Si vous prévoyez de passer à un autre mode de facturation des étudiants, par exemple en utilisant la méthode « Forfait », il est important de comprendre comment les forfaits sont suivis.
Lorsque vous facturez un forfait de cours à un élève, vous devez sélectionner le type de « Service » correspondant. Les cours programmés avec ce même type de « Service » seront ensuite déduits du solde du forfait de l'élève.
Toutefois, si vous décidez de facturer l'élève par leçon pour le même service, ces leçons continueront d'être déduites du forfait.
Le problème se pose si vous facturez un élève à la leçon, puis que vous lui proposez un forfait incluant le même type de service. Lors de la création du forfait, le coût de toutes les leçons identiques facturées avant la mise en place du forfait sera déduit de ce dernier.
Il existe deux méthodes que vous pouvez utiliser pour éviter que cela ne se produise :
Méthode 1
La première méthode que vous pouvez utiliser pour résoudre ce problème consiste à créer un type « Service » distinct pour tout service facturé par forfait et par leçons individuelles.
Par exemple, si vous proposez un service appelé « Cours particuliers de mathématiques », vous devez ajouter un service appelé « Cours particuliers de mathématiques – Formule ». Lors de la création de cette formule, vous devez sélectionner la version « Formule » du service.
Lors de la planification des cours pour l'élève, vous devez également sélectionner le service « Forfait ». Si vous décidez ultérieurement de facturer l'élève par un autre moyen, vous pourrez alors utiliser le type de facturation standard « Service ».
Méthode 2
La deuxième solution consiste à archiver le forfait. En sélectionnant une « Date d'archivage », les leçons antérieures ou égales à cette date seront exclues du tableau des soldes du forfait.
Si des forfaits supplémentaires sont achetés et que des cours supplémentaires sont programmés après la date prévue, ils seront enregistrés dans le tableau « Soldes des forfaits ». Pour plus d’informations sur l’archivage des forfaits, veuillez consulter cet article : Comment archiver les forfaits .