El complemento Invoice Autopilot le permite configurar un cronograma que generará facturas automáticamente.
Habilitación del complemento de piloto automático de facturas
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Integraciones y complementos".
Utilizando el campo "Buscar" en la parte superior, escriba "Invoice Autopilot".
Active el interruptor para habilitar el complemento.
Creación de un cronograma de piloto automático de facturas
Puedes seguir los pasos que se indican a continuación para crear un programa de automatización de facturas:
Haga clic en "Facturación" y luego en "Agregar calendario de facturas".
Complete los pasos de "Configuración de programación" y "Configuración de facturación" utilizando la información que se detalla a continuación.
Envía el formulario para guardar los cambios.
Como se mencionó en el paso 2 anterior, hay dos pasos involucrados al configurar un nuevo
Programación del piloto automático de facturación:
Paso 1: Configuración del horario
Este paso le permite personalizar cuándo y con qué frecuencia se generan las facturas. Puede personalizar las siguientes configuraciones:
Título : Introduce un título que te ayude a identificar el cronograma en caso de que necesites realizar cambios.
Inicio/Fin : Introduzca las fechas de inicio y fin del período durante el cual se generarán las facturas. La fecha de inicio corresponderá al comienzo del primer período de facturación y la fecha de fin deberá incluir el final del período de facturación de las últimas facturas que desee generar según la programación.
Frecuencia : elige con qué frecuencia se generarán las facturas. Puedes configurar la repetición diaria, semanal, mensual y varias variaciones para cada uno de estos periodos.
Plazos : Puede optar por generar las facturas al comienzo de cada período de facturación si factura a los clientes por adelantado, o al final de cada período si factura a los clientes después de sus clases.
Desfase : Puede optar por generar facturas unos días antes o después de la fecha de la factura:
Establecer fecha de factura en : Esta opción se mostrará si el "Desplazamiento" no está configurado en cero. Tiene dos opciones para establecer la fecha de factura:
Fecha de creación : utilice esta opción si desea establecer la fecha de la factura en la fecha en que se genera y crea la factura.
Fecha del período : esto establecerá la fecha de la factura como la fecha de inicio del período si la factura se genera al principio del período y como la fecha de finalización del período si se crea al final del período.
Paso 2: Configuración de la factura
Este paso es muy similar a la creación de una factura real, pero es importante tener en cuenta que no se trata de crear una factura, sino de seleccionar la configuración, la cual se utilizará para generar facturas automáticamente en el futuro. Hay algunos aspectos a considerar:
Desfase de fecha de vencimiento : puede establecer la fecha de vencimiento en relación con la fecha de la factura.
Número de factura : Los números de factura se asignarán automáticamente, continuando desde el número de factura anterior.
Incluir lecciones : para añadir las lecciones programadas durante el período de facturación, marque la casilla "Incluir lecciones".
Incluir lecciones no facturadas del período anterior : si agrega lecciones a su calendario después de que se genere una factura, habilite esta configuración para que la siguiente factura incluya las lecciones nuevas del período de facturación anterior.
Instrucciones de facturación : El campo de instrucciones no se actualizará si modifica el campo "Instrucciones de facturación predeterminadas" en la página de Configuración de la cuenta. Este campo es exclusivo del sistema de facturación automática y deberá actualizarse manualmente si desea modificarlo.
Saltar si el total es cero - Si solo incluyes las clases en la factura, es buena idea marcar la casilla para omitir las facturas en blanco en caso de que un cliente no tenga ninguna clase en alguno de los períodos de facturación.
Estado : Si desea revisar las facturas antes de que estén disponibles para los clientes, puede establecer el estado en "Guardado". Después de revisarlas, puede cambiar el estado a "Aprobado".
Enviar correos electrónicos de facturas : si establece el estado en "Aprobado", puede hacer que las facturas se envíen inmediatamente marcando esta casilla.
Es importante tener en cuenta que las clases programadas después de la ejecución del horario no se registrarán automáticamente. Por ejemplo, en un horario diario, si se añaden posteriormente clases de días anteriores, estas deberán facturarse manualmente.
NOTA: Para que la opción "Incluir lecciones no facturadas del período anterior" aparezca en el formulario de configuración de facturas, se requieren las siguientes condiciones:
La opción "Repetición de facturas" debe configurarse como "Semanal" o "Mensual".
El parámetro "Momento" está configurado al "Inicio" del período de facturación.
En el paso de configuración de la factura, debe marcar la casilla "Incluir lecciones".
Paso 3: Verificación de las fechas de las facturas
Una vez configurados el calendario y los ajustes de facturación, verifique las fechas en las que se generarán las facturas. Esto garantizará que se generen en las fechas previstas por su empresa.
Puede consultar las fechas de las facturas viendo el Calendario de facturación automática y desplazándose hacia abajo hasta la sección "Próximas fechas de factura".
Generación de facturas
El código para procesar las programaciones de Autopilot de facturas se ejecuta cada 6 horas. Generalmente, las facturas se generarán durante las primeras seis horas del día, dependiendo de su zona horaria.
Si desea generar facturas una vez finalizado el día, configure el "Desfase" en 1 día después de la fecha de la factura en "Configuración de programación". Esto hará que la factura del día anterior se genere durante las primeras 6 horas del día siguiente.
Visualización de facturas programadas
Si desea ver las fechas en las que se generarán las facturas, haga clic en el icono "Ver" junto al calendario que creó en la tabla "Calendarios de facturación" y consulte la sección "Fechas de facturación próximas". En esta sección podrá confirmar que las fechas de facturación programadas coinciden con las que usted previó.
También puede ver las facturas que ya ha generado el Autopilot de Facturación en la tabla Facturas. Al visualizar la factura, se mostrará el nombre de la programación del Autopilot de Facturación que la generó.
Agregar clientes a un calendario
Puedes añadir clientes adicionales a una programación siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Haga clic en "Facturación" y luego en "Programación automática de facturas".
Haz clic en el botón "Configuración de facturas" en el calendario al que deseas agregar clientes.
En el campo "Clientes", agregue los clientes.
Envía el formulario para guardar los cambios.
También puedes añadir clientes a un calendario de facturación directamente desde su perfil de Teachworks. Para ello, sigue los pasos que se indican a continuación:
Haz clic en "Estudiantes" y luego en "Familias" o "Estudiantes" (para estudiantes independientes).
Haz clic en el botón "Editar" para editar su perfil.
Haz clic en la pestaña "Facturación".
Desplácese hacia abajo hasta la sección "Facturación".
Haga clic en el campo "Programaciones del piloto automático de facturas" para seleccionar una programación preexistente.
Envía el formulario para guardar los cambios.
NOTA: Si cambia el estado del perfil de un cliente a "Inactivo" y luego edita la "Configuración de facturas" de la programación de Invoice Autopilot a la que se le ha agregado, el cliente se eliminará automáticamente de la programación de Invoice Autopilot y esto se reflejará en su perfil.
Ejemplo de cómo crear un cronograma de piloto automático para facturas
A continuación, encontrará un ejemplo de cómo crear un programa de automatización de facturas que genere facturas mensualmente, al comienzo de cada mes, para las próximas clases individuales.
Paso 1: Configuración del horario
Título del cronograma : Utilice un título que permita identificar fácilmente el cronograma si desea realizar algún ajuste en el futuro.
Inicio/Fin del cronograma : Seleccione el rango de fechas en el que desea que se ejecute este cronograma. Puede configurarse para un futuro lejano, pero por defecto se establece en un año.
Frecuencia de facturación : Mensual, cada mes, el primer día de cada mes.
Programación : Generar facturas al inicio del período de facturación (esto permite agregar las próximas lecciones y facturar por adelantado).
Paso 2: Elija la configuración de la factura.
Clientes : Añada aquí todos los clientes que desee incluir en la programación. Si desea seleccionar todos los clientes, haga clic en la opción "Seleccionar todos".
Desplazamiento de la fecha de vencimiento : Establecer según sea necesario.
Seleccione la opción "Agregar lecciones" : Esto le permite incluir lecciones individuales en la factura. Dado que este programa automático generará facturas futuras, seleccione la opción para incluir todos los estados de las lecciones (las lecciones solo se marcarán como asistidas después de que se hayan realizado).
Omitir si el total es cero : Seleccione esta opción para asegurarse de que no se creen lecciones con un total de factura de 0.
Estado de la factura : Si desea revisar las facturas antes de enviarlas a sus clientes, establezca el estado en "Guardada". Si no necesita revisarlas, puede seleccionar la opción "Aprobada".
Enviar facturas por correo electrónico : Esta opción aparecerá si selecciona la opción "Aprobado". Marque la casilla si desea enviar las facturas por correo electrónico a sus clientes tan pronto como se hayan creado.
NOTA: Si añades más clientes a Teachworks, recuerda volver atrás y añadirlos al horario.
Paso 3: Revisar el cronograma
Una vez que hayas creado tu Calendario de Automatización de Facturas, podrás ver las fechas en las que se generarán y enviarán las facturas. Para ello, sigue los pasos que se indican a continuación:
Haga clic en "Facturación" y luego en "Programación automática de facturas".
Haz clic en el icono "Ver" que aparece junto al horario que deseas consultar.
Esto mostrará una página con un resumen de su configuración, así como lo siguiente:
Fecha de la factura : La fecha que aparecerá en la factura.
Fecha de creación : La fecha en la que se generarán las facturas.
Periodo de facturación : El rango de fechas que se utilizará para extraer las lecciones del calendario e incluirlas en cada factura.
Estado : Una vez creadas las facturas, el estado se actualizará a "Completado".