Téléchargez le modèle Famille-Étudiant et ouvrez-le dans un tableur tel qu'Excel.
La première ligne contient les en-têtes permettant d'identifier chaque colonne. Ne modifiez pas cette ligne, sinon le chargement ne fonctionnera pas.
La deuxième ligne contient un enregistrement que vous pouvez utiliser comme exemple, et que vous pouvez supprimer avant de le télécharger.
Les colonnes familiales contenues dans ce fichier sont les suivantes :
Coordonnées de contact - le premier groupe de colonnes est réservé aux coordonnées de la famille.
Statut - indiquez Actif, Inactif ou Prospectif.
Remarques – Saisissez toutes les notes que vous souhaitez inclure concernant la famille.
Rappels d'événements : activez cette option pour envoyer des rappels par courriel à la famille. Laissez ce champ vide ou désactivez-la.
Courriels de notes d'événements : activer cette option permettra à la famille de recevoir les notes de cours. Laissez ce champ vide ou désactivez-le.
Rappels par SMS : activer cette option permettra à la famille de recevoir des rappels de cours par SMS. Laissez ce champ vide ou désactivez-la.
Les colonnes relatives aux étudiants présentes dans ce fichier sont les suivantes :
Coordonnées de contact - veuillez saisir le nom et les coordonnées conformément aux intitulés des colonnes.
Dates de début et de naissance : à saisir au format « AAAA-MM-JJ ». Par exemple, le 1er janvier 2014 s’écrit 2014-01-01.
École - facultative.
Niveau scolaire – facultatif, mais doit être un nombre. Par exemple, le niveau 8 doit être saisi comme 8.
Matières : liste des matières suivies par l’étudiant, séparées par des virgules. Si votre compte utilise les matières standard , les matières doivent correspondre à celles de votre liste pour être importées.
Remarques – Veuillez saisir toute information complémentaire concernant l’élève.
Statut - indiquez Actif, Inactif ou Prospectif.
Méthode de facturation - Veuillez saisir l'une des valeurs suivantes : Coût de la liste des services, Coût étudiant, Frais fixes ou Forfait.
Coût horaire de l'étudiant : si le mode de facturation est défini sur « Coût étudiant », saisissez le coût horaire de l'étudiant. N'utilisez pas de virgules pour séparer les milliers ; par exemple, mille s'écrit 1000,00.
Nom de la prime de coût : si les primes de coût et de salaire sont activées sur votre compte et qu’au moins une prime de coût figure dans votre liste de primes, vous pouvez saisir son nom ici. Assurez-vous que le nom saisi corresponde à celui de votre liste de primes.
Taux de remise - Saisissez un nombre compris entre 0 et 100. N'entrez pas le symbole %.
Rappels d'événements pour les étudiants : activez cette option pour envoyer des courriels de rappel aux étudiants. Laissez ce champ vide ou désactivez-la.
Courriels de notes d'événements pour les élèves : activer cette option permet à l'élève de recevoir les notes de cours. Laissez ce champ vide ou désactivez-le.
Rappels SMS pour les élèves : activer cette option permet à l’élève de recevoir des rappels de cours par SMS. Laissez ce champ vide ou désactivez-le.
Remplissez quelques lignes et essayez de télécharger le fichier pour vérifier que votre formatage est correct.
Une fois que vous avez vérifié que vous remplissez correctement le modèle, vous pouvez ajouter le reste de vos enregistrements et télécharger le fichier.
Familles avec plusieurs élèves
Pour les familles ayant plusieurs enfants scolarisés, veuillez créer une ligne distincte pour chaque enfant, en veillant à ce que les champs relatifs à la famille soient identiques pour tous. Lors du chargement des dossiers scolaires, un seul dossier familial sera créé et chaque enfant sera ajouté à ce compte.