Όταν χρεώνετε τους πελάτες εκ των προτέρων, οι πρόσθετες τροποποιήσεις στο ημερολόγιο, όπως η αλλαγή της διάρκειας, του κόστους ή η πλήρης διαγραφή ενός μαθήματος, δημιουργούν αναντιστοιχία μεταξύ του προγράμματός σας και αυτού που έχει ήδη τιμολογηθεί. Για να σας ειδοποιήσει για αυτήν την αναντιστοιχία, το Teachworks εμφανίζει αυτόματα ένα εικονίδιο κόκκινης σημαίας δίπλα στον αριθμό τιμολογίου στον πίνακα Τιμολόγια.
Προβολή των αλλαγών
Όταν προβάλλετε ένα τιμολόγιο με σημαία, θα δείτε ετικέτες που υποδεικνύουν μαθήματα που έχουν αλλάξει ή διαγραφεί. Θα δείτε επίσης μια ετικέτα πάνω από το πεδίο "Σύνολο" του τιμολογίου που υποδεικνύει την αλλαγή στο σύνολο του τιμολογίου και τον τρόπο λήψεως υπόψη της.
Λογιστική για τις Αλλαγές
Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι αλλαγών που μπορούν να γίνουν ανάλογα με την κατάσταση του τιμολογίου:
Το τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί ακόμη : Εάν το τιμολόγιο δεν έχει πληρωθεί ακόμη και είναι "Εγκρίθηκε", θα σας ζητηθεί να ενημερώσετε το τιμολόγιο για να χρησιμοποιήσετε τις τρέχουσες λεπτομέρειες και το κόστος του μαθήματος. Μπορείτε να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο που παρέχεται στην ετικέτα, ο οποίος θα ανοίξει τη φόρμα "Επεξεργασία τιμολογίου" και θα ανανεώσει τα μαθήματα.
Το τιμολόγιο έχει ήδη πληρωθεί : Εάν η κατάσταση του τιμολογίου είναι "Πληρωμένο" και το συνολικό ποσό του τιμολογίου έχει μειωθεί , τότε θα σας ζητηθεί να εκδώσετε ένα πιστωτικό σημείωμα. Κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο που παρέχεται στην ετικέτα, θα ανοίξει η φόρμα για τη δημιουργία ενός πιστωτικού σημειώματος και θα προστεθεί αυτόματα ένα στοιχείο γραμμής στο πιστωτικό σημείωμα για το σωστό ποσό.
Εάν το συνολικό ποσό του τιμολογίου έχει αυξηθεί , τότε θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα νέο τιμολόγιο για το επιπλέον κόστος. Ο σύνδεσμος που παρέχεται στην ετικέτα θα ανοίξει τη φόρμα "Δημιουργία Τιμολογίου" με ένα στοιχείο γραμμής για την απαιτούμενη προσαρμογή.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Είναι καλύτερο να επεξεργάζεστε τα τιμολόγια με σημαία μία φορά στο τέλος μιας περιόδου χρέωσης, ώστε όλες οι αλλαγές να μπορούν να αντιμετωπιστούν ταυτόχρονα πριν το τιμολόγιο οριστεί για απόκρυψη σημαιών. Εάν προσαρμόσετε ένα τιμολόγιο με σημαία και αποκρύψετε τις σημαίες πριν από το τέλος της περιόδου χρέωσης και στη συνέχεια άλλα μαθήματα στο τιμολόγιο αλλάξουν στο ημερολόγιο, το τιμολόγιο δεν θα επισημανθεί για αυτές τις αλλαγές επειδή έχετε ήδη αποκρύψει σημαίες για αυτό το τιμολόγιο.
Κρύβοντας σημαίες
Οι σημαίες μπορούν να αποκρυφθούν είτε ακολουθώντας τις οδηγίες για τα τιμολόγια "Πληρωμένα" είτε αποκρύπτοντας τις σημαίες χειροκίνητα. Οι δύο μέθοδοι για την απόκρυψη των σημαιών είναι:
Εάν ένα τιμολόγιο με την ένδειξη "Πληρωμένο" έχει επισημανθεί και κάνετε κλικ στον σύνδεσμο στην προτροπή για "Έκδοση Πίστωσης & Απόκρυψη Σημαιών" ή "Δημιουργία Τιμολογίου & Απόκρυψη Σημαιών" (δείτε την εικόνα παρακάτω), τότε οι σημαίες θα αποκρύπτονται από το τιμολόγιο στο εξής.
Εάν ένα τιμολόγιο έχει επισημανθεί, χρησιμοποιήστε το μενού "Επιλογές τιμολογίου" στο τιμολόγιο για να εφαρμόσετε χειροκίνητα την επιλογή "Απόκρυψη σημαίας" (δείτε την παρακάτω εικόνα) και στη συνέχεια οι σημαίες θα αποκρύπτονται από το τιμολόγιο στο εξής.
Προβολή κρυφών σημαιών
Κατά την προβολή του πίνακα τιμολογίων, μπορείτε να δείτε όλα τα τιμολόγια που έχουν κρυφές σημαίες τιμολογίων να εμφανίζουν ένα γκρι εικονίδιο σημαίας δίπλα στον αριθμό τιμολογίου:
Αν θέλετε να εμφανίσετε σημαίες που έχουν "κρυφτεί", μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
Κάντε κλικ στην επιλογή «Χρέωση» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Τιμολόγια».
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Προβολή" δίπλα στο τιμολόγιο στο οποίο θέλετε να εμφανίζονται οι σημαίες.
Κάντε κλικ στο μενού "Επιλογές τιμολογίου" και κάντε κλικ στην επιλογή "Εμφάνιση σημαιών".
