La facturation par forfait vous permet de facturer un client pour un nombre précis d'heures ou de leçons avant même que celles-ci ne soient planifiées. Au fur et à mesure que les leçons sont planifiées avec le client, le solde de son forfait est réduit. Avec la facturation par forfait, la facturation doit être établie par forfait et non par leçon.
La facturation à l'unité vous permet de planifier et de facturer ces leçons à votre client. Lors d'une facturation par leçon, la facture générera la liste de toutes les leçons prévues pour l'élève pendant la période sélectionnée.
Lorsque vous choisissez de facturer par forfait ou par cours individuel, il est important de bien comprendre vos préférences de facturation. Pour générer un solde de forfait sur le profil de l'élève et le tableau des soldes de forfaits à utiliser au fil du temps, vous pouvez choisir parmi deux options :
Créer les soldes des forfaits une fois la facture du forfait émise et approuvée.
Créer des soldes de colis après le paiement de la facture.
Si la période pendant laquelle l'étudiant peut utiliser le solde du forfait n'est pas définie, il peut être plus simple d'opter pour la facturation forfaitaire, car les forfaits peuvent être achetés et utilisés sur une période indéterminée.
Si vous préférez facturer en fin de mois, la facturation par leçon pourrait être plus avantageuse car la liste de toutes les leçons de cette période sera incluse sur la facture générée en fin de mois.
Utilisation des deux méthodes
Si un forfait est créé et que des cours individuels utilisent le même service, ces cours seront automatiquement inclus dans le solde du forfait. Cela peut entraîner une utilisation involontaire des crédits du forfait et perturber le suivi prévu des frais de cours.
Pour exclure certaines leçons du solde d'un forfait après leur survenance, suivez ces étapes :
Archiver le paquet : Identifiez le paquet qui contient des leçons indésirables dans son solde.
Définissez une date d'archivage pertinente : lors de l'archivage du forfait , définissez la date d'archivage à la veille de la date de facturation du forfait ou avant la date des cours que vous ne souhaitez pas inclure. Cela garantit que les cours ayant lieu à partir de cette date sont exclus du solde du forfait.
Si vous facturez vos clients par forfaits mais qu'ils prennent parfois des cours individuels en dehors de tout forfait, vous pouvez utiliser la fonction de remplacement des coûts pour modifier le mode de facturation du client lors de la planification du cours.
Meilleures pratiques pour prévenir les inclusions non intentionnelles
Pour éviter ces problèmes à l'avenir, envisagez de créer des services distincts pour les forfaits et les cours individuels. Ainsi, vous pourrez clairement différencier les cours de chaque catégorie et vous assurer que seuls les services prévus sont comptabilisés dans le solde des forfaits.