Arvete Autopiloti lisandmoodul võimaldab teil seadistada ajakava, mis genereerib arveid automaatselt.
Arvete automaatpiloodi lisandmooduli lubamine
Klõpsake valikul „Konto“ ja seejärel valikul „Integratsioonid ja lisandmoodulid“.
Sisestage ülemises otsinguväljal „Invoice Autopilot”.
Lisandmooduli lubamiseks lülitage lüliti asendisse „Sees”.
Arvete automaatjuhtimise ajakava loomine
Arvete automaatse haldamise ajakava loomiseks võite järgida alltoodud samme:
Klõpsake nupul „Arveldamine“ ja seejärel nupul „Lisa arvete ajakava“.
Täitke allolevate andmete abil sammud „Ajakava seaded” ja „Arve seaded”.
Muudatuste salvestamiseks esitage vorm.
Nagu eespool 2. etapis mainitud, on uue seadistamisel kaks etappi.
Arvete automaatjuhtimise ajakava:
1. samm: ajakava seaded
See samm võimaldab teil kohandada arvete genereerimise aega ja sagedust. Saate kohandada järgmisi sätteid:
Pealkiri – sisestage pealkiri, mis aitab teil ajakava muudatuste korral tuvastada.
Algus/Lõpp – sisestage arvete genereerimise perioodi algus- ja lõppkuupäev. Alguskuupäev on esimese arveperioodi algus ja lõppkuupäev peaks sisaldama ka viimaste arvete lõppu, mida soovite ajakava alusel genereerida.
Sagedus – Valige, kui tihti ajakava arveid genereerib. Saate korrata iga päev, nädal, kuu ja iga perioodi kohta mitu variatsiooni.
Ajastus – saate valida arvete genereerimise iga arveldusperioodi alguses, kui esitate klientidele arveid ette, või iga perioodi lõpus, kui esitate klientidele arveid pärast tundide lõppu.
Nihe – saate valida, kas genereerida arveid mitu päeva enne või pärast arve kuupäeva:
Määra arve kuupäevaks – see valik kuvatakse, kui „Offset” pole seatud nullile. Arve kuupäeva määramiseks on kaks võimalust:
Loomise kuupäev – kasutage seda, kui soovite arve kuupäevaks määrata arve genereerimise ja loomise kuupäeva.
Perioodi kuupäev – see määrab arve kuupäeva perioodi alguskuupäevaks, kui arve genereeritakse perioodi alguses, ja perioodi lõppkuupäevaks, kui see luuakse perioodi lõpus.
2. samm: Arve seaded
See samm on väga sarnane päris arve loomisega, kuid oluline on meeles pidada, et te ei loo arvet, vaid valite seaded ja neid seadeid kasutatakse tulevikus arvete automaatseks genereerimiseks. On mõned asjad, mida meeles pidada:
Tähtaja nihe – saate määrata maksetähtaja arve kuupäeva suhtes.
Arve number – Arve numbrid määratakse automaatselt, jätkates eelmisest arve numbrist.
Tundide lisamine – arveldusperioodile planeeritud tundide lisamiseks märkige ruut „Lisa tunnid”.
Lisa eelmise perioodi arveldamata õppetunnid – kui lisate kalendrisse õppetunde pärast arve genereerimist, lubage see säte, et järgmine arvele lisataks eelmise arveperioodi uued õppetunnid.
Arve juhised – juhiste väli ei värskendata, kui värskendate konto seadete lehel välja „Vaikimisi arve juhised”. See väli on arve automaatpiloodi jaoks ainuomane ja kui soovite neid muuta, tuleb juhiste väli käsitsi värskendada.
Jäta vahele, kui summa on null - Kui arvele lisate ainult õppetunde, on hea mõte märkida ruut tühjade arvete vahelejätmiseks juhul, kui kliendil pole ühelgi arveperioodil õppetunde.
Staatus – kui soovite arveid enne klientidele kättesaadavaks tegemist üle vaadata, saate olekuks määrata „Salvestatud“. Pärast ülevaatamist saate olekuks muuta „Kinnitatud“.
Saada arvete e-kirjad – kui määrate staatuseks „Kinnitatud“, saate selle kasti märkimisega arved kohe saata.
Oluline on märkida, et pärast tunniplaani koostamist ajastatud tunde automaatselt ei salvestata. Näiteks päevaplaani puhul, kui eelmiste päevade tunnid lisatakse hiljem, tuleb need arveldada käsitsi.
MÄRKUS: Selleks, et säte „Kaasa eelmise perioodi arveldamata õppetunnid” kuvataks arve sätete vormil, on vajalikud järgmised tingimused:
Säte „Arved korduvad” peab olema seatud väärtusele „Iganädalane” või „Igakuine”.
„Ajastus“ on määratud arveperioodi alguseks.
Arve seadete etapis peate märkima ruudu „Lisa õppetunnid”.
3. samm: Arve kuupäevade kontrollimine
Pärast ajakava ja arvete sätete seadistamist peaksite kontrollima kuupäevi, millal arved luuakse. See tagab, et arved genereeritakse teie ettevõtte eeldatud kuupäevadel.
Arvete kuupäevi saate vaadata arvete automaatjuhtimise ajakava alt, kerides alla jaotiseni „Eelseisvad arvete kuupäevad“.
Arve genereerimine
Arvete automaatpiloodi ajakavade töötlemise kood käivitatakse iga 6 tunni järel. Üldiselt genereeritakse arved päeva esimese kuue tunni jooksul, olenevalt teie ajavööndist.
Kui soovite arveid genereerida pärast päeva lõppu, peaksite ajakava sätetes määrama nihke väärtuseks 1 päev pärast arve kuupäeva. See põhjustab eelmise päeva arve genereerimise järgmise päeva esimese 6 tunni jooksul.
Planeeritud arvete vaatamine
Kui soovite vaadata kuupäevi, millal arved on loodud, saate klõpsata tabelis „Arvete ajakavad” loodud ajakava kõrval oleval ikoonil „Vaade” ja vaadata jaotist „Eelseisvad arvete kuupäevad”. Selle jaotise abil saate kinnitada, et ajastatud arvete kuupäevad vastavad teie kavandatud kuupäevadele.
Samuti saate arvete tabelis vaadata arvete autopiloodi poolt juba genereeritud arveid, vaadates arvet. See kuvab arvete autopiloodi ajakava nime, mille abil see loodi.
Klientide lisamine ajakavasse
Saate ajakavasse täiendavaid kliente lisada järgmiselt.
Klõpsake nupul „Arveldamine“ ja seejärel nupul „Arvete automaatjuhtimise ajakavad“.
Klõpsake nupul „Arve seaded” ajakava juures, kuhu soovite kliente lisada.
Lisage kliendid väljale „Kliendid”.
Muudatuste salvestamiseks esitage vorm.
Samuti saate kliente arvete ajakavasse lisada otse nende Teachworksi profiililt. Selleks järgige alltoodud samme:
Klõpsa valikul „Õpilased“ ja seejärel valikul „Pered“ või „Õpilased“ (iseseisvate õpilaste puhul).
Profiili muutmiseks klõpsake nuppu „Muuda“.
Klõpsake vahekaarti „Arveldamine”.
Kerige alla jaotiseni „Arveldamine”.
Olemasoleva ajakava valimiseks klõpsake väljal „Arvete automaatjuhtimise ajakavad”.
Muudatuste salvestamiseks esitage vorm.
MÄRKUS. Kui muudate kliendi profiili olekuks „Mitteaktiivne“ ja seejärel muudate arvete automaatpiloodi ajakava „Arve seadeid“, kuhu klient on lisatud, eemaldatakse klient arvete automaatpiloodi ajakavast automaatselt ja see kajastub tema profiilil.
Arvete automaatpiloodi ajakava loomise näide
Altpoolt leiate näite arvete automaatpiloodi ajakava loomiseks, mis genereeriks arveid iga kuu alguses eelseisvate individuaalsete tundide kohta.
1. samm: ajakava seaded
Ajakava pealkiri : kasutage pealkirja, mis teeb tulevikus muudatuste tegemise lihtsaks.
Ajakava algus/lõpp : Valige kuupäevavahemik, mille jooksul soovite seda ajakava käivitada. Selle saab määrata kaugesse tulevikku, kuid vaikimisi on see aasta.
Arved korduvad : Iga kuu, iga kuu esimesel päeval.
Ajastus : Arvete genereerimine arveperioodi alguses (see võimaldab teil lisada eelseisvaid tunde ja arveldada ette)
2. samm: Valige arve seaded
Kliendid : Lisage siia kõik kliendid, keda soovite ajakavasse lisada. Kui soovite valida kõik kliendid, klõpsake valikul „Vali kõik“.
Tähtaja nihe : Määrake vastavalt vajadusele.
Valige suvand „Lisa õppetunnid“ : see võimaldab teil arvele lisada üksikuid õppetunde. Kuna see automaatgraafik genereerib tulevikus esinevaid arveid, valige suvand „Kõik“ õppetundide staatuste lisamiseks (õppetunnid märgitakse osaletuks alles pärast nende toimumist).
Jäta vahele, kui summa on null : Valige see suvand, et tagada, et õppetunde, mille arve summa on 0, ei looda.
Arve olek : kui soovite arveid enne klientidele saatmist üle vaadata, määrake olekuks „Salvestatud“. Kui te ei pea neid üle vaatama, saate valida valiku „Kinnitatud“.
Arvete saatmine e-posti teel : See valik kuvatakse siis, kui valite valiku „Kinnitatud“. Märkige ruut, kui soovite saata arveid oma klientidele e-posti teel kohe, kui need on loodud.
MÄRKUS. Kui lisate Teachworksi rohkem kliente, siis ärge unustage tagasi minna ja nad ajakavasse lisada.
3. samm: ajakava ülevaatamine
Kui olete oma arvete automaatpiloodi ajakava loonud, saate vaadata kuupäevi, millal arved genereeritakse ja saadetakse. Selleks toimige järgmiselt.
Klõpsake nupul „Arveldamine“ ja seejärel nupul „Arvete automaatjuhtimise ajakavad“.
Klõpsake ikooni „Vaata” selle ajakava kõrval, mida soovite üle vaadata.
See kuvab lehe, kus on teie sätete kokkuvõte ja järgmine teave:
Arve kuupäev : kuupäev, mis kuvatakse arvel.
Loomise kuupäev : kuupäev, millal arved genereeritakse.
Arve periood : Kuupäevavahemik, mida kasutatakse tundide kalendrist igale arvele lisamiseks.
Staatus : Kui arved on loodud, muutub staatus „Lõpetatud“.