιά με 4 ψηφία, επομένως ένα τιμολόγιο με τον αριθμό "1" θα εμφανίζεται ως "0001". Ένα τιμολόγιο με τον αριθμό "25" θα εμφανίζεται ως "0025". Εάν ο αριθμός τιμολογίου είναι ίσος ή μεγαλύτερος από 4 ψηφία, δεν θα προστεθούν μηδενικά στην αρχή.