Cuando facturas a tus clientes por adelantado, las modificaciones adicionales en el calendario, como cambiar la duración o el costo de una lección, o incluso eliminarla por completo, generan una discrepancia entre tu horario y lo que ya se ha facturado. Para avisarte de esta discrepancia, Teachworks muestra automáticamente un icono de bandera roja junto al número de factura en tu tabla de Facturas.
Visualización de los cambios
Al ver una factura marcada, verá etiquetas que indican las lecciones que han cambiado o se han eliminado. También verá una etiqueta encima del campo "Total" de la factura que indica el cambio en el total y cómo contabilizarlo.
Contabilización de los cambios
Existen dos tipos diferentes de cambios que se pueden realizar dependiendo del estado de la factura:
Factura pendiente de pago : Si la factura aún no se ha pagado y aparece como "Aprobada", se le pedirá que la actualice con los detalles y costos de la lección actual. Puede hacer clic en el enlace que aparece en la etiqueta; esto abrirá el formulario "Editar factura" y actualizará las lecciones.
Factura ya pagada : Si el estado de la factura es "Pagada" y el total ha disminuido , se le solicitará que emita una nota de crédito. Al hacer clic en el enlace que aparece en la etiqueta, se abrirá el formulario para crear la nota de crédito y se agregará automáticamente una partida con el importe correcto.
Si el total de la factura ha aumentado , se le solicitará que cree una nueva factura por el costo adicional. El enlace proporcionado en la etiqueta abrirá el formulario "Crear factura" con una línea para el ajuste requerido.
NOTA: Lo ideal es procesar las facturas marcadas una sola vez al final del período de facturación para que todos los cambios se puedan gestionar simultáneamente antes de que se oculten las marcas. Si ajusta una factura marcada y oculta las marcas antes de que finalice el período de facturación, y posteriormente se modifican otras lecciones de la factura en el calendario, esta no se marcará para dichos cambios, ya que ya ha ocultado las marcas para esa factura.
Banderas ocultas
Las banderas se pueden ocultar siguiendo las instrucciones para las facturas "Pagadas" o ocultándolas manualmente. Los dos métodos para ocultar banderas son:
Si una factura marcada como "Pagada" ha sido marcada y usted hace clic en el enlace que aparece en la ventana emergente para "Emitir crédito y ocultar marcas" o "Crear factura y ocultar marcas" (vea la imagen a continuación), las marcas se ocultarán de la factura en adelante.
Si una factura ha sido marcada, utilice el menú "Opciones de factura" de la factura para aplicar manualmente la opción "Ocultar marca" (vea la imagen a continuación); de esta forma, las marcas se ocultarán de la factura en adelante.
Visualización de banderas ocultas
Al visualizar la tabla de facturas, las facturas que tengan indicadores ocultos se mostrarán con un icono de bandera gris junto al número de factura:
Si desea mostrar las banderas que han sido "ocultas", puede seguir los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Facturación" y luego en "Facturas".
Haz clic en el icono "Ver" que aparece junto a la factura en la que quieres que se muestren las banderas.
Haga clic en el menú "Opciones de factura" y luego en "Mostrar indicadores".
