Nuestro complemento de invitación con formulario personalizado le permite enviar invitaciones a clientes o empleados para que actualicen su información mediante formularios personalizados.
Diferencia entre formularios personalizados e invitaciones con formularios personalizados
Los formularios personalizados crean nuevos perfiles en Teachworks y se utilizan para inscribir a nuevos estudiantes o empleados. Por otro lado, las invitaciones mediante formularios personalizados se utilizan para actualizar los perfiles existentes. Las invitaciones con formulario personalizado son útiles cuando se desea:
Recopile información adicional de clientes y empleados.
Permitir a las familias añadir alumnos adicionales.
Recopile o actualice los datos de la tarjeta de crédito (si utiliza nuestra integración con Stripe).
Permitir a los clientes actualizar la información de su perfil sin necesidad de crear una cuenta de usuario.
Puede enviar invitaciones a clientes y empleados para que actualicen su información a través de sus formularios de inscripción personalizados existentes; sin embargo, en algunos casos, es posible que desee crear formularios personalizados separados específicamente para actualizar ciertas partes de los perfiles existentes.
Por ejemplo, es posible que no desee recopilar la información de la tarjeta de crédito de los clientes potenciales de inmediato; en ese caso, puede crear un formulario aparte para enviárselo al cliente más adelante.
Habilitación del complemento
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Integraciones y complementos".
Utilice el campo "Buscar" en la parte superior e ingrese "Invitaciones con formulario personalizado".
Active el interruptor para habilitar el complemento.
Ajustes
Notificación por correo electrónico : active esta opción si desea que se envíe un correo electrónico a la dirección de correo electrónico de su empresa cada vez que se complete una invitación mediante un formulario personalizado.
Uso
Envío de invitaciones con formularios personalizados
Haz clic en "Cuenta" y luego en "Integraciones y complementos".
Haz clic en "Invitaciones" debajo del complemento de invitaciones de formulario personalizado.
Haz clic en el botón “Nuevo” en la parte superior derecha.
Seleccione el formulario adecuado en el menú desplegable "Tipo de formulario".
Seleccione los destinatarios correspondientes.
Especifique cuándo desea que caduquen los enlaces (3, 5, 7 o 10 días).
Envíe el formulario haciendo clic en “Enviar invitaciones”.
Una vez que haya enviado el formulario, será redirigido a la tabla de Invitaciones de Formularios Personalizados, donde podrá ver las invitaciones enviadas a medida que se procesan.
NOTA: Cuando envíe una invitación de formulario personalizado con los campos de tarjeta de crédito de Stripe incluidos, si un cliente ya tiene una tarjeta de crédito registrada, se le presentarán dos opciones:
Sin cambios : esto les permitirá enviar el formulario sin actualizar los datos de su tarjeta de crédito.
Actualizar tarjeta de crédito : esto les permitirá actualizar su tarjeta de crédito con una nueva tarjeta de crédito.
Tabla de invitaciones con formulario personalizado
La tabla de invitaciones con formulario personalizado muestra la siguiente información:
Destinatario - A quién se envió la invitación.
Nombre del formulario : qué formulario se les envió.
Caduca en : fecha en la que caducará la invitación.
Enlace al formulario : un enlace directo al formulario.
Estado - El estado de la invitación.
Último envío: fecha y hora en que se envió la invitación por última vez.
Puedes hacer clic en el icono del sobre para reenviar el formulario personalizado.
Cómo comprobar el estado de una invitación
Puedes consultar el registro de notificaciones de tu cuenta de Teachworks para ver si se enviaron invitaciones. El tipo de correo electrónico aparece como "Invitación de formulario de cliente" o "Invitación de formulario de empleado", según el destinatario.
Puede consultar el estado de entrega de una invitación en la columna "Estado" del formulario de invitaciones personalizadas.
Enviado : Esto significa que la invitación ha sido enviada al cliente/empleado.
No enviado - Sin dirección de correo electrónico : Esto significa que no se ha registrado una dirección de correo electrónico en el perfil del cliente/empleado, por lo que no se pudo enviar la invitación.
Completado : El cliente ha recibido la invitación y ha completado el formulario para actualizar su perfil.
Eliminar una invitación
Si por error enviaste una invitación al cliente o empleado equivocado, o seleccionaste el formulario incorrecto, puedes eliminarla haciendo clic en el icono de la papelera en la tabla de Invitaciones de formularios personalizados. Los clientes o empleados ya no podrán acceder al formulario.
Personalización de la plantilla de correo electrónico para invitaciones con formulario personalizado
Puedes editar la plantilla de correo electrónico tanto para clientes como para empleados siguiendo los pasos de este artículo: Personalización de plantillas de notificación .
NOTA: Si envía una invitación con un formulario personalizado a un empleado y este incluye un campo de "Archivo adjunto", dicho campo se omitirá.