El complemento de facturación a terceros es un complemento Pro que incluye una prueba gratuita de 3 semanas y está diseñado para ayudarle a ahorrar tiempo y optimizar los procesos de facturación.
Permite crear perfiles específicos para agencias, organizaciones o patrocinadores, quienes podrán realizar pagos en nombre de familias o estudiantes independientes. El costo del complemento de facturación a terceros, tras el período de prueba de 3 semanas, es de $5 al mes.
Habilitación del complemento
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Integraciones y complementos".
Utilice el campo "Buscar" en la parte superior e introduzca "Facturación a terceros".
Active el interruptor para habilitar el complemento.
Uso
Tras activar el complemento, aparecerá una nueva tabla de Pagadores Externos que podrá consultar haciendo clic en "Estudiantes" y, a continuación, en "Pagadores Externos".
Creación de terceros pagadores
Puedes crear perfiles para las agencias, organizaciones o patrocinadores siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Estudiantes" y luego en "Pagadores externos".
Haz clic en el botón "Agregar nuevo" que se encuentra a la derecha.
Agregue el nombre de la organización o agencia en el campo "Nombre general".
Introduzca los datos de la persona de la organización o agencia que utilizará la cuenta.
Habilitar una cuenta de usuario (opcional).
Envía el formulario para guardar los cambios.
NOTA: Habilitar una cuenta de usuario para un perfil de pagador externo le permitirá iniciar sesión en Teachworks. Sin embargo, solo podrá ver las facturas y los pagos que haya realizado. También podrá agregar su información de tarjeta de crédito si utiliza la integración con Stripe .
Asignación de un tercero pagador a un estudiante familiar o independiente
Puede agregar y asociar a un estudiante familiar o independiente a un pagador externo siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Estudiantes" y luego en "Familias" (para familias) o en "Estudiantes" (para estudiantes independientes).
Edita el perfil de la familia o del estudiante independiente haciendo clic en el botón "Editar".
Haz clic en la pestaña "Facturación".
Desplácese hacia abajo hasta el campo "Detalles del pagador externo".
En el campo "Pagador externo", seleccione la agencia, organización o patrocinador.
Envía el formulario para guardar los cambios.
Visualización de familias asociadas y/o estudiantes independientes
Puedes ver el perfil de un pagador externo para consultar la lista de todos los estudiantes familiares o independientes asociados a él siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Estudiantes" y luego en "Pagadores externos".
Consulte el perfil del tercero pagador haciendo clic en los campos "Nombre" o "Apellido".
Haz clic en el enlace "Clientes asociados" en la parte superior.
Facturación a un tercero pagador
Al crear facturas para sus clientes, seguirá el mismo proceso que se detalla en estos artículos: Creación de una sola factura , Creación de varias facturas y Complemento de automatización de facturas .
Deberá seleccionar un cliente como de costumbre, pero si tiene asignado un tercero pagador, la factura generada se emitirá a dicho tercero pagador.
Creación de facturas individuales : al seleccionar un cliente asociado a un pagador externo, verá un mensaje que indica dicho pagador, como se muestra en la imagen a continuación:
Creación de varias facturas y programaciones de facturación automática : no aparecerá ningún mensaje resaltado al seleccionar uno o más clientes al crear facturas en bloque o al agregarlos a una programación de facturación automática, pero una vez creada, la factura se facturará al tercero pagador si se ha asignado uno al cliente.
En cuanto se crean las facturas, se asignan al pagador externo, lo cual se puede comprobar al consultar el campo "Cliente" en la tabla de facturas. El nombre del cliente original seguirá asociado a la factura al visualizarla, en la parte superior, como se muestra a continuación:
