Ce module complémentaire vous permet d' affecter automatiquement les paiements et avoirs non affectés d'un client à une facture lorsque celle-ci est approuvée.
Activation du module complémentaire
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Attribution automatique ».
Basculez le bouton sur « Activé » pour activer l'extension.
Vous serez redirigé vers la page des paramètres où vous pourrez confirmer ou modifier la « Date de début ».
REMARQUE : La « Date de début » correspond par défaut à la date d’activation de l’extension. Il est important de la définir, car elle détermine les paiements et les avoirs qui seront automatiquement attribués.
Paramètres
Date de début - Utilisez ce champ pour définir la date de début. Une fois la date de début définie, seuls les paiements et avoirs dont la date est égale ou postérieure à cette date seront automatiquement imputés aux factures clients. Vous pouvez laisser ce champ vide pour imputer les paiements et avoirs de n'importe quelle date.
Méthode de déclenchement - Vous pouvez définir le type de méthode que vous souhaitez que l'allocation automatique utilise ; les options suivantes sont disponibles :
Automatique - Cette méthode attribue automatiquement les crédits et les paiements non attribués lorsqu'une facture est créée avec le statut « approuvé » (ou lorsque le statut est mis à jour à « approuvé »).
Manuel - Cette méthode permet d'affecter les crédits et les paiements non affectés lorsque vous déclenchez manuellement le processus. Elle est utile si vous devez affecter des paiements ou des crédits à des factures déjà approuvées.
Les deux - Lorsqu'elle est sélectionnée, elle utilise la méthode automatique et prend également en charge la méthode manuelle.
REMARQUE : Vous pouvez modifier le champ « Date de début » à tout moment en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Compte », puis sur « Intégrations et modules complémentaires ».
Utilisez le champ « Recherche » en haut et saisissez « Attribution automatique ».
Cliquez sur « Paramètres » sous le module complémentaire d’allocation automatique.
Usage
Lors de la création d'une facture avec la méthode de déclenchement « Automatique », l'affectation automatique a lieu lorsque le statut de la facture est défini sur « Approuvé ». Ceci inclut les méthodes de création de factures suivantes :
Une facture créée et marquée comme « Enregistrée » ne verra aucun paiement ni avoir automatiquement imputé tant que son statut n'est pas modifié en « Approuvée ». Si vous créez une facture à l'état « Enregistrée », vous pouvez utiliser l'une des méthodes suivantes pour la faire passer à l'état « Approuvée » :
Modifier la facture et définir le statut sur « Approuvé » : Modification des factures .
Approbation de factures en masse : Approuvez et envoyez par courriel plusieurs factures à la fois .
Tout paiement et/ou avoir non affecté est automatiquement affecté dès que vous l'approuvez en utilisant l'une des deux méthodes ci-dessus.
REMARQUE : L’affectation automatique est effectuée avant l’envoi de la facture par courriel au client. Le montant de la facture que le client recevra correspondra au total après déduction de tout paiement ou crédit.
Déclenchement manuel de l'allocation automatique
Lorsque vous utilisez les méthodes de déclenchement « Manuelle » ou « Les deux », une option « Allocation automatique » s'affiche dans la barre latérale à droite des tableaux des factures et des paiements.
En cliquant ici, vous serez redirigé vers le formulaire vous permettant de définir la « Date de début ». Seuls les paiements et avoirs dont la date est égale ou postérieure à cette date seront pris en compte. Vous pouvez également laisser ce champ vide pour une prise en compte à partir de n'importe quelle date.
Vous pouvez démarrer une allocation automatique manuelle en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur « Facturation », puis sur « Factures » ou « Paiements ».
Cliquez sur le bouton « Plus » à droite.
Cliquez sur « Allocation automatique ».
Sélectionnez une date dans le champ « Date de début » ou laissez-le vide pour répartir la date à partir de n’importe quelle date.
Cliquez sur « Allouer » pour commencer les affectations.
REMARQUE : En cas d'affectation manuelle, les factures seront affectées dans l'ordre de leur création.