Una vez que te hayas conectado a QuickBooks, tendrás que realizar algunas selecciones que determinarán qué cuentas se utilizan para registrar los diferentes tipos de transacciones. Puedes seguir los pasos a continuación para seleccionarlas:
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Integraciones y complementos".
Haz clic en "Configuración" en la sección de Integración con QuickBooks.
En el campo "Cuenta de ventas", seleccione la cuenta de ventas en la que desea registrar la factura. Una opción típica sería "Ventas" o "Servicios".
Active la opción "Omitir actualización de la cuenta de ventas para servicios" si ha especificado una cuenta de ventas diferente para sus servicios en QuickBooks. De esta forma, esos registros permanecerán sin cambios al actualizar los servicios en Teachworks.
En el campo "Cuenta de descuento", seleccione la cuenta en la que desea que se registren los descuentos. Si aún no existe una cuenta llamada "Descuentos" en su cuenta de QuickBooks, puede crearla. Si no selecciona ninguna cuenta, los descuentos se registrarán en la cuenta que haya seleccionado en el campo "Cuenta de ventas".
Seleccione el "Código de Impuestos" que se utilizará para el impuesto sobre las ventas en sus facturas. Deberá configurar al menos una cuenta de impuestos sobre las ventas antes de realizar esta selección.
En la sección "Cuenta de depósito", seleccione la cuenta en la que se deben depositar los pagos. Si deja este campo en blanco, los depósitos se registrarán en la cuenta "Fondos no depositados" de QuickBooks.
El campo "Fecha de inicio" permite sincronizar únicamente las facturas, notas de crédito y pagos que comiencen con la fecha ingresada. Esto resulta útil si las facturas de tu cuenta de Teachworks ya se han registrado manualmente en QuickBooks. Al establecer una fecha de inicio, el software solo sincronizará los clientes inactivos con QuickBooks si estos tienen facturas o pagos posteriores a dicha fecha.
De forma predeterminada, los clientes con facturas o pagos se sincronizarán con QuickBooks. Sin embargo, puede activar la opción "Sincronizar todos los clientes activos" si desea sincronizar los clientes activos aunque no tengan facturas ni pagos en Teachworks.
Opciones de pago de facturas: Seleccione esta opción si envía facturas a sus clientes directamente desde QuickBooks y cobra pagos en línea mediante la función de pagos en línea de QuickBooks. Puede encontrar más información sobre los pagos en línea de QuickBooks aquí: Pagos de QuickBooks.
Si no desea sincronizar los pagos, active la opción "Excluir pagos".
Si también desea sincronizar la descripción incluida en sus facturas de Teachworks, active la opción "Instrucciones de la factura".
Si desea sincronizar sus facturas al final, marque la casilla "Habilitar" en la sección "Sincronizar facturas al final". Esta configuración es útil si ha habilitado la opción "Aplicar créditos automáticamente" en QuickBooks, ya que requiere que las facturas se sincronicen después de los pagos y las notas de crédito.
NOTA: Teachworks también buscará un artículo llamado "Descuento" en tu cuenta y lo utilizará para los descuentos en las facturas. De lo contrario, creará un artículo con ese nombre y lo asociará con la "Cuenta de Descuento" mencionada anteriormente. Si tienes una cuenta de categoría llamada "Descuento", se creará un artículo con el nombre "Descuento*" para evitar conflictos con la categoría. Puedes cambiarle el nombre si es necesario después de la sincronización.
NOTA: Si no selecciona una cuenta de impuestos en el paso 6, las facturas con impuestos sobre las ventas se sincronizarán sin dichos impuestos.
Usuarios globales : Si utiliza la versión global de QuickBooks (es decir, todos los usuarios que no residen en EE. UU.), debe agregar una tasa de impuesto sobre las ventas en QuickBooks y luego seleccionarla en el campo "Código de impuestos" en Teachworks para sincronizar las facturas con el impuesto sobre las ventas.
NOTA: Al usar la opción "Sincronizar facturas al final", es necesario sincronizar con QuickBooks Online solo después de que se hayan procesado los pagos. Si crea facturas, sincroniza sus registros y luego sincroniza los pagos posteriormente, las facturas ya existirán y, por lo tanto, la asignación automática no se aplicará.
Una vez que hayas completado los pasos anteriores, estarás listo para sincronizar tu cuenta de Teachworks con QuickBooks.