Teachworks admite varios métodos de facturación . Este artículo ofrece más detalles sobre nuestro método de facturación por paquetes.
¿Cuándo utilizar la facturación por paquete?
Generalmente, este método de facturación se utiliza cuando se desea facturar a los clientes por adelantado un paquete de lecciones u horas que pueden usar durante un período de tiempo indefinido.
Cómo funciona la facturación por paquetes
Con el método de facturación por paquete, los clientes pagan por adelantado un número específico de lecciones u horas de un servicio determinado. A medida que se programan y completan las lecciones, el sistema registra y reduce automáticamente este saldo prepagado.
El ciclo de vida de un paquete Balance
Compra: Se factura al cliente un paquete específico (por ejemplo, 10 horas de tutoría de matemáticas ). Una vez generadas, estas horas se añaden a la tabla de saldos de paquetes.
Programación: Las clases se programan en el calendario bajo el servicio correspondiente.
Deducción: El saldo del paquete de un cliente es el total de lecciones u horas que ha comprado de un tipo de servicio específico, menos las lecciones que ha programado o a las que ha asistido con el mismo tipo de servicio que el paquete. Cuando el estado de una lección se actualiza a "Asistió", el saldo del paquete del cliente se reduce automáticamente.
¿Por qué las lecciones empaquetadas aparecen como $0.00 en el calendario?
Un punto común de confusión es por qué los paquetes de lecciones muestran un costo de $0.00 en el calendario.
Evita la doble facturación: Como el cliente ya pagó las horas por adelantado al comprar el paquete, Teachworks elimina el costo de cada lección individual. Si la lección tuviera un precio, se le cobraría al cliente por segunda vez.
NOTA: Los paquetes dependen exclusivamente de la compatibilidad de los servicios. Por ejemplo, si un cliente tiene un saldo disponible para tutorías de matemáticas, pero usted programa una lección de tutorías de ciencias, el sistema no descontará ningún importe de su saldo.
Cómo se cobra a los clientes
Sus clientes recibirán un cargo por el paquete cuando usted genere una factura de paquete mediante la opción "Agregar paquete". Esto añadirá el paquete a la factura.
Es importante prestar especial atención al servicio que seleccione en la factura, ya que este servicio debe ser coherente con el servicio que seleccione al programar las clases para el estudiante.
NOTA: Si necesita más información sobre cómo generar facturas de paquetes, puede consultar el siguiente tutorial: Creación de paquetes .
Al utilizar el método de facturación por paquete, generalmente se recomienda configurar el "Método de facturación" en los perfiles de los estudiantes inscritos en el paquete como "Paquete".
Esto establecerá automáticamente el costo de sus lecciones en cero (ya que usted ya les facturó el paquete de lecciones/horas). Al establecer el costo en cero, se garantiza que el cliente no reciba una doble facturación por error.
Configuración del paquete
En Teachworks, existen varias configuraciones que puedes personalizar para los paquetes. Puedes ajustar las siguientes configuraciones:
Unidades de paquete : realice un seguimiento de los paquetes por lección o por hora.
Contar las lecciones “perdidas” como usadas : elige contar las lecciones marcadas como “perdidas” como lecciones usadas del paquete.
Seguimiento de paquetes: Los paquetes se pueden rastrear por estudiante o por familia.
Paquetes disponibles al aprobarse o pagarse una factura que contenga un paquete : puede optar por que los paquetes estén disponibles cuando se apruebe o se pague una factura que los incluya.
Puedes personalizar la configuración anterior siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Configuración de la cuenta".
Haz clic en la pestaña "Finanzas y Operaciones".
Desplácese hacia abajo hasta la sección "Configuración del paquete".
Creación de servicios para paquetes
Si en tu lista de servicios tienes servicios que se utilizan tanto para paquetes como para lecciones individuales, generalmente lo mejor es crear un servicio aparte para usarlo específicamente para paquetes.
Por ejemplo, si tiene un servicio llamado "Clases particulares de inglés" que se utiliza tanto para paquetes como para lecciones individuales, debería crear un servicio separado llamado "Clases particulares de inglés - Paquete" para usarlo específicamente para paquetes.
Flujo de trabajo del método de facturación del paquete
Si desea utilizar el método de facturación por paquete, puede usar el siguiente flujo de trabajo para configurarlo:
Para empezar, personaliza la sección "Configuración del paquete" en la página "Configuración de la cuenta" para que se ajuste a tus necesidades.
A continuación, configure el campo "Método de facturación" en el perfil del estudiante como "Paquete".
Cree una factura para el cliente y utilice la opción "Agregar paquete" en la sección de detalles de la factura y haga clic en el botón "Ir".
Seleccione los detalles del paquete, incluyendo el servicio, la cantidad y el precio unitario del mismo.
Aprueba la factura. Según tu configuración, es posible que debas pagar la factura antes de que el paquete esté disponible para el cliente.
Programa las clases para el estudiante. Al seleccionar el nombre del estudiante en el campo "Estudiante" del formulario "Agregar clase", la lista de servicios se actualizará para mostrar las horas del paquete disponibles para el estudiante. Selecciona el servicio que coincida con el paquete y programa la clase.
NOTA: Si utilizaba la facturación por paquetes con un software diferente, puede configurar los saldos iniciales de los paquetes para sus clientes siguiendo estos pasos: Configuración de los saldos iniciales de los paquetes.
Consultar los saldos de los paquetes
Puede consultar los saldos de los paquetes de sus clientes siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Facturación".
Haz clic en "Saldos del paquete".
Facturación a clientes por paquetes y lecciones individuales
Si tiene estudiantes a los que se les factura principalmente mediante el método de facturación por paquete, pero que también pueden tener lecciones que no forman parte de un paquete, aun así debe configurar el método de facturación del estudiante como "Paquete".
Cuando programes clases individuales que no formen parte de un paquete para el estudiante, puedes usar la función de Anulación de Costo . Esto te permitirá asignar un costo a la(s) clase(s) cuando necesites facturarle al cliente por una clase individual.
Para llevar un control preciso de los saldos de los paquetes y garantizar que las lecciones facturadas individualmente no se deduzcan de los paquetes de los clientes, deberá utilizar servicios separados, como se describe anteriormente.
Por ejemplo, puede crear servicios llamados "Clases particulares de inglés" y "Paquete de clases particulares de inglés". Al programar una clase para facturarla individualmente, simplemente seleccione el servicio "Clases particulares de inglés", haga clic en la opción "Anular método de facturación" y, a continuación, seleccione el método de facturación adecuado.
Paquetes de archivado
El archivado establece una fecha límite para el cálculo del paquete de un cliente. Aísla el uso activo del paquete del historial de lecciones anteriores del mismo tipo de servicio.
¿Por qué utilizar el archivado?
Control de cálculo: Excluye las lecciones programadas en o antes de la fecha de archivo seleccionada del cálculo del saldo del paquete actual. Esto es fundamental al cambiar a un cliente de facturación por horas a facturación por paquete, para garantizar que las lecciones pasadas no consuman retroactivamente su nuevo saldo prepago.
Limpieza del panel de control: elimina la actividad antigua y preempaquetada del panel activo.
NOTAS
El archivado no elimina las lecciones.
No elimina los datos históricos.
Solo afecta a lo que se incluye en los cálculos del saldo del paquete.
Puede utilizarse para mejorar la claridad, pero su función principal es controlar los límites de cálculo.
Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo aplicar una fecha límite al perfil de un cliente, consulte nuestra guía: Paquetes de archivo .
Lecturas adicionales
A continuación encontrará artículos adicionales que contienen información relacionada con el paquete que podría resultarle útil:
¿Necesitas más ayuda? Mira este video sobre cómo crear paquetes para tus clientes.
¿Aún no sabes qué método de facturación elegir para tu negocio de enseñanza? Consulta nuestra guía rápida: Métodos de facturación y guía rápida de Teachworks