A continuación se ofrece una descripción general de los tipos de registros que se sincronizan de Teachworks a QuickBooks:
Clientes
Registros nuevos : Si un registro no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks buscará en tu cuenta de QuickBooks un cliente existente con el mismo nombre y apellido. Si encuentra un registro coincidente, se actualizará con los datos de contacto de tu cuenta de Teachworks; de lo contrario, se creará un nuevo cliente.
Actualización de registros : si un registro ya se ha sincronizado con QuickBooks, se actualizará con cualquier cambio realizado en el perfil del cliente en Teachworks.
NOTA: Cambiar el estado de un cliente en Teachworks a Inactivo no cambiará el estado del cliente en QBO.
Eliminación : Si un cliente que se ha sincronizado con QuickBooks se elimina posteriormente en Teachworks, ese registro se marcará como inactivo en QuickBooks.
Los nombres deben tener al menos un carácter y no pueden incluir tabulaciones, saltos de línea ni ':'.
Teachworks sincroniza a cualquier cliente con el estado "Activo" o a los clientes con un estado distinto a "Activo" si ese cliente tiene facturas sin sincronizar.
NOTA: Si conecta varias cuentas de Teachworks a una sola cuenta de QuickBooks Online, la lógica y las reglas aplicadas a la sincronización de registros son diferentes a las que se aplicarían si sincronizara con una sola cuenta de Teachworks. Para obtener más información, consulte este artículo: Sincronización de varias cuentas de Teachworks con una cuenta de QuickBooks .
Servicios
Los servicios se añaden a su cuenta de QuickBooks como artículos de servicio.
Registros nuevos : Si un registro no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks comprobará primero si existe un elemento con el mismo nombre en QuickBooks y lo actualizará si lo encuentra. De lo contrario, se creará un nuevo elemento de servicio en QuickBooks.
Actualización de registros : si un registro ya se ha sincronizado con QuickBooks, cualquier cambio en el nombre en Teachworks se actualizará en QuickBooks.
Eliminación : Los servicios eliminados en Teachworks no se eliminarán en QuickBooks. Si desea eliminarlos en QuickBooks, debe hacerlo manualmente.
Los títulos de los servicios deben tener 100 caracteres o menos, deben tener al menos un carácter y no pueden incluir tabulaciones, saltos de línea ni ':'.
Las lecciones incluidas en las facturas que sincronizas con QuickBooks están asociadas al servicio especificado para la lección.
La cuenta de ventas para los servicios en QuickBooks se establece con la cuenta de ventas que especifique en la página de Configuración de sincronización en Teachworks.
Facturas
Solo se sincronizan las facturas con estado "Aprobada" o "Pagada".
Registros nuevos : Si un registro no se ha sincronizado con QuickBooks, Teachworks comprobará primero si existe una factura con el mismo número en QuickBooks que se haya creado después de la factura en Teachworks . Si encuentra una factura, actualizará ese registro con los detalles de la factura en QuickBooks. Si no existe ninguna factura con el mismo número, se creará una nueva factura.
NOTA: Configure los números de factura en Teachworks para que comiencen con el número que sigue a la última factura que haya creado en QuickBooks.
Actualización de registros : si se modifica una factura en Teachworks, la factura correspondiente en QuickBooks se actualizará con los cambios después de la sincronización.
Facturas eliminadas y anuladas : las facturas eliminadas o anuladas en Teachworks deben anularse manualmente en QuickBooks.
Notas importantes sobre el impuesto sobre las ventas en las facturas:
Notas de crédito
Las normas aplicables a las facturas que figuran anteriormente también se aplican a las notas de crédito.
Las notas de crédito se crean en QuickBooks como notas de crédito.
Las notas de crédito que se han asignado a facturas no se asignan automáticamente al sincronizarse con QuickBooks; la asignación debe realizarse en QuickBooks.
Pagos
Un nuevo pago creado en Teachworks creará un nuevo pago en QuickBooks con detalles coincidentes.
Los pagos no se asignan a las facturas al sincronizarlas con QuickBooks; la asignación debe realizarse en QuickBooks.
Los pagos que se eliminan en Teachworks después de haber sido sincronizados con QuickBooks deben eliminarse manualmente en QuickBooks.