Αφού συνδεθείτε στο QuickBooks, θα χρειαστεί να κάνετε μερικές επιλογές που θα καθορίσουν ποιοι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για την καταγραφή διαφορετικών τύπων συναλλαγών. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να το επιλέξετε:
Κάντε κλικ στο "Λογαριασμός" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Ενσωματώσεις και πρόσθετα".
Κάντε κλικ στις "Ρυθμίσεις" στην ενότητα Ενσωμάτωση QuickBooks.
Στο πεδίο "Λογαριασμός Πωλήσεων", επιλέξτε τον λογαριασμό πωλήσεων στον οποίο θέλετε να καταγράψετε τις πωλήσεις μέσω τιμολογίου. Μια τυπική επιλογή θα ήταν "Πωλήσεις" ή "Υπηρεσίες".
Αλλάξτε την εναλλαγή "Παράλειψη ενημέρωσης λογαριασμού πωλήσεων για υπηρεσίες" σε "Ενεργοποιημένη", εάν έχετε καθορίσει διαφορετικό λογαριασμό πωλήσεων για τις υπηρεσίες σας στο QuickBooks. Αυτό θα διατηρήσει αυτά τα αρχεία αμετάβλητα κατά την ενημέρωση των υπηρεσιών στο Teachworks.
Στο πεδίο "Λογαριασμός έκπτωσης", επιλέξτε τον λογαριασμό στον οποίο θέλετε να καταγράφονται οι εκπτώσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό με το όνομα "Εκπτώσεις" στον λογαριασμό σας QuickBooks, εάν δεν υπάρχει ήδη. Εάν δεν κάνετε κάποια επιλογή, οι εκπτώσεις θα καταγράφονται στην επιλογή σας από το πεδίο "Λογαριασμός πωλήσεων".
Επιλέξτε τον "Κωδικό Φόρου" που θα χρησιμοποιηθεί για τον φόρο πωλήσεων σε οποιοδήποτε από τα τιμολόγιά σας. Θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τουλάχιστον έναν λογαριασμό φόρου πωλήσεων πριν κάνετε αυτήν την επιλογή.
Στον "Λογαριασμό Κατάθεσης" επιλέξτε τον λογαριασμό στον οποίο θα πρέπει να κατατεθούν οι πληρωμές. Εάν αυτό το πεδίο παραμείνει κενό, οι καταθέσεις θα καταγραφούν στον λογαριασμό "Μη Κατατεθειμένα Χρήματα" του QuickBooks.
Το πεδίο "Ημερομηνία έναρξης" σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε μόνο τιμολόγια, πιστωτικά σημειώματα και πληρωμές που ξεκινούν από την ημερομηνία που καταχωρήθηκε. Αυτό είναι χρήσιμο εάν τα τιμολόγια που βρίσκονται στον λογαριασμό σας Teachworks έχουν ήδη καταχωρηθεί χειροκίνητα στο QuickBooks. Κατά τον ορισμό μιας Ημερομηνίας έναρξης, το λογισμικό θα συγχρονίζει τους Ανενεργούς Πελάτες με το QuickBooks μόνο εάν αυτοί οι πελάτες έχουν τιμολόγια ή πληρωμές μετά την ημερομηνία έναρξης.
Από προεπιλογή, οι πελάτες με τιμολόγια ή πληρωμές θα συγχρονίζονται με το QuickBooks. Ωστόσο, μπορείτε να αλλάξετε την εναλλαγή "Συγχρονισμός όλων των ενεργών πελατών" σε "Ενεργό" εάν θέλετε να συγχρονίσετε ενεργούς πελάτες ακόμα κι αν δεν έχουν τιμολόγια ή πληρωμές στο Teachworks:
Επιλογές πληρωμής τιμολογίου: Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν στέλνετε τιμολόγια στους πελάτες σας απευθείας από το Quickbooks και εισπράττετε ηλεκτρονικές πληρωμές χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ηλεκτρονικής πληρωμής Quickbooks. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις ηλεκτρονικές πληρωμές Quickbooks εδώ: Πληρωμές Quickbooks
Εάν δεν θέλετε να συγχρονίσετε πληρωμές, τότε ρυθμίστε την εναλλαγή "Εξαίρεση πληρωμών" σε "Ενεργοποίηση".
Αν θέλετε να συγχρονίσετε και την περιγραφή που περιλαμβάνεται στα τιμολόγιά σας στο Teachworks, αλλάξτε την εναλλαγή "Οδηγίες τιμολογίου" σε "Ενεργοποίηση".
Αν θέλετε να συγχρονίσετε τα τιμολόγιά σας τελευταία, επιλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση" στην ενότητα "Συγχρονισμός Τελευταίων Τιμολογίων". Αυτή η ρύθμιση είναι χρήσιμη αν έχετε ενεργοποιήσει τη ρύθμιση "Αυτόματη εφαρμογή πιστώσεων" στο QuickBooks, καθώς απαιτεί τον συγχρονισμό των τιμολογίων μετά τις πληρωμές και τα πιστωτικά σημειώματα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Teachworks θα αναζητήσει επίσης ένα Στοιχείο "Έκπτωσης" στον λογαριασμό σας και θα το χρησιμοποιήσει για εκπτώσεις σε τιμολόγια, διαφορετικά θα δημιουργήσει ένα Στοιχείο με αυτό το όνομα και θα το συσχετίσει με τον "Λογαριασμό Έκπτωσης" που αναφέρεται παραπάνω. Εάν έχετε έναν λογαριασμό κατηγορίας με το όνομα "Έκπτωση", τότε θα δημιουργηθεί ένα Στοιχείο με το όνομα "Έκπτωση*" για να αποφευχθεί η διένεξη με την κατηγορία. Μπορείτε να το μετονομάσετε εάν είναι απαραίτητο, αφού συγχρονιστεί.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν δεν επιλέξετε φορολογικό λογαριασμό στο Βήμα 6, τα τιμολόγια με φόρο πωλήσεων θα συγχρονιστούν χωρίς τον φόρο πωλήσεων.
Κόσμοι σε παγκόσμιο επίπεδο : Εάν χρησιμοποιείτε την παγκόσμια έκδοση του QuickBooks (δηλαδή, όλοι οι χρήστες εκτός ΗΠΑ), πρέπει να προσθέσετε έναν συντελεστή φόρου πωλήσεων στο QuickBooks και, στη συνέχεια, να τον επιλέξετε στο πεδίο "Κωδικός Φόρου" στο Teachworks, προκειμένου να συγχρονίσετε τα τιμολόγια με τον φόρο πωλήσεων.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Όταν χρησιμοποιείτε τη ρύθμιση "Συγχρονισμός Τελευταίων Τιμολογίων", είναι απαραίτητο να συγχρονίζετε το QuickBooks Online μόνο μετά την επεξεργασία των πληρωμών. Εάν δημιουργούσατε τιμολόγια, συγχρονίζατε τα αρχεία σας και στη συνέχεια συγχρονίζατε τις πληρωμές σας αργότερα, τα τιμολόγια θα υπήρχαν ήδη και επομένως η αυτόματη κατανομή δεν θα εφαρμοζόταν.
Μόλις ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, θα είστε έτοιμοι να συγχρονίσετε τον λογαριασμό σας Teachworks με το QuickBooks.