Reembolso total o parcial de un pago asignado
Para mantener un registro de auditoría contable adecuado, no modifique ni elimine la factura o el pago original al emitir un reembolso por un pago asignado. Mantenga los registros originales sin cambios y utilice el siguiente flujo de trabajo de dos pasos:
Emitir una nota de crédito: Cree una nota de crédito por el importe específico que desea reembolsar.
Reembolsar la nota de crédito: Registre el reembolso contra esa nota de crédito para cuadrar la cuenta del cliente.
Paso 1 - Creación de la nota de crédito
El proceso para crear una nota de crédito es idéntico tanto para reembolsos totales como parciales.
Haga clic en "Facturación" y luego en "Emitir nota de crédito".
Seleccione el cliente en el campo "Cliente".
Seleccione el tipo de partida según el motivo del reembolso:
Para lecciones o crédito general: utilice la opción "Agregar cargo", ingrese el monto del crédito e indique el motivo del reembolso en el campo de descripción.
Para paquetes: Utilice la opción "Agregar cargo" para reducir el monto adeudado sin modificar las horas prepagadas del paquete del cliente. Utilice la opción "Agregar paquete" si desea reducir explícitamente la cantidad de horas restantes en el saldo del paquete del cliente, además del reembolso.
Paso 2 - Reembolso de la nota de crédito
Una vez creada la nota de crédito, deberá reembolsarla. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Facturación" y luego en "Facturas".
Introduzca el número de la nota de crédito en el campo "Buscar" y pulse Intro.
Haga clic en el botón "Ver" para ver la nota de crédito.
Desplácese hacia abajo hasta el formulario "Emitir reembolso" que se encuentra al final de la nota de crédito.
Introduzca los detalles del reembolso y haga clic en el botón "Registrar reembolso".
Desasignación y reembolso de un pago
En el caso de que se haya creado una factura por error o se esté reembolsando un pago asignado, pero la factura deba pagarse en el futuro, deberá anular la asignación del pago, registrar un reembolso (y si la factura no se pagará en el futuro, anularla).
Paso 1 - Desvincular el pago
Haz clic en "Facturación" y luego en "Facturas".
Vea la factura que va a reembolsar y anular haciendo clic en el icono "Ver".
Anule la asignación de la factura haciendo clic en el icono "X" que aparece junto al/los pago/s en la factura.
Paso 2 - Reembolsar el pago
Haz clic en "Facturación" y luego en "Pagos".
Consulta los pagos que debes reembolsar haciendo clic en el icono "Ver".
Haz clic en "Más" en la parte superior derecha y selecciona la opción "Reembolso".
NOTA: La opción "Reembolso" solo estará disponible después de que el pago se haya desvinculado de la factura.
Paso 3 - Anulación de la factura
Si no es necesario pagar la factura en el futuro, puede anularla siguiendo estos pasos:
Haz clic en "Facturación" y luego en "Facturas".
Vea la factura que necesita reembolsar haciendo clic en el icono "Ver".
Haga clic en "Opciones de factura" y seleccione "Anular".