Kun olet muodostanut yhteyden QuickBooksiin, sinun on tehtävä muutamia valintoja, jotka määrittävät, mitä tilejä käytetään erityyppisten tapahtumien kirjaamiseen. Voit valita tämän seuraavasti:
Napsauta "Tili" ja sitten "Integraatiot ja lisäosat".
Napsauta QuickBooks-integraation alla olevaa "Asetukset"-kohtaa.
Valitse "Myyntitili"-kentästä myyntitili, jolle haluat kirjata laskumyynnin. Tyypillinen valinta olisi "Myynti" tai "Palvelut".
Vaihda "Ohita myyntitilin päivitys palveluille" -valintaruutu asentoon "Käytössä", jos olet määrittänyt palveluillesi eri myyntitilin QuickBooksissa. Tämä pitää kyseiset tietueet muuttumattomina, kun päivität palveluita Teachworksissa.
Valitse "Alennustili"-kentästä tili, jolle haluat alennukset kirjata. Voit halutessasi luoda QuickBooks-tilillesi tilin nimeltä "Alennukset", jos sellaista ei vielä ole olemassa. Jos et tee valintaa, alennukset kirjataan "Myyntitili"-kentästä valitsemaasi tiliin.
Valitse "Verokoodi", jota käytetään myyntiveroon kaikissa laskuissasi. Sinun on määritettävä vähintään yksi myyntiverotili ennen tämän valinnan tekemistä.
Valitse "Talletustili"-kohdasta tili, jolle maksut talletetaan. Jos tämä kenttä jätetään tyhjäksi, talletukset kirjataan QuickBooksin "Tallettamattomat varat" -tilille.
"Aloituspäivämäärä"-kentän avulla voit synkronoida vain laskut, hyvityslaskut ja maksut, jotka alkavat syötetystä päivämäärästä. Tästä on hyötyä, jos Teachworks-tililläsi olevat laskut on jo syötetty manuaalisesti QuickBooksiin. Kun asetat aloituspäivämäärän, ohjelmisto synkronoi passiiviset asiakkaat QuickBooksiin vain, jos kyseisillä asiakkailla on laskuja tai maksuja aloituspäivämäärän jälkeen.
Oletusarvoisesti asiakkaat, joilla on laskuja tai maksuja, synkronoidaan QuickBooksiin. Voit kuitenkin kytkeä "Synkronoi kaikki aktiiviset asiakkaat" -asetuksen asentoon "Päällä", jos haluat synkronoida aktiiviset asiakkaat, vaikka heillä ei olisi laskuja tai maksuja Teachworksissa:
Laskun maksuvaihtoehdot: Valitse tämä vaihtoehto, jos lähetät laskuja asiakkaillesi suoraan Quickbooksista ja keräät verkkomaksuja Quickbooksin verkkomaksutoiminnon avulla. Lisätietoja Quickbooksin verkkomaksuista löydät täältä: Quickbooks-maksut
Jos et halua synkronoida maksuja, kytke "Ei sisällä maksuja" -kytkin asentoon "Päällä".
Jos haluat synkronoida myös Teachworks-laskuihisi sisältyvän kuvauksen, kytke "Laskuohjeet" -valintaruutu asentoon "Päällä".
Jos haluat synkronoida laskusi viimeisenä, valitse "Ota käyttöön" -ruutu "Synkronoi laskut viimeisenä" -osiossa. Tämä asetus on hyödyllinen, jos olet ottanut käyttöön "Käytä hyvityksiä automaattisesti" -asetuksen QuickBooksissa, koska se edellyttää laskujen synkronointia maksujen ja hyvityslaskujen jälkeen.
HUOMAUTUS: Teachworks etsii tililtäsi myös "Alennus"-nimistä tuotetta ja käyttää sitä laskujen alennuksiin. Muussa tapauksessa se luo tällä nimellä uuden tuotteen ja liittää sen edellä mainittuun "Alennustiliin". Jos sinulla on kategoriatili nimeltä "Alennus", luodaan tuote nimeltä "Alennus*", jotta vältetään ristiriita kategorian kanssa. Voit nimetä tuotteen uudelleen tarvittaessa synkronoinnin jälkeen.
HUOMAUTUS: Jos et valitse verotiliä vaiheessa 6, myyntiverolliset laskut synkronoidaan ilman myyntiveroa.
Globaalit käyttäjät : Jos käytät QuickBooksin globaalia versiota (eli kaikkia Yhdysvaltojen ulkopuolisia käyttäjiä), sinun on lisättävä myyntiverokanta QuickBooksiin ja valittava se sitten Teachworksin "Verokoodi"-kentästä, jotta laskut synkronoidaan myyntiveron kanssa.
HUOMAUTUS: Kun käytät asetusta ”Synkronoi laskut viimeiseksi”, on välttämätöntä synkronoida QuickBooks Onlineen vasta maksujen käsittelyn jälkeen. Jos luot laskuja, synkronoit tietueesi ja synkronoit maksusi myöhemmin, laskut ovat jo olemassa, joten automaattinen kohdistus ei olisi käytössä.
Kun olet suorittanut yllä olevat vaiheet, olet valmis synkronoimaan Teachworks-tilisi QuickBooksiin.