Voici un aperçu des types d'enregistrements synchronisés de Teachworks vers QuickBooks :
Clients
Nouveaux enregistrements : Si un enregistrement n’a pas été synchronisé avec QuickBooks, Teachworks recherchera dans votre compte QuickBooks un client existant portant le même nom et prénom. Si un enregistrement correspondant est trouvé, il sera mis à jour avec les coordonnées de votre compte Teachworks ; sinon, un nouveau client sera créé.
Mise à jour des enregistrements - Si un enregistrement a déjà été synchronisé avec QuickBooks, il sera mis à jour avec toutes les modifications apportées au profil du client dans Teachworks.
REMARQUE : Le fait de passer un client du statut « Inactif » à « Inactif » dans Teachworks ne modifiera pas le statut du client dans QBO.
Suppression - Si un client synchronisé avec QuickBooks est ultérieurement supprimé dans Teachworks, cet enregistrement sera désactivé dans QuickBooks.
Les noms doivent comporter au moins un caractère et ne peuvent pas inclure de tabulations, de sauts de ligne ou de « : ».
Teachworks synchronise tout client ayant le statut « Actif » ou les clients ayant un statut autre que « Actif » si ces derniers ont des factures non synchronisées.
REMARQUE : Si vous connectez plusieurs comptes Teachworks à un seul compte QuickBooks Online, la logique et les règles de synchronisation des enregistrements diffèrent de celles appliquées lors de la synchronisation avec un seul compte Teachworks. Pour plus d’informations, veuillez consulter cet article : Synchronisation de plusieurs comptes Teachworks avec un seul compte QuickBooks .
Services
Les services sont ajoutés à votre compte QuickBooks en tant qu'éléments de service.
Nouveaux enregistrements : si un enregistrement n’a pas été synchronisé avec QuickBooks, Teachworks vérifie d’abord si un élément portant le même nom existe dans QuickBooks et le met à jour le cas échéant. Sinon, un nouvel élément de service est créé dans QuickBooks.
Mise à jour des enregistrements - Si un enregistrement a déjà été synchronisé avec QuickBooks, toute modification apportée au nom dans Teachworks sera mise à jour dans QuickBooks.
Suppression : les services supprimés dans Teachworks ne seront pas supprimés dans QuickBooks. Si vous souhaitez les supprimer dans QuickBooks, vous devez le faire manuellement.
Les intitulés des services doivent comporter 100 caractères ou moins, inclure au moins un caractère et ne peuvent pas contenir de tabulations, de sauts de ligne ni de deux-points (':').
Les leçons incluses sur les factures que vous synchronisez avec QuickBooks sont associées au service spécifié pour la leçon.
Le compte de vente des services dans QuickBooks est défini sur le compte de vente que vous spécifiez sur votre page Paramètres de synchronisation dans Teachworks.
Factures
Seules les factures dont le statut est « Approuvée » ou « Payée » sont synchronisées.
Nouvelles fiches – Si une fiche n'a pas été synchronisée avec QuickBooks, Teachworks vérifie d'abord si une facture portant le même numéro existe dans QuickBooks et a été créée après la facture dans Teachworks . Si une facture est trouvée, la fiche est mise à jour avec les détails de la facture QuickBooks. Si aucune facture ne correspond, une nouvelle facture est créée.
REMARQUE : Configurez vos numéros de facture dans Teachworks pour qu’ils commencent par le numéro suivant celui de la dernière facture que vous avez créée dans QuickBooks.
Mise à jour des enregistrements - Si une facture est modifiée dans Teachworks, la facture correspondante dans QuickBooks sera mise à jour avec les modifications après synchronisation.
Factures supprimées et annulées - Les factures supprimées ou annulées dans Teachworks doivent être annulées manuellement dans QuickBooks.
Remarques importantes concernant la taxe de vente sur les factures :
Notes de crédit
Les règles relatives aux factures mentionnées ci-dessus s'appliquent également aux avoirs.
Les notes de crédit sont créées dans QuickBooks sous forme de notes de crédit.
Les avoirs affectés aux factures ne sont pas affectés automatiquement lors de la synchronisation avec QuickBooks ; l'affectation doit être effectuée dans QuickBooks.
Paiements
Un nouveau paiement créé dans Teachworks générera un nouveau paiement dans QuickBooks avec les mêmes détails.
Les paiements ne sont pas affectés aux factures lors de la synchronisation avec QuickBooks ; l'affectation doit être effectuée dans QuickBooks.
Les paiements supprimés dans Teachworks après avoir été synchronisés avec QuickBooks doivent être supprimés manuellement dans QuickBooks.