Μπορείτε να καταγράφετε πληρωμές που λαμβάνετε εκτός Teachworks (μετρητά, επιταγές, Zelle) για να διατηρείτε ακριβή υπόλοιπα πελατών και να εκκαθαρίζετε τα ανεξόφλητα τιμολόγια.
Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να καταγράψετε μια πληρωμή και αυτές περιγράφονται λεπτομερώς παρακάτω:
Μέθοδος 1 - Καταγραφή Πληρωμής Τιμολογίου
Για να καταγράψετε μια πληρωμή απευθείας σε ένα τιμολόγιο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Κάντε κλικ στην επιλογή «Χρέωση» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Τιμολόγια».
Κάντε κλικ στο τιμολόγιο για το οποίο θέλετε να καταγράψετε μια πληρωμή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "Προβολή".
Μεταβείτε στην ενότητα "Εγγραφή Πληρωμής" στο κάτω μέρος του τιμολογίου.
Εισαγάγετε τα στοιχεία πληρωμής. Εάν η πληρωμή υπερβαίνει το οφειλόμενο ποσό στο τιμολόγιο, θα δημιουργηθεί μια υπερπληρωμή για το υπερβάλλον ποσό που μπορεί στη συνέχεια να εφαρμοστεί σε άλλα τιμολόγια.
Αν θέλετε να στείλετε ένα email για να ειδοποιήσετε τον πελάτη ότι έχει ληφθεί μια πληρωμή, ενεργοποιήστε την επιλογή "Αποστολή απόδειξης".
Υποβάλετε τη φόρμα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν αυτή η ενότητα δεν εμφανίζεται, τότε ελέγξτε την κατάσταση του τιμολογίου - το τιμολόγιο πρέπει να έχει την κατάσταση "Εγκρίθηκε" για να καταγραφεί μια πληρωμή.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν πρόκειται να επεξεργάζεστε πληρωμές για πολλά τιμολόγια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με το βέλος στα δεξιά του κουμπιού "Αποθήκευση Πληρωμής" και να κάνετε κλικ στην επιλογή "Χρέωση & Προβολή Επόμενου Μη Πληρωμένου". Αυτό θα σας μεταφέρει στο επόμενο μη πληρωμένο τιμολόγιο μετά την ολοκλήρωση της χρέωσης.
Μέθοδος 2 - Καταγραφή Πληρωμής Πριν από την Τιμολόγηση
Εάν χρειάζεται να καταγράψετε μια πληρωμή πριν τιμολογήσετε τον πελάτη, μπορείτε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
Κάντε κλικ στην επιλογή «Χρέωση» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Πληρωμές».
Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέο" στο επάνω μέρος του πίνακα.
Εισαγάγετε τα στοιχεία πληρωμής.
Αν θέλετε να καταγράψετε επιπλέον πληρωμές, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση & Προσθήκη Νέας". Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποθήκευση".
Αφού δημιουργηθεί η πληρωμή, την επόμενη φορά που θα δημιουργήσετε ένα τιμολόγιο για τον πελάτη, θα μπορείτε να αντιστοιχίσετε την πληρωμή στο τιμολόγιο .
Αποστολή/Επαναποστολή Απόδειξης Πληρωμής που Ελήφθη
Ενώ καταγράφετε μια πληρωμή στο Teachworks, θα έχετε την επιλογή να στείλετε μια απόδειξη πληρωμής στον πελάτη. Ωστόσο, εάν δεν επιλέξατε αρχικά το πλαίσιο ελέγχου "Αποστολή Απόδειξης" ή εάν θέλετε να στείλετε ξανά την απόδειξη, μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
Κάντε κλικ στην επιλογή «Χρέωση» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Πληρωμές».
Βρείτε την πληρωμή για την οποία θέλετε να στείλετε την απόδειξη και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Προβολή" για να δείτε την πληρωμή.
Κάντε κλικ στο κουμπί «Αποστολή Απόδειξης» στο επάνω μέρος του πίνακα.
Ενσωμάτωση Stripe
Εάν χρησιμοποιείτε την Ενσωμάτωση Stripe για την επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα, οι πληρωμές θα καταγράφονται αυτόματα. Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την Ενσωμάτωση Stripe εδώ: Ενσωμάτωση Stripe .
Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Δείτε ένα βίντεο