L'extension de facturation par un tiers est une extension Pro qui comprend un essai gratuit de 3 semaines et est conçue pour vous aider à gagner du temps et à rationaliser vos processus de facturation.
Ce module vous permet de créer des profils dédiés pour les agences, les organisations ou les sponsors, qui peuvent ensuite effectuer des paiements au nom des familles ou des étudiants indépendants. Après la période d'essai de 3 semaines, l'utilisation du module de facturation par un tiers coûte 5 $ par mois.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Facturation par un tiers ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Usage
Après avoir activé le module complémentaire, un nouveau tableau des payeurs tiers sera disponible et vous pourrez le consulter en cliquant sur « Étudiants », puis sur « Payeurs tiers ».
Création de tiers payeurs
Vous pouvez créer des profils pour les agences, les organisations ou les sponsors en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Étudiants », puis sur « Tiers payeurs ».
Cliquez sur le bouton « Ajouter » situé à droite.
Ajoutez le nom de l'organisation ou de l'agence dans le champ « Nom général ».
Veuillez saisir les coordonnées de la personne de l'organisation ou de l'agence qui utilisera le compte.
Activer un compte utilisateur (facultatif).
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
REMARQUE : L’activation d’un compte utilisateur pour un profil de payeur tiers lui permettra de se connecter à Teachworks. Toutefois, il pourra uniquement consulter les factures et les paiements qu’il a effectués. Il pourra également ajouter ses propres informations de carte bancaire si vous utilisez l’ intégration Stripe .
Désignation d'un tiers payeur pour un étudiant familial ou indépendant
Vous pouvez ajouter et associer un étudiant (membre de la famille ou étudiant indépendant) à un tiers payeur en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Étudiants », puis sur « Familles » (pour les familles) ou « Étudiants » (pour les étudiants indépendants).
Modifiez le profil de la famille ou de l'élève indépendant en cliquant sur le bouton « Modifier ».
Cliquez sur l'onglet « Facturation ».
Faites défiler vers le bas jusqu'au champ « Détails du tiers payeur ».
Dans le champ « Tiers payeur », sélectionnez l'agence, l'organisation ou le commanditaire.
Soumettez le formulaire pour enregistrer vos modifications.
Consultation des familles associées et/ou des élèves indépendants
Vous pouvez consulter le profil d'un tiers payeur pour voir la liste de tous les étudiants, qu'ils soient issus de la famille ou indépendants, qui lui sont associés en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Étudiants », puis sur « Tiers payeurs ».
Consultez le profil du tiers payeur en cliquant sur les champs « Prénom » ou « Nom ».
Cliquez sur le lien « Clients associés » en haut de la page.
Facturation à un tiers payeur
Lors de la création de factures pour vos clients, vous suivrez le même processus que celui décrit en détail dans ces articles : Création d’une facture unique , Création de plusieurs factures et Module complémentaire de pilotage automatique des factures .
Vous sélectionnerez un client comme d'habitude, mais s'il a un tiers payeur désigné, la facture créée sera facturée à ce tiers payeur.
Création de factures individuelles - Lorsque vous sélectionnez un client associé à un tiers payeur, un message indiquant ce tiers payeur s'affiche, comme illustré dans l'image ci-dessous :
Création de plusieurs factures et planification de facturation automatique - Aucun message ne sera mis en évidence lorsque vous sélectionnerez un ou plusieurs clients lors de la création de factures en masse ou lors de leur ajout à une planification de facturation automatique, mais une fois créée, la facture sera facturée au tiers payeur si celui-ci a été attribué au client.
Dès leur création, les factures sont attribuées au tiers payeur. Cette attribution est visible dans le champ « Client » du tableau des factures. Le nom du client initial reste associé à la facture et figure en haut de celle-ci, comme illustré ci-dessous :
