Το πρόσθετο αυτόματου πιλότου τιμολογίων σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα πρόγραμμα που θα δημιουργεί αυτόματα τιμολόγια.
Ενεργοποίηση του πρόσθετου αυτόματου πιλότου τιμολογίων
Κάντε κλικ στο "Λογαριασμός" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Ενσωματώσεις και πρόσθετα".
Χρησιμοποιώντας το πεδίο "Αναζήτηση" στο επάνω μέρος, εισαγάγετε "Αυτόματος πιλότος τιμολογίου".
Αλλάξτε την εναλλαγή σε "Ενεργοποίηση" για να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο.
Δημιουργία χρονοδιαγράμματος αυτόματου πιλότου τιμολογίου
Μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα αυτόματου πιλότου τιμολογίων:
Κάντε κλικ στην επιλογή «Χρέωση» και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή «Προσθήκη χρονοδιαγράμματος τιμολογίου».
Ολοκληρώστε τα βήματα "Ρυθμίσεις χρονοδιαγράμματος" και "Ρυθμίσεις τιμολογίου" χρησιμοποιώντας τις παρακάτω λεπτομέρειες.
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Όπως αναφέρθηκε στο Βήμα 2 παραπάνω, υπάρχουν δύο βήματα που εμπλέκονται κατά τη δημιουργία ενός νέου
Πρόγραμμα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίου:
Βήμα 1: Ρυθμίσεις προγραμματισμού
Αυτό το βήμα σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε πότε και πόσο συχνά δημιουργούνται τα τιμολόγια. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:
Τίτλος - Εισαγάγετε έναν τίτλο που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε το πρόγραμμα σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε αλλαγές
Έναρξη/Λήξη - Εισαγάγετε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης για την χρονική περίοδο κατά την οποία θα δημιουργούνται τα τιμολόγια. Η ημερομηνία έναρξης θα είναι η αρχή της πρώτης περιόδου τιμολόγησης και η ημερομηνία λήξης θα πρέπει να περιλαμβάνει το τέλος της περιόδου τιμολόγησης για τα τελευταία τιμολόγια που θέλετε να δημιουργήσετε με το χρονοδιάγραμμα.
Συχνότητα - Επιλέξτε πόσο συχνά το πρόγραμμα θα δημιουργεί τιμολόγια. Μπορείτε να επαναλαμβάνετε καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία, καθώς και αρκετές παραλλαγές για καθεμία από αυτές τις περιόδους.
Χρονισμός - Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργείτε τα τιμολόγια στην αρχή κάθε περιόδου τιμολόγησης εάν τιμολογείτε τους πελάτες εκ των προτέρων ή στο τέλος κάθε περιόδου εάν τιμολογείτε τους πελάτες μετά τα μαθήματά τους.
Συμψηφισμός - Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε τιμολόγια αρκετές ημέρες πριν ή μετά την ημερομηνία του τιμολογίου:
Ορισμός Ημερομηνίας Τιμολογίου σε - Αυτή η επιλογή θα εμφανιστεί εάν η "Μετατόπιση" δεν έχει οριστεί σε Μηδέν. Έχετε δύο επιλογές για να ορίσετε την ημερομηνία του Τιμολογίου:
Ημερομηνία Δημιουργίας - Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή εάν θέλετε να ορίσετε την Ημερομηνία Τιμολογίου στην ημερομηνία δημιουργίας και δημιουργίας του Τιμολογίου.
Ημερομηνία Περιόδου - Αυτό θα ορίσει την Ημερομηνία Τιμολογίου ως την ημερομηνία έναρξης της περιόδου εάν το τιμολόγιο δημιουργηθεί στην αρχή της περιόδου και ως το τέλος της περιόδου εάν δημιουργηθεί στο τέλος της περιόδου.
Βήμα 2: Ρυθμίσεις τιμολογίου
Αυτό το βήμα είναι πολύ παρόμοιο με τη δημιουργία ενός πραγματικού τιμολογίου, αλλά είναι σημαντικό να έχετε κατά νου ότι δεν δημιουργείτε τιμολόγιο, αλλά επιλέγετε ρυθμίσεις και αυτές οι ρυθμίσεις θα χρησιμοποιηθούν για την αυτόματη δημιουργία τιμολογίων στο μέλλον. Υπάρχουν ορισμένα πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:
Μετατόπιση Ημερομηνίας Λήξης - Μπορείτε να ορίσετε την ημερομηνία λήξης σε σχέση με την ημερομηνία τιμολογίου.
Αριθμός Τιμολογίου - Οι αριθμοί τιμολογίων θα οριστούν αυτόματα, συνεχίζοντας από τον προηγούμενο αριθμό τιμολογίου.
Συμπερίληψη Μαθημάτων - Για να προσθέσετε τυχόν μαθήματα που έχουν προγραμματιστεί κατά την περίοδο τιμολόγησης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Συμπερίληψη Μαθημάτων".
Συμπερίληψη μη τιμολογημένων μαθημάτων από προηγούμενη περίοδο - Εάν προσθέσετε μαθήματα στο ημερολόγιό σας μετά τη δημιουργία ενός τιμολογίου, ενεργοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση, ώστε το επόμενο τιμολόγιο να περιλαμβάνει τα νέα μαθήματα από την προηγούμενη περίοδο τιμολογίου.
Οδηγίες Τιμολογίου - Το πεδίο οδηγιών δεν θα ενημερωθεί εάν ενημερώσετε το πεδίο "Προεπιλεγμένες Οδηγίες Τιμολογίου" στη σελίδα Ρυθμίσεις Λογαριασμού. Αυτό το πεδίο είναι μοναδικό για τον αυτόματο πιλότο τιμολογίου και θα πρέπει να ενημερωθεί χειροκίνητα εάν θέλετε να τις αλλάξετε.
Παράλειψη εάν το σύνολο είναι μηδέν - Εάν συμπεριλαμβάνετε μόνο μαθήματα στο τιμολόγιο, καλό είναι να επιλέξετε το πλαίσιο για να παραλείψετε τα κενά τιμολόγια σε περίπτωση που ένας πελάτης δεν έχει μαθήματα για καμία από τις περιόδους του τιμολογίου.
Κατάσταση - Εάν θέλετε να ελέγξετε τα τιμολόγια πριν είναι διαθέσιμα στους πελάτες, μπορείτε να ορίσετε την κατάσταση σε "Αποθηκευμένα". Μετά την αναθεώρηση, μπορείτε να αλλάξετε την κατάσταση σε "Εγκρίθηκε".
Αποστολή email τιμολογίων - Εάν ορίσετε την κατάσταση σε "Εγκρίθηκε", μπορείτε να στείλετε τα τιμολόγια αμέσως, επιλέγοντας αυτό το πλαίσιο.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα μαθήματα που έχουν προγραμματιστεί μετά την εκτέλεση ενός χρονοδιαγράμματος δεν θα καταγράφονται αυτόματα. Για παράδειγμα, σε ένα ημερήσιο πρόγραμμα, εάν τα μαθήματα για προηγούμενες ημέρες προστεθούν αργότερα, αυτά θα πρέπει να τιμολογηθούν χειροκίνητα.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Για να εμφανιστεί η ρύθμιση "Συμπερίληψη μη τιμολογημένων μαθημάτων από προηγούμενη περίοδο" στη φόρμα Ρυθμίσεις τιμολογίου, απαιτούνται οι ακόλουθες συνθήκες:
Η ρύθμιση "Επανάληψη Τιμολογίων" πρέπει να οριστεί είτε σε "Εβδομαδιαία" είτε σε "Μηνιαία".
Η "Χρονική Διάρκεια" ορίζεται στην "Έναρξη" της περιόδου τιμολογίου
Στο βήμα ρυθμίσεων τιμολογίου, πρέπει να επιλέξετε το πλαίσιο "Συμπερίληψη μαθημάτων".
Βήμα 3: Επαλήθευση Ημερομηνιών Τιμολογίου
Αφού ορίσετε τις Ρυθμίσεις Χρονοδιαγράμματος και Τιμολογίου, θα πρέπει να επαληθεύσετε τις ημερομηνίες στις οποίες θα δημιουργηθούν τα τιμολόγια. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα τιμολόγια θα δημιουργηθούν στις ημερομηνίες που αναμένει η εταιρεία σας.
Μπορείτε να δείτε τις ημερομηνίες τιμολογίων προβάλλοντας το Πρόγραμμα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων και κάνοντας κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Ημερομηνίες Επερχόμενων Τιμολογίων".
Δημιουργία Τιμολογίου
Ο κωδικός για την επεξεργασία των Χρονοδιαγραμμάτων Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων εκτελείται κάθε 6 ώρες. Γενικά, τα τιμολόγια θα δημιουργούνται τις πρώτες έξι ώρες της ημέρας, ανάλογα με τη ζώνη ώρας σας.
Αν θέλετε να δημιουργείτε τιμολόγια μετά την ολοκλήρωση μιας ημέρας, θα πρέπει να ορίσετε την επιλογή "Μετατόπιση" σε 1 ημέρα μετά την ημερομηνία του τιμολογίου στις "Ρυθμίσεις Προγραμματισμού". Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία του τιμολογίου για την προηγούμενη ημέρα τις πρώτες 6 ώρες της επόμενης ημέρας.
Προβολή προγραμματισμένων τιμολογίων
Αν θέλετε να δείτε τις ημερομηνίες στις οποίες έχει προγραμματιστεί η δημιουργία των τιμολογίων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο "Προβολή" δίπλα στο Χρονοδιάγραμμα που δημιουργήσατε στον πίνακα "Χρονοδιαγράμματα Τιμολογίων" και να ανατρέξετε στην ενότητα "Ημερομηνίες Επερχόμενων Τιμολογίων". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ενότητα για να επιβεβαιώσετε ότι οι προγραμματισμένες ημερομηνίες τιμολογίων ταιριάζουν με τις ημερομηνίες που είχατε προγραμματίσει.
Μπορείτε επίσης να δείτε τιμολόγια που έχουν ήδη δημιουργηθεί από τον Αυτόματο Πιλότο Τιμολογίων στον πίνακα Τιμολόγια, προβάλλοντας το τιμολόγιο. Θα εμφανιστεί το όνομα του Χρονοδιαγράμματος Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων που το δημιούργησε.
Προσθήκη πελατών σε ένα πρόγραμμα
Μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πελάτες σε ένα πρόγραμμα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Κάντε κλικ στην επιλογή "Χρέωση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Χρονοδιαγράμματα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίου".
Κάντε κλικ στο κουμπί "Ρυθμίσεις τιμολογίου" στο πρόγραμμα στο οποίο θέλετε να προσθέσετε πελάτες.
Στο πεδίο "Πελάτες", προσθέστε τους πελάτες
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πελάτες σε ένα Πρόγραμμα Τιμολογίων απευθείας από το προφίλ τους στο Teachworks. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε αυτό:
Κάντε κλικ στην επιλογή "Μαθητές" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Οικογένειες" ή "Μαθητές" (για ανεξάρτητους μαθητές).
Κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία» για να επεξεργαστείτε το προφίλ τους.
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Χρέωση".
Κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ενότητα "Τιμολόγηση".
Κάντε κλικ στο πεδίο "Χρονοδιαγράμματα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίου" για να επιλέξετε ένα προϋπάρχον πρόγραμμα.
Υποβάλετε τη φόρμα για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν αλλάξετε την κατάσταση προφίλ ενός πελάτη σε «Ανενεργό» και στη συνέχεια επεξεργαστείτε τις «Ρυθμίσεις Τιμολογίου» ενός Χρονοδιαγράμματος Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων στις οποίες έχει προστεθεί, ο πελάτης θα αφαιρεθεί αυτόματα από το Χρονοδιάγραμμα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων και αυτό θα αντικατοπτρίζεται στο προφίλ του.
Ένα παράδειγμα δημιουργίας ενός χρονοδιαγράμματος αυτόματου πιλότου τιμολογίου
Παρακάτω μπορείτε να βρείτε ένα παράδειγμα για τη δημιουργία ενός Χρονοδιαγράμματος Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων που θα δημιουργεί τιμολόγια μηνιαίως, στην αρχή του μήνα για επερχόμενα μεμονωμένα μαθήματα.
Βήμα 1: Ρυθμίσεις προγραμματισμού
Τίτλος Προγράμματος : Χρησιμοποιήστε έναν τίτλο που θα σας διευκολύνει να εντοπίσετε εάν θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε προσαρμογές στο μέλλον.
Έναρξη/Λήξη Προγράμματος : Επιλέξτε το εύρος ημερομηνιών για το οποίο θέλετε να εκτελείται αυτό το πρόγραμμα. Αυτό μπορεί να οριστεί στο μακρινό μέλλον, αλλά η προεπιλεγμένη τιμή είναι ένα έτος.
Επανάληψη Τιμολογίων : Μηνιαία, κάθε 1 μήνα, κάθε 1η ημέρα του μήνα.
Χρονισμός : Δημιουργήστε τιμολόγια στην αρχή της περιόδου τιμολόγησης (αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε επερχόμενα μαθήματα και να κάνετε εκ των προτέρων χρέωση)
Βήμα 2: Επιλέξτε Ρυθμίσεις Τιμολογίου
Πελάτες : Προσθέστε όλους τους πελάτες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο πρόγραμμα εδώ. Αν θέλετε να επιλέξετε όλους τους πελάτες, κάντε κλικ στην επιλογή «Επιλογή όλων».
Μετατόπιση ημερομηνίας λήξης t: Ορίστε όπως απαιτείται.
Επιλέξτε την επιλογή «Προσθήκη μαθημάτων» : Αυτό σας επιτρέπει να συμπεριλάβετε μεμονωμένα μαθήματα στο τιμολόγιο. Δεδομένου ότι αυτό το πρόγραμμα αυτόματου πιλότου θα δημιουργεί τιμολόγια που θα προκύψουν στο μέλλον, επιλέξτε την επιλογή να συμπεριλάβετε τις καταστάσεις μαθημάτων «Όλα» (τα μαθήματα θα επισημαίνονται ως παρακολουθηθέντα μόνο αφού έχουν πραγματοποιηθεί).
Παράλειψη εάν το σύνολο είναι μηδέν : Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα δημιουργηθούν μαθήματα με συνολικό τιμολόγιο 0.
Κατάσταση Τιμολογίου : Εάν θέλετε να ελέγξετε τα τιμολόγια πριν τα στείλετε στους πελάτες σας, ορίστε την κατάσταση σε «Αποθηκευμένα». Εάν δεν χρειάζεται να τα ελέγξετε, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή «Εγκρίθηκε».
Αποστολή τιμολογίων μέσω email : Αυτή η επιλογή θα εμφανιστεί αν επιλέξετε την επιλογή «Εγκρίθηκε». Επιλέξτε το πλαίσιο αν θέλετε να στέλνετε τιμολόγια μέσω email στους πελάτες σας αμέσως μόλις δημιουργηθούν.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν προσθέσετε περισσότερους πελάτες στο Teachworks, θυμηθείτε να επιστρέψετε και να τους προσθέσετε στο πρόγραμμα.
Βήμα 3: Αναθεώρηση Χρονοδιαγράμματος
Μόλις δημιουργήσετε το Πρόγραμμα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίων, μπορείτε να δείτε τις ημερομηνίες κατά τις οποίες θα δημιουργούνται και θα αποστέλλονται τα τιμολόγια. Μπορείτε να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε αυτό:
Κάντε κλικ στην επιλογή "Χρέωση" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Χρονοδιαγράμματα Αυτόματου Πιλότου Τιμολογίου".
Κάντε κλικ στο εικονίδιο "Προβολή" δίπλα στο πρόγραμμα που θέλετε να ελέγξετε.
Αυτό θα εμφανίσει μια σελίδα που εμφανίζει μια σύνοψη των ρυθμίσεών σας, καθώς και τα εξής:
Ημερομηνία Τιμολογίου : Η ημερομηνία που θα εμφανίζεται στο τιμολόγιο.
Ημερομηνία Δημιουργίας : Η ημερομηνία κατά την οποία θα δημιουργηθούν τα τιμολόγια.
Περίοδος Τιμολογίου : Το εύρος ημερομηνιών που θα χρησιμοποιηθεί για την εξαγωγή μαθημάτων από το ημερολόγιο σε κάθε τιμολόγιο.
Κατάσταση : Μόλις δημιουργηθούν τα τιμολόγια, η κατάσταση θα ενημερωθεί σε «Ολοκληρώθηκε».