Teachworks propose plusieurs options de personnalisation de vos factures et vous permet de définir des paramètres par défaut pour gagner du temps lors de leur génération. Ces paramètres sont accessibles dans la section « Paramètres de facturation » de la page « Paramètres du compte ». Vous pouvez modifier les paramètres suivants :
Numéro de première facture - Définissez le numéro de votre première facture afin de pouvoir continuer à utiliser votre système de facturation existant.
Incrémentation du numéro de facture : détermine la méthode d’incrémentation des numéros de facture. Vous pouvez choisir entre « À partir du numéro le plus élevé » ou « À partir de la dernière facture créée ».
Date d'échéance par rapport à la date de facturation : définit la date d'échéance par défaut par rapport à la date de facturation, en fonction du nombre de jours sélectionné. Cette valeur peut être modifiée dans le formulaire de facture.
Référence visible pour les clients - Activer cette option rendra le champ Référence visible aux clients ; sinon, il ne sera visible qu'en interne.
Préfixe de facture - Les lettres ajoutées au début de vos numéros de facture pour indiquer que le document est une facture.
Préfixe de l'avoir - Les lettres ajoutées au début de vos numéros d'avoir pour indiquer que le document est un avoir.
Intitulé de la facture : le contenu de ce champ sera ajouté en haut de la facture. Si ce champ est laissé vide, aucun intitulé ne sera affiché.
Étiquette de taxe de vente l - Cette étiquette sera utilisée pour la ligne de taxe de vente. Si elle est laissée vide, la mention « Taxe de vente » sera utilisée.
Période de facturation : cochez « Afficher » si la facture inclut des cours et que vous souhaitez afficher les dates de début et de fin de la période en haut de la facture. Cochez « Masquer » si vous ne souhaitez pas afficher ces dates.
Colonne Service - Affichez ou masquez facilement la colonne Service sur les factures. Cette colonne affiche le nom du service pour les cours, les forfaits et les frais.
Colonne Prix Unitaire - Afficher ou masquer la colonne Prix Unitaire sur les factures.
Colonne de remise : sélectionnez « Afficher » pour que la colonne de remise soit toujours visible, même si la remise est nulle. Sélectionnez « Masquer » si vous ne souhaitez pas afficher la colonne de remise lorsque la facture ne comporte aucune remise.
Unités de facturation des leçons - Vous pouvez modifier l'unité de mesure affichée sur les factures pour les lignes de facturation, en choisissant entre leçon et heure.
Afficher les factures impayées - Si un client a des factures impayées, activer cette option affichera les 3 plus anciennes en bas de ses factures.
Cocher la case « Envoyer la facture par e-mail » par défaut - Activez cette option pour cocher par défaut la case « Envoyer la facture par e-mail » sur le formulaire de facture lors de l'approbation des factures.
Rappel d'échéance de facture : activez cette option pour envoyer un rappel au client lorsqu'une facture arrive à échéance. Pour plus d'informations, consultez la section correspondante.
Courriel de confirmation de paiement - Activez cette option pour envoyer un courriel au client lorsqu'une facture est payée.
Taux de taxe de vente par défaut : pourcentage de taxe de vente appliqué par défaut à vos factures. Ce taux peut être modifié lors de la création des factures.
Traitement fiscal par défaut : ce paramètre détermine le mode de calcul des taxes par défaut sur vos factures. Vous avez le choix entre TVA incluse (la taxe est incluse dans le total de la facture), TVA non incluse (la taxe est ajoutée au total de la facture) et TVA non applicable (aucune taxe n'est appliquée). Ce paramètre peut être modifié lors de la génération des factures.
Taxe de vente par ligne : si cette option est activée, lorsqu’une facture est approuvée et que son total est nul, son statut passe automatiquement à « Payée ». Si elle est désactivée, le statut de la facture doit être défini manuellement.
Définir le statut des factures à montant nul sur « Payé » : si cette option est activée, lorsqu’une facture est approuvée et que son montant est nul, son statut passe automatiquement à « Payé ». Si elle est désactivée, le statut de la facture doit être défini manuellement.
Statut de la facture dans la fenêtre modale de la leçon : utilisez cette option pour afficher le statut de la facture d’une leçon dans la fenêtre modale « Affichage » de la leçon, accessible depuis le calendrier. Vous pouvez choisir entre « Non visible », « Visible par l’administrateur et le personnel » ou « Visible par l’administrateur, le personnel et les enseignants ».
Description de la leçon sur la facture : il s’agit du format de description par défaut pour les leçons ajoutées aux factures. Utilisez les balises de fusion pour personnaliser le contenu situé dans la section « Balises de fusion de la description de la leçon ».
Instructions de facturation par défaut : instructions ou conditions par défaut à inclure sur la facture. Ces instructions peuvent être modifiées lors de la génération des factures.
Consultation réservée au personnel administratif - Lorsque cette option est activée, les utilisateurs du personnel administratif ne pourront pas modifier les instructions de facturation lors de la création ou de la modification des factures.
Adresse personnalisée de l'entreprise : vous pouvez utiliser ce champ pour personnaliser l'affichage de l'adresse de votre entreprise sur les factures. Si vous ne le saisissez pas, l'adresse sera automatiquement renseignée avec le nom et l'adresse de votre entreprise figurant dans la section « Informations sur l'entreprise » de cette page.
REMARQUE : Si les factures sont générées avant la personnalisation de ce paramètre, elles commenceront à « 1 » et s’incrémenteront à partir de ce numéro. Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit modifier les factures générées et corriger manuellement la numérotation (cela garantira une incrémentation correcte des factures futures), soit supprimer les factures et recommencer.
REMARQUE : Une option de facturation « Taxe de vente par ligne » est également disponible si votre compte dispose de cette option activée. Vous trouverez plus d’informations sur la taxe de vente par ligne ici : Taxe de vente par ligne .
Pour modifier ces paramètres, suivez ces étapes :
Cliquez sur « Compte et paramètres », puis sur « Paramètres du compte ».
Faites défiler vers le bas jusqu'à la section « Paramètres de facturation ».
Sélectionnez l'option correspondant au paramètre que vous souhaitez modifier.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.