Teachworks vous permet de créer des factures en masse grâce à la fonction « Créer plusieurs factures ».
Création de plusieurs factures
Pour créer plusieurs factures simultanément, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Créer plusieurs factures ».
Dans le champ « Clients », sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez générer les factures.
Vous pouvez ajouter des frais, des forfaits ou des leçons à toutes les factures générées à l'aide du menu déroulant situé dans la section « Éléments de la facture » de la facture.
Ajouter des frais : pour ajouter des frais, sélectionnez l’option « Ajouter des frais » et cliquez sur le bouton « Valider ». Saisissez les détails des frais. Le total de la facture sera calculé automatiquement au fur et à mesure de la saisie.
Ajouter un forfait : pour ajouter un forfait, sélectionnez l’option « Ajouter un forfait » et cliquez sur le bouton « Valider ». Sélectionnez le type de service, saisissez une description, le nombre d’heures et le tarif horaire.
Ajout de leçons par date : pour ajouter des leçons, sélectionnez l’option « Ajouter des leçons », puis saisissez les dates de début et de fin. Lors de la facturation des clients, les leçons non facturées comprises dans cette période seront automatiquement ajoutées à leurs factures.
Dans la section « Totaux », sélectionnez parmi les options disponibles celles qui s’appliqueront à toutes les factures créées. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Ignorer si vide - Si cette option est activée, aucune facture sans transaction ne sera créée.
Ignorer si le total est nul - Lorsque cette option est activée, aucune facture dont le total est de 0 $ ne sera créée.
Envoyer les factures par e-mail - Lorsque cette option est activée, les factures seront automatiquement envoyées à vos clients si elles sont créées comme « Approuvées ».
Si vous ne souhaitez pas transmettre immédiatement la facture au client, cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Sinon, cliquez sur le bouton « Approuver ».
REMARQUE : Les horaires des cours ajoutés aux factures sont affichés dans le fuseau horaire défini dans le profil du client.
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