Si vous passez à Teachworks depuis un autre système, vous devrez peut-être configurer les soldes initiaux de vos clients dans Teachworks. Vous pouvez configurer les soldes initiaux de vos clients en utilisant l'une des options suivantes :

Si un client doit de l'argent à votre entreprise, vous devrez créer une facture pour ajouter le montant dû à son solde dans Teachworks. Vous trouverez les instructions pour créer une facture ici : Création d'une facture unique.

Lors de la génération de la facture, utilisez l'option « Ajouter des frais » et saisissez le montant dû. Dans le champ « Description », vous pouvez ajouter une note précisant qu'il s'agit d'un solde initial, ou indiquer les leçons ou la facture correspondante de votre ancien système de facturation.

Une fois les frais ajoutés à la facture et après vérification de son exactitude, cliquez sur « Approuver » pour la créer et l'ajouter au solde du client. Si vous prévoyez de facturer des transactions supplémentaires ultérieurement, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder la facture jusqu'à l'ajout des frais additionnels.

Si un client présente un solde créditeur, vous devrez créer un avoir pour ce solde. Vous trouverez les instructions pour créer un avoir dans cet article : Création d’un avoir .

Lors de la création de l'avoir, utilisez l'option « Ajouter des frais » et saisissez le montant du crédit reporté. Vous pouvez utiliser le champ « Description » pour ajouter une note précisant les détails de l'avoir. Une fois les frais ajoutés et après vérification de leur exactitude, cliquez sur le bouton « Approuver » pour créer l'avoir.

Lorsque vous générez une facture pour le client, vous pourrez affecter cet avoir à la facture, et le solde de la facture sera alors réduit du montant de l'avoir (voir Affectation des avoirs ou des paiements non affectés à une facture ).