En Teachworks, los números de factura y de nota de crédito constan de dos partes diferentes:
Un prefijo
Un número de factura
Parte 1 - El prefijo
Un prefijo de factura es una secuencia corta de letras o números que se añade al principio de los números de factura.
Por ejemplo, al usar el prefijo predeterminado "INV-" se obtendrán números de factura como INV-1001. De manera similar, el prefijo predeterminado para las notas de crédito es "CN-". Para personalizar estos prefijos, siga los pasos a continuación:
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Configuración de la cuenta".
Cambia a la pestaña "Finanzas y Operaciones".
Desplácese hacia abajo hasta la sección "Numeración e identificación de facturas".
Introduzca el prefijo que desea utilizar en los campos "Prefijo de factura" y "Prefijo de nota de crédito".
Envía el formulario para guardar los cambios.
Si no desea utilizar un prefijo para las facturas, puede usar solo números dejando el campo "Prefijo de factura" en blanco. Sin embargo, generalmente recomendamos usar un prefijo para las notas de crédito como mínimo, ya que esto facilitará la distinción entre facturas y notas de crédito en la tabla "Facturas".
El prefijo se muestra al visualizar una factura, pero no se guarda con el registro de la misma. Esto significa que si genera algunas facturas con el prefijo "INV-" y posteriormente lo cambia a "INVOICE", la próxima vez que visualice las facturas, se añadirá el prefijo actual "INVOICE" al principio del número de todas ellas, incluidas las creadas antes del cambio.
NOTA: Las empresas que utilizan prefijos largos en sus facturas o notas de crédito (es decir, de 8 caracteres o más) tendrán el prefijo oculto por defecto en los formularios de factura para que el número de factura sea visible. Puede colocar el cursor sobre la sección del prefijo para verlo.
Parte 2 - Número de factura
Los números de factura son un valor numérico único que se asigna a cada factura o nota de crédito que usted crea.
Al crear facturas o notas de crédito, los números de factura se incrementarán automáticamente. Sin embargo, también puede asignar un valor mayor a los números de factura durante la creación de la misma mediante el campo "Número" del formulario "Crear factura".
Los números de factura se alinean a la derecha hasta 4 dígitos; por lo tanto, una factura con el número "1" se mostrará como "0001". Una factura con el número "25" se mostrará como "0025". Si el número de factura tiene 4 dígitos o más, no se añadirán ceros iniciales.