Invoice Autopilot -lisäosan avulla voit määrittää aikataulun, joka luo laskut automaattisesti.
Laskutusautomaattisovelluksen lisäosan käyttöönotto
Napsauta "Tili" ja sitten "Integraatiot ja lisäosat".
Kirjoita yläreunassa olevaan "Haku"-kenttään "Invoice Autopilot".
Ota lisäosa käyttöön kytkemällä kytkin asentoon "Päällä".
Laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulun luominen
Voit luoda laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulun noudattamalla alla olevia ohjeita:
Napsauta "Laskutus" ja sitten "Lisää laskutusaikataulu".
Suorita "Aikatauluasetukset" ja "Laskuasetukset" -vaiheet alla olevien tietojen avulla.
Lähetä lomake tallentaaksesi muutokset.
Kuten edellä vaiheessa 2 mainittiin, uuden määrittämisessä on kaksi vaihetta
Laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulu:
Vaihe 1: Aikatauluasetukset
Tässä vaiheessa voit mukauttaa laskujen luontiajankohdan ja -tiheyden. Voit mukauttaa seuraavia asetuksia:
Otsikko – Anna otsikko, jonka avulla tunnistat aikataulun, jos sinun on tehtävä muutoksia.
Alku/Loppu - Syötä laskujen luontijakson alkamis- ja päättymispäivämäärät. Alkupäivämäärä on ensimmäisen laskutusjakson alku ja päättymispäivämäärän tulee sisältää viimeisten aikataulun mukaan luotavien laskujen laskutusjakson päättymispäivä.
Tiheys - Valitse, kuinka usein aikataulu luo laskuja. Voit toistaa päivittäin, viikoittain, kuukausittain ja useita muunnelmia kullekin näistä jaksoista.
Ajoitus – Voit luoda laskut kunkin laskutusjakson alussa, jos laskutat asiakkaita etukäteen, tai kunkin laskutusjakson lopussa, jos laskutat asiakkaita oppituntien jälkeen.
Vastalaskutus – Voit luoda laskut useita päiviä ennen laskun päivämäärää tai sen jälkeen:
Aseta laskun päivämääräksi - Tämä vaihtoehto tulee näkyviin, jos "Offset"-kohtaan ei ole asetettu nollaa. Voit asettaa laskun päivämäärän kahdella tavalla:
Luontipäivämäärä – Käytä tätä, jos haluat asettaa laskun päivämääräksi laskun luonti- ja luontipäivämäärän.
Jakson päivämäärä – Tämä asettaa laskun päivämäärän kauden alkamispäiväksi, jos lasku luodaan kauden alussa, ja kauden päättymispäiväksi, jos se luodaan kauden lopussa.
Vaihe 2: Laskuasetukset
Tämä vaihe on hyvin samanlainen kuin varsinaisen laskun luominen, mutta on tärkeää muistaa, ettet luo laskua, vaan valitset asetuksia, ja näitä asetuksia käytetään laskujen automaattiseen luomiseen tulevaisuudessa. On muutamia asioita, jotka kannattaa pitää mielessä:
Eräpäivän siirtymä - Voit asettaa eräpäivän suhteessa laskun päivämäärään.
Laskun numero - Laskun numerot asetetaan automaattisesti edellisen laskun numeron perusteella.
Oppituntien sisällyttäminen – Jos haluat lisätä laskutusjaksolle ajoitettuja oppitunteja, valitse "Sisällytä oppitunnit" -valintaruutu.
Sisällytä laskuttamattomat oppitunnit edelliseltä kaudelta - Jos lisäät oppitunteja kalenteriisi laskun luomisen jälkeen, ota tämä asetus käyttöön, jotta seuraava lasku lisää uudet oppitunnit edelliseltä laskutuskaudelta.
Laskutusohjeet – Ohjekenttää ei päivitetä, jos päivität "Oletuslaskuohjeet" -kentän Tilin asetukset -sivulla. Tämä kenttä on ainutlaatuinen laskutusautomaatiolle ja se on päivitettävä manuaalisesti, jos haluat muuttaa niitä.
Ohita, jos summa nolla - Jos laskuun sisällytetään vain oppitunteja, on hyvä valita ruutu, joka ohittaa tyhjät laskut, jos asiakkaalla ei ole oppitunteja millekään laskutusjaksolle.
Tila – Jos haluat tarkistaa laskut ennen kuin ne ovat asiakkaiden saatavilla, voit asettaa tilaksi "Tallennettu". Tarkistuksen jälkeen voit muuttaa tilan "Hyväksytty".
Lähetä laskusähköpostit – Jos asetat tilaksi "Hyväksytty", voit lähettää laskut välittömästi valitsemalla tämän ruudun.
On tärkeää huomata, että aikataulun suorittamisen jälkeen aikataulutettuja oppitunteja ei tallenneta automaattisesti. Esimerkiksi päiväohjelmassa, jos edellisten päivien oppitunnit lisätään myöhemmin, ne on laskutettava manuaalisesti.
HUOMAUTUS: Jotta "Sisällytä laskuttamattomat oppitunnit edelliseltä kaudelta" -asetus näkyisi Laskuasetukset-lomakkeessa, seuraavat ehdot on täytettävä:
"Laskujen toisto" -asetuksen on oltava joko "Viikoittain" tai "Kuukausittain".
"Ajoitus" asetetaan laskutusjakson "Alkuun".
Laskutusasetuksissa sinun on valittava "Sisällytä oppitunnit" -ruutu.
Vaihe 3: Laskujen päivämäärien tarkistaminen
Kun olet määrittänyt aikataulu- ja laskutusasetukset, sinun tulee tarkistaa päivämäärät, jolloin laskut luodaan. Tämä varmistaa, että laskut luodaan yrityksesi odottamina päivinä.
Voit tarkastella laskujen päivämäärät tarkastelemalla Laskujen automaattisen ohjauksen aikataulua ja vierittämällä alas "Tulevat laskujen päivämäärät" -osioon.
Laskun luonti
Laskujen automaattisen luonnin aikataulujen käsittelyyn tarkoitettu koodi suoritetaan kuuden tunnin välein. Yleensä laskut luodaan päivän kuuden ensimmäisen tunnin aikana aikavyöhykkeestäsi riippuen.
Jos haluat luoda laskuja päivän päättymisen jälkeen, sinun tulee asettaa "Offset"-arvoksi yksi päivä laskun päivämäärän jälkeen "Aikataulun asetuksissa". Tämä aiheuttaa sen, että edellisen päivän lasku luodaan seuraavan päivän kuuden ensimmäisen tunnin aikana.
Ajoitettujen laskujen tarkasteleminen
Jos haluat tarkastella laskujen luontipäivämääriä, voit napsauttaa "Näytä"-kuvaketta luomasi aikataulun vieressä "Laskuaikataulut"-taulukossa ja katsoa "Tulevat laskupäivät" -osiota. Voit käyttää tätä osiota varmistaaksesi, että laskujen päivämäärät vastaavat tarkoittamiasi päivämääriä.
Voit myös tarkastella Invoice Autopilotin jo luomia laskuja Laskut-taulukossa tarkastelemalla laskua. Taulukossa näkyy sen Invoice Autopilot -aikataulun nimi, jolla se luotiin.
Asiakkaiden lisääminen aikatauluun
Voit lisätä asiakkaita aikatauluun noudattamalla seuraavia ohjeita:
Napsauta "Laskutus" ja sitten "Laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulut".
Napsauta "Laskuasetukset"-painiketta siinä aikataulussa, johon haluat lisätä asiakkaita.
Lisää asiakkaat "Asiakkaat"-kenttään.
Lähetä lomake tallentaaksesi muutokset.
Voit lisätä asiakkaita laskutusaikatauluun myös suoraan heidän Teachworks-profiilistaan. Voit tehdä tämän noudattamalla seuraavia ohjeita:
Klikkaa "Opiskelijat" ja sitten "Perheet" tai "Opiskelijat" (itsenäisille opiskelijoille).
Napsauta "Muokkaa"-painiketta muokataksesi profiilia.
Klikkaa "Laskutus"-välilehteä.
Vieritä alas "Laskutus"-osioon.
Valitse olemassa oleva aikataulu napsauttamalla "Laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulut" -kenttää.
Lähetä lomake tallentaaksesi muutokset.
HUOMAUTUS: Jos muutat asiakkaan profiilin tilan "Ei-aktiiviseksi" ja muokkaat sitten laskutusautomaattiohjauksen aikataulun "Laskuasetuksia", joihin asiakas on lisätty, asiakas poistetaan laskutusautomaattiohjauksesta automaattisesti ja tämä näkyy hänen profiilissaan.
Esimerkki laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulun luomisesta
Alta löydät esimerkin laskutusautomaattiaikataulun luomisesta, joka luo laskuja kuukausittain, kuukauden alussa tulevista yksittäisistä oppitunneista.
Vaihe 1: Aikataulun asetukset
Aikataulun otsikko : Käytä otsikkoa, jonka avulla on helppo tunnistaa, jos haluat tehdä muutoksia tulevaisuudessa.
Aikataulu alkaa/päättyy : Valitse ajanjakso, jolle haluat tämän aikataulun olevan voimassa. Tämä voidaan asettaa kauas tulevaisuuteen, mutta oletusarvo on vuosi.
Laskut toistuvat : Kuukausittain, joka kuukausi, jokaisen kuukauden ensimmäisenä päivänä.
Ajoitus : Luo laskut laskutusjakson alussa (tämä antaa sinun lisätä tulevia oppitunteja ja laskuttaa etukäteen)
Vaihe 2: Valitse laskutusasetukset
Asiakkaat : Lisää tähän kaikki asiakkaat, jotka haluat sisällyttää aikatauluun. Jos haluat valita kaikki asiakkaat, napsauta "Valitse kaikki" -vaihtoehtoa.
Eräpäivämäärän siirtymä : Aseta tarpeen mukaan.
Valitse ”Lisää oppitunteja” -vaihtoehto : Tämän avulla voit sisällyttää laskuun yksittäisiä oppitunteja. Koska tämä automaattisen ohjauksen aikataulu luo laskuja, jotka tapahtuvat tulevaisuudessa, valitse vaihtoehto, joka lisää oppituntien tilaksi ”Kaikki” (oppitunnit merkitään käydyiksi vasta niiden tapahtumisen jälkeen).
Ohita, jos loppusumma on nolla : Valitse tämä vaihtoehto varmistaaksesi, ettei oppitunteja, joiden laskun loppusumma on 0, luoda.
Laskun tila : Jos haluat tarkistaa laskut ennen niiden lähettämistä asiakkaillesi, aseta tilaksi ”Tallennettu”. Jos sinun ei tarvitse tarkistaa niitä, voit valita vaihtoehdon ”Hyväksytty”.
Lähetä laskut sähköpostitse : Tämä vaihtoehto tulee näkyviin, jos valitset "Hyväksytty"-vaihtoehdon. Rastita ruutu, jos haluat lähettää laskut asiakkaillesi sähköpostitse heti, kun ne on luotu.
HUOMAUTUS: Jos lisäät lisää asiakkaita Teachworksiin, muista palata takaisin ja lisätä heidät aikatauluun.
Vaihe 3: Tarkista aikataulu
Kun olet luonut laskutusautomaattiaikataulusi, voit tarkastella päivämääriä, jolloin laskut luodaan ja lähetetään. Voit tehdä tämän noudattamalla seuraavia ohjeita:
Napsauta "Laskutus" ja sitten "Laskutuksen automaattisen ohjauksen aikataulut".
Napsauta tarkasteltavan aikataulun vieressä olevaa "Näytä"-kuvaketta.
Tämä näyttää sivun, jossa on yhteenveto asetuksistasi sekä seuraavat tiedot:
Laskun päivämäärä : Laskussa näkyvä päivämäärä.
Luontipäivämäärä : Päivämäärä, jona laskut luodaan.
Laskutusjakso : Aikaväli, jota käytetään oppituntien hakemiseen kalenterista kullekin laskulle.
Tila : Kun laskut on luotu, tilaksi päivittyy ”Valmis”.